Как подготовить документ бизнес-требований

Ваш малый бизнес готовится расширять или продавать новые продукты - или различные изменения. И вы ищете консультанта или подрядчика, который поможет вам в этом проекте. Одной из первых вещей, которые вам нужно будет сделать, является подготовка документа бизнес-требований.

Давайте возьмем пример: компания (мы будем называть их ZXYW LLC) решила передать свои функции учета в общий сервисный центр в США. Они начинают процесс поиска местоположения, создания служб, найма и управление сотрудниками.

Это сложная задача, и для ее выполнения потребуется много месяцев. Они начинаются с команды, которая подготавливает документ бизнес-требований.

Что такое документ бизнес-требований?

Цель документа бизнес-требований - дать полную картину проекта или нового бизнес-плана, так что все ясно из того, что нужно делать и когда.

Документ бизнес-требований (BRD) можно рассматривать в два этапа. На первом этапе проекта это документ, в котором изложены все требования к проекту, включая затраты, детали реализации, прогнозируемые выгоды, контрольные точки и сроки выполнения.

На втором этапе БРД фактически может стать договором между двумя сторонами, формально излагая требования найма компании (ZXYW LLC в данном случае) и подрядчика, выполняющего эту работу. Ниже вы увидите подробнее о языке контракта.

Как документ бизнес-требований отличается от бизнес-плана?

Хотя оба документа могут содержать разделы того же типа (например, исполнительное резюме), намерение отличается.

Бизнес-план создан для руководства новым или существующим бизнесом, но чаще его целью является предоставление кредитору финансирования для запуска или расширения.

Бизнес-план содержит общую информацию о компании и ее планах и стратегиях для получения дохода для погашения кредита.

Финансовая отчетность является ключевой частью бизнес-плана, в то время как финансовые документы в БРД могут быть совершенно разными, в центре внимания конкретного проекта.

Как документ бизнес-требований отличается от запроса на предложение?

Разница между двумя документами небольшая, но важная. Как правило, запрос предложений (RFP) создается с целью запроса предложений от разных поставщиков. в примере ZYXW RFP отправляется потенциальным компаниям, которые предоставляют услуги аутсорсинга, запрашивать ставки.

BRD, с другой стороны, подготовлен для конкретного поставщика или партнера по совместному предприятию, который уже выбран компанией по найму.BRD содержит больше подробностей и дополнительных спецификаций и сроков, которые должны быть выполнены на этом пути и в конце проекта.

Когда создается RFP, у него есть крайний срок и требования к подаче заявок. Ставки оцениваются после истечения срока.

Что должно быть включено в документ бизнес-требований?

В некотором смысле документ бизнес-требований аналогичен другим типам бизнес-предложений. BRD должен включать:

1 . Сводный отчет , иногда называемый исполнительным резюме, в котором излагаются требования к проекту в целом.

Сводная инструкция обычно записывается после завершения BRD.

2. Цели проекта. Эти цели должны быть в формате SMART; конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени.

3 . Заявление и обоснование потребности или обоснование проекта. Это важная часть документа, поэтому не оставляйте это. Объяснение того, почему проект необходим, является основным драйвером проекта, и его успех будет зависеть от того, насколько хорошо он отвечает потребностям.

4. Объем проекта - что должно быть включено и что не следует включать. В приведенном выше примере ZXYW компания дала понять, что в сферу охвата не входит привлечение высшего руководства - эти лица будут предоставлены компанией.

5. Финансовые отчеты. Финансовая отчетность необходима для общего представления о влиянии проекта на баланс компании и ее доход за определенный период времени.

Конечно, о том, как компания будет финансировать проект, важно также обсудить здесь.

6. Функциональные требования и функции. Это место для предоставления деталей, включая диаграммы, организационные диаграммы и временные рамки.

7. Потребности персонала. Кто должен быть нанят, и когда. Какие категории сотрудников будут необходимы и как они будут выплачиваться. Кто платит им и когда. Поскольку ZXYW создает базу для людей, это ключевая часть их BRD.

8. Расписание, сроки и сроки. Этапы проекта должны быть подробно описаны в этом разделе, чтобы убедиться, что все стороны понимают, что требуется и когда. в проекте ZXYW первым этапом был выбор сайта, включая разведку нескольких потенциальных городов.

9. Предположения. Эта часть документа часто пропускается. Выявление предположений помогает избежать проблем позже. Например, в вышеприведенном договоре компания хотела арендовать, а не приобретать офисные помещения.

10. Стоимость и преимущества. Анализ затрат и результатов - это подробный список всех затрат по проекту, и следует включить экономию в проект.

Что делает бизнес-требования документом контракта?

Как отмечалось выше, на начальном этапе BRD является предложением. Возможно, вы заметили, что чего-то не хватает в списке разделов выше - оплата за оказанные услуги. Без утверждения платежей подрядчику и сроков этих платежей договор не существует.

Прежде чем обе стороны подписываются на документе, с помощью адвоката должен быть добавлен стандартный контрактный язык, в том числе

• Пообещайте заплатить и обещать предоставить услуги
• Ограничительные ковенанты, не позволяющие подрядчику торговые секреты компании или обмен ими с другими.
• Что произойдет, если одна из сторон не выполнит свои обязательные обязательства (то есть нарушит договор)
• Оговорки о страховании и компенсации (безвредные)
• Судебные и арбитражные положения
• И, конечно же, подписи соответствующими должностными лицами компании и подрядчика.