Запрос на документ заявки (RFP)

Введение

Когда определено сложное бизнес-требование, компания готова найти поставщика для выполнения требований. Первым шагом в поиске поставщика является создание и отправка запроса на предложение (RFP). Документ RFP должен содержать подробные сведения о каждом аспекте требований бизнеса и о том, что компания требует от потенциального поставщика выполнить требования, указанные в RFP.

Поставщик будет выставлять заявку на основе понимания требований, указанных в RFP, и конкурирующие ставки будут оцениваться для получения либо выбора победившего поставщика, либо кратким списком которые затем представят презентации компании.

Определение запроса документа заявки

Документ RFP имеет решающее значение для получения поставщика, который может выполнять бизнес-требования клиента. Если документ имеет недостатки, либо из-за неоднозначных требований, недостающих требований, либо необоснованных требований к поставщику, тогда процесс RFP приведет к неполным ставкам или, в некоторых случаях, котировкам вообще. Поставщикам не требуется подавать заявки на каждый запрос, который они получают, и даже если они могут выполнять требования RFP, они могут не иметь возможности своевременно предоставлять требования. Более поздний часто обнаруживается, когда клиент отправляет RFP более мелким поставщикам, которые могут быть лидерами в своей области, но не имеют средств или возможностей для удовлетворения потребностей клиента.

Каждое RFP будет отличаться в зависимости от требований, которые были определены, и конкретных потребностей клиента. Даже внутри одной компании документ RFP может отличаться в зависимости от основных требований. Для некоторых предложений предложений основное внимание может быть уделено цене, в то время как другие могут сосредоточиться на сроках поставки или требованиях к качеству необходимых предметов.

Особенности документа RFP

Есть некоторые особенности документа RFP, которые требуются. Например, каждый запрос предложений должен иметь определенную дату и время, на которые клиент требует, чтобы все потенциальные поставщики подали заявку. Если ставки подаются после этой даты, они должны быть отброшены. Если продавец не может подать заявку вовремя, это может указывать на возможную проблему с организацией и, возможно, на доставку.

Однако клиент должен предоставить поставщикам достаточное время для подачи заявки. Если требования особенно сложны, вендорам, возможно, потребуется собрать группу ответов, чтобы разбить требования на области, которые они могут понять, а затем собрать заявку. Если временная шкала, определенная в RFP, слишком коротка, ответы могут быть опрокинуты, и поставщики могут угадывать сложность проекта, а не полностью понимать его.Это приведет к неточным ставкам и нерасторжимому RFP-процессу.

В документе RFP должен указываться процесс, если у поставщиков есть дополнительные вопросы по требованиям, указанным в RFP. Поставщикам не разрешается звонить клиенту, так как это может привести к тому, что одному поставщику будет предоставлена ​​дополнительная информация, которая дает им конкурентное преимущество.

Лучше всего организовать конференц-связь, чтобы представители каждого вендора могли задавать вопросы и отвечать на вопросы, обращенные к клиенту. Это обеспечивает справедливость в процессе торгов.

В документе RFP также должен быть четко определен формат ответа поставщиков RFP. Если это не ясно определено, ответы будут отправляться в разных форматах, и сравнивать продавские ставки невозможно. Формат ответа должен определять, что требуется от поставщика в каждом разделе, например, ссылки, резюме потенциальных членов команды, документ с пониманием поставщиками требований и формат для оценки. Если каждый поставщик придерживается правильного формата ответа, это упростит сравнение ставок.