Сотрудник Прекращение с ИТ-перспективы

Отпуск сотрудника может быть грязной работой, но ИТ-отдел должен помочь это сделать - всегда, если вы умны.

Необходимо задействовать ИТ в процессе прекращения работы сотрудника, поскольку бывший сотрудник, который все еще имеет доступ к сети компании и корпоративным данным, является угрозой безопасности. В большинстве случаев предыдущие сотрудники никогда не подумали бы причинить вред вашим компьютерным системам, но зачем рисковать тем, что вы столкнулись с одним плохим яйцом?

Кроме того, разумно сохранять определенные технологические ресурсы, данные и журналы в том случае, если бывший сотрудник или сама компания решают продолжить судебный процесс.

Наконец, важно интегрировать ИТ в этот процесс, чтобы гарантировать, что контроль за прекращением действия сотрудников является достаточно полным для удовлетворения соответствующих требований Сарбейнса-Оксли.

Политика защиты информации и хранения данных должна быть специфичной для компании и соответствовать законам, в которых работает ваша компания.

3 Принципы ИТ Принципы, которым компании должны соответствовать

Тем не менее, существует как минимум три общих принципа ИТ, которым компания должна придерживаться, когда и после прекращения работы сотрудника.

• Подтверждение уведомления о прекращении деятельности ИТ-отдела - даже приветствие перед завершающим совещанием приветствуется, поэтому ИТ может запретить доступ во время проведения собрания.
• У каждой компании должна быть строго соблюдаемая политика, в которой четко указывается, кто должен уведомить кого, когда занятость кого-то заканчивается или заканчивается. В этой политике также должно быть указано, что эти уведомления предоставляются немедленно, поэтому все задействованные департаменты могут принимать оперативные меры.
  Контакт с информационной безопасностью должен быть среди тех, кто уведомлен, а обязанности этого лица должны включать исследования, документирование и аннулирование доступа сотрудника к электронной информации, хранящейся в электронном виде, и ее информационных систем.

• Умышленное аннулирование доступа. После уведомления ИТ несет ответственность за немедленное аннулирование доступа и сохранение любых записей, которые могут понадобиться компании сейчас или в будущем.

Что делать, когда занятость прекращается

В случае расторгнутого сотрудника ИТ должен немедленно аннулировать доступ к компьютеру, сети и данным, имеющимся у бывшего сотрудника.

Удаленный доступ также должен быть удален, а прежний сотрудник должен быть лишен всего принадлежащего компании имущества, включая технологические ресурсы, такие как ноутбук и интеллектуальную собственность, такие как корпоративные файлы, содержащие информацию о клиентах, продажах и маркетинге.

Однако в случае работника, конец работы которого только приближается, ИТ следует проконсультироваться с менеджером сотрудника, HR и другими ключевыми лицами, ответственными за принятие решений, для определения надлежащего способа, с помощью которого можно отклонить отмену доступа к оставшиеся дни работы.

Так же, как предоставление разрешений на доступ и безопасность должно быть документировано для дальнейшего использования, аннулирование доступа также должно быть документировано, особенно в юридических целях. Конечно, цель должна заключаться в том, чтобы отменить доступ таким образом, чтобы обеспечить хорошее деловое мышление финансово, технологически и юридически.

Упреждающее сохранение данных

Каждая компания должна иметь политики резервирования и хранения данных, которые удовлетворяют ее бизнес-потребностям и соответствуют действующим законам. Такие политики направлены на резервное копирование, восстановление и сохранение корпоративных данных в целом.

Тем не менее, компания должна также принимать политики, которые подробно описывают, когда и как ИТ следует делать, чтобы сохранить потенциально и особенно чувствительные данные, записи, журналы и другие материалы, которые могут иметь юридическое значение, были компанией и бывшим сотрудником для ведения правовой боевой.

Особенно важно сделать это в случае бывшего сотрудника, который занимал должность высокого уровня или оставил компанию под подозрением.

Присвоение и применение этих трех принципов должно быть коллективной работой исполнительного персонала компании, отделами ИТ и HR и юрисконсультом, который специализируется на компьютерной криминалистике и законах, регулирующих использование компанией вычислительной техники.

Результаты этих совместных усилий должны заключаться в большей защите корпоративных данных, а также в большей готовности к судебным разбирательствам в отношении кражи корпоративных данных, взлома и других форм незаконного или ненадлежащего использования вычислительной техники. Работа с ИТ как ценным партнером гарантирует, что эти цели будут достигнуты в случае прекращения работы.

Подробнее о расторжении трудовых отношений

• Топ-10 Don'ts, когда вы увольняете сотрудника
• Топ-5 причин для пожара сотрудника
• Лучший день для пожара сотрудника?

** Ричард Джонс - независимый журналист и системный администратор корпорации в Мичигане.