Должен ли ваш малый бизнес безвозвратно?

Все больше и больше малых предприятий становятся безбумажными. Новая и меняющаяся технология предоставила нам инструменты, необходимые для перехода переполненных файловых шкафов в организованный цифровой формат. Но это не означает, что безбумажный легко сделать или что это правильное решение для каждого малого бизнеса.

Вот посмотрите на плюсы и минусы безбумажного офиса, чтобы помочь вам решить, подходит ли вам безбумажное решение для вашего малого бизнеса.

Плюсы безбумажного офиса

1. Экологически безвредный - Согласно The Daily Green на бумаге приходится 25% отходов мусорных свалок, а если США сократят использование офисной бумаги всего на 10%, это предотвратит выброс 1,6 млн. т парниковых газов. И это только для бумаги, не принимая во внимание производство и удаление чернильных картриджей и энергию, используемую принтерами. Решение проблемы безбумажной информации является экологически обоснованным решением.

2. Экономичность - Так же, как есть преимущества безбумажного офиса для окружающей среды, есть также преимущества для бюджета малого бизнеса. Подумайте о том, сколько вы тратите каждый месяц на бумаге, чернилах, почтовых и других принадлежностях, которые поддерживают бумажный офис. Затем рассмотрите пространство, необходимое для хранения всех ваших физических предметов и фактических документов. Это может быть довольно дорого. Со временем, безбумажный может привести к огромным сбережениям для вашего малого бизнеса.

3. Легкий доступ - Безбумажный означает, что все ваши важные документы оцифровываются. Вы можете резервировать их до Облака или получать доступ к ним через приложение удаленного рабочего стола, предоставляя вам возможность работать из мобильного офиса или где угодно, и оставаться продуктивным.

4. Организация файлов - Если вы когда-либо теряли время перетасовывать через неорганизованный шкаф или стеки бумаги, чтобы найти то, что ищете, вы знаете, как можно управлять громоздкими бумажными документами.

Когда вы создаете безбумажный офис, вы создаете цифровую файловую систему, которую проще организовать, искать и настраивать с течением времени. Это делает то, что когда-то было болезненным процессом поиска документа так же просто, как и проведение поиска.

Недостатки безбумажного офиса

1. Системный сбой - Цифровой может быть быстрый доступ, но это также означает быстрые потери. Подумайте, что произойдет со всеми вашими деловыми документами, которые будут сохранены локально на вашем компьютере, если ваша система выйдет из строя. Вы можете потерять все. Для каждого малого бизнеса и, в частности, безбумажных, важно иметь систему для резервного копирования и защиты данных за пределами площадки.

2. Безопасность - Цифровые файлы не могут быть защищены блокировкой в ​​файловом кабинете или в офисе, поэтому безопасность документов и конфиденциальной информации вызывает серьезную озабоченность у безбумажных офисов.Решения включают шифрование, локальные серверы и ограниченный доступ, все из которых имеют свои собственные затраты и выгоды. Кроме того, важно учитывать характер некоторых предприятий и чувствительность материалов, обрабатываемых ежедневно (думайте о своем бухгалтере), просто не поддаются общению без документов.

3. Процессы Revamp - Часть перехода на безбумажный офис включает в себя обзор всех ваших текущих операций и поиск адекватных альтернатив.

Например, вам может потребоваться начать использование службы электронной подписи, онлайн-счетов и платежных услуг и других приложений, которые заменят необходимость в физических документах. Все ваши сотрудники также должны быть обучены в новой системе, как только она будет на месте.

4. Интенсивность времени - Переход на безбумажный режим - это не ночной процесс; есть много факторов, которые следует учитывать. Требуется время, чтобы рассмотреть все последствия ухода из бумажного мира, и так же долго выполнять все изменения в ваших операциях, которые поддерживают безбумажную работу.

Решение стать безбумажным - это тот, который варьируется от бизнеса к бизнесу, и это, безусловно, не универсальное решение, которое подходит для каждой компании. Самая важная часть принятия решения о безбумажной работе - это ваше исследование, чтобы вы могли решить, превышают ли эти выгоды проблемы.

Затем создайте систематический процесс, который не только даст вам преимущества безбумажной работы, но и поможет одновременно повысить производительность.