Запрос формы W-9 от независимых подрядчиков

Вы не можете заполнять и выдавать Forms 1099-MISC своим поставщикам или независимым подрядчикам, если только вы не сначала получите заполненную форму W-9 от каждого из них. Вы должны знать имя, адрес и идентификационный номер налогоплательщика каждого поставщика или подрядчика, которому требуется 1099-MISC.

Кто должен выдавать формы 1099-C?

Инструкции для формы 1099-MISC от Службы внутренних доходов объясняют различные ситуации, требующие от компании выпускать Forms 1099-MISC.

Вы должны заполнить, заполнить и отправить эту форму всем поставщикам или подрядчикам, а не сотрудникам, которым вы заплатили за год 600 долларов США.

Сотрудник - это тот, чья работа вы или ваш бизнес-контроль. Если вы платите кому-либо, чтобы отвечать на ваши телефоны, он, скорее всего, является сотрудником, потому что вы устанавливаете его часы и диктуете, что он должен делать, пока он находится на часах. Сотрудникам не требуется форма 1099-MISC.

Если вы платите кому-то, чтобы очистить свой офис, когда вы не открыты для бизнеса, и он приходит и делает это порой, оставляя на свое усмотрение, он, скорее всего, независимый подрядчик, и ему нужна форма 1099- разный Служба внутренних доходов объясняет тонкости идентификации независимых подрядчиков и сотрудников.

Исключения из правила Подрядчика / Поставщика

Вам не нужно выпускать формы 1099-MISC для C- и S-корпораций или организациям, у которых вы покупаете продукты, например, товар, который вы позже перепродаете.

Платежи, производимые подрядчикам и продавцам с помощью дебетовой карты, кредитной карты или третьих сторон, таких как PayPal, также освобождаются - IRS использует другой метод для отслеживания этих транзакций.

Когда нужно запросить заполненную форму W-9?

Хорошей практикой является запрос, чтобы независимый подрядчик предоставил заполненную форму W-9, как только бизнес узнает, что ей придется выдать ему 1099.

Но иногда мы позволяем этим запросам сползать до января, пересматривая наши бухгалтерские записи и понимая, что мы не обходились.

Если вы должны выпустить 1099-MISC и не иметь заполненную форму W-9 в файле, скажите что-нибудь вроде: «Эй, я собираюсь отправить ваш 1099-MISC к концу января и Я понял, что у меня нет W-9. Не могли бы вы его заполнить и отправить мне? Это позволяет подрядчику знать, что информация о форме W-9 будет использоваться для создания конкретного налогового документа.

Поощряйте людей отправлять вам свою заполненную форму W-9 безопасным образом. Завершенный W-9 включает конфиденциальную информацию, такую ​​как номер социального страхования человека. Эти данные должны храниться как можно более конфиденциальными и безопасными, чтобы свести к минимуму риск попадания данных в чужие руки. Передача заполненной формы W-9 в качестве небезопасного прикрепленного файла к электронной почте не рекомендуется.Попросите его получить по почте, доставке вручную или в виде прикрепленного к паролю файла в электронном письме.

ПРИМЕЧАНИЕ. Налоговые законы периодически меняются, и вышеуказанная информация может не отражать самые последние изменения. Проконсультируйтесь с налоговым специалистом для получения самых актуальных рекомендаций. Информация, содержащаяся в этой статье, не предназначена для консультирования по вопросам налогообложения и не является альтернативой налоговым консультациям.

Дополнительная литература:

• Подробнее о форме W-9
• Загрузите пустую форму W-9 из IRS (pdf)
• Загрузите инструкцию для пользователей формы W-9 из IRS (pdf)
• Как подготовить форму 1099-MISC на 2013 год (О бизнес-праве и налогах)