Формат правильного бизнес-письма

Использование формата деловых писем в деловых сообщениях передает ощущение профессионализма и создает правильные первые впечатления. Изучение того, как создать формат деловых писем, может привести ваш бизнес с «любительского часа» к реальному бизнес-статусу.

Формы делового письма

Деловые письма в США, используйте четыре общих формата букв. Вариации отличаются для других стран, например, дата составлена ​​в другом стиле.

Все правильные форматы деловых писем приемлемы, но блок более распространен.

Формат буквенного блока: Общий формат буквенных букв отформатирован со всеми вашими текстами с левым полем. Пункты удваиваются и каждый текст линии разнесен на один ряд. Поля - стандартный текстовый процессор с шагом в один дюйм. (см. изображение формата Letter Letter).

Формат полублокированного письма: Для полублока единственное различие между полу и альтернативным блоком в отличие от того, чтобы текст тела был оправдан слева, первая строка каждого абзаца с отступом.

Формат альтернативной формы блока: Альтернативный формат буквенного формата перемещает адрес возврата, дату, закрытие, имя, заголовок и подпись в левой части страницы.

Формат упрощенного письма: Этот формат использует одни и те же свойства буквенной буквы с одним исключением, приветствие или приветствие устранены. Это полезный формат, когда вы не знаете, что пол получателя - мужчина или женщина, или миссис или мисс.

Разделы бизнес-письма

• Обратный адрес: Если у вас есть фирменный бланк, вы можете пропустить эта секция. Включите полный адрес предприятия и исправьте юридическое название компании. Вы также можете указать свой адрес электронной почты или номер телефона, если это необходимо вашему получателю.
• Дата: Следуйте за форматом месяца, дня, года. Сделайте свою дату актуальной для фактической даты отправки письма.
• Имя и адрес получателя: Укажите полное имя и адрес контакта, которому вы отправляете письмо. Заголовок человека может быть добавлен вместе с номером телефона, если необходимо.
• Приветствие: Для приветствия используйте официальное имя человека и заканчивайте двоеточие для своего делового письма.
• Тема: Четкое изложение темы письма помогает получателю быстро узнать, в чем заключается ваше письмо.
• Тело: Ваше тело письма должно начинаться с общего введения того, кто вы есть, и цели письма. Включите конкретные параграфы, чтобы описать проблему или проблему. Закройте тело с призывом к действию. Каждое деловое письмо должно быть кратким и кратким с учетом ограниченного времени вашего читателя.
• Закрытие: Здесь вы можете выбрать любой формальный формат, такой как «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением»."
• Подпись: Подпишите свое имя так же, как в своем письме. Название и название: укажите полное имя и должность.
• Encloses and CC: Если вы отправляете дополнительные документы, укажите строку приложения и, если кто-то еще получает копию письма, введите cc. или копия другого приемника или приемников.

Вы можете упростить весь процесс создания правильно отформатированного бизнес-письма, используя вашу текстовую программу.

В Microsoft Word вы можете использовать мастер букв, перейдя в «Инструменты», выберите «Письма и рассылки» и нажмите «Мастер писем». Мастер запросит вас через каждое поле и позволит вам выбрать формат.

Использование надлежащего формата деловых писем - это один шаг к тому, чтобы сделать ваш бизнес более профессиональным. Потратьте время, чтобы сделать правильное впечатление в своем бизнесе.