Введение в модуль закупок в SAP

Введение в закупку в SAP

Предприятия любого размера используют свою функцию цепочки поставок для покупки товаров либо для производства готовой продукции, либо для предоставления услуг. Прежде чем отдел закупок сможет приобретать материалы в SAP, необходимо настроить уникальную инфраструктуру отдела.

Чтобы создать структуру, которая наилучшим образом отвечает потребностям бизнеса, вам необходимо понять организационную структуру SAP и решения, которые должен принять отдел закупок.

Организационная структура закупок SAP

Каждый отдел закупок является уникальным, но организационная структура, определенная в SAP, позволит компании применять передовые методы, чтобы максимизировать преимущества системы.

• Организация закупок - это самый высокий уровень закупочной инфраструктуры. Закупающая организация определяется как группа закупочной деятельности, которая связана со всей или определенной частью предприятия.

Если у компании имеется большое количество мест, которые географически независимы, то каждая область может иметь свою собственную закупочную организацию. Однако малый бизнес с одним или двумя местами может использовать только одну закупочную организацию.

• Группа закупок. Группа закупок может быть определена как лицо или группа людей, имеющих дело с определенными продуктами или группой продуктов, приобретенных через закупочную организацию.

В крупных организациях в отделе закупок часто есть группы специалистов по закупкам, которые работают с определенными поставщиками или типами поставщиков.

Документы для закупок

Существует несколько документов закупки, которые используются отделами закупок в SAP.

• Заявка на покупку. Если продукт требуется в процессе планирования производства, может быть сформирована заявка на покупку. Продукты и услуги, не являющиеся частью процесса планирования, могут запрашиваться вручную с использованием заявки.

Репликация может быть создана авторизованными пользователями, и они будут либо запрашивать элементы из веб-каталога, либо путем ввода заявок непосредственно в систему SAP. Если реквизиция поднята для предмета, который ранее не был куплен, запрос на цитату может быть создан и отправлен существующим или новым поставщикам.

• Запрос на котировку. Если продукт не может быть куплен у контрактного поставщика или цена и качество не приемлемы, отдел закупок может направить новым или существующим поставщикам запрос на предложение (RFQ).

Поставщик может просмотреть RFQ и отправить обратно свои лучшие цены и условия для товаров.

• Цитата. Когда поставщик отправляет свои котировки, их можно ввести в SAP, а затем отдел закупок может просмотреть и сравнить.

Могут быть некоторые переговоры с поставщиками о лучшей котировке, где отдел закупок будет пытаться получить более выгодные сроки доставки, скидки или фрахтовые расходы.

• Заказ на поставку - это коммерческий документ, выданный отделом закупок поставщику, который идентифицирует требуемый продукт или услугу, количество и согласованную цену, согласованные поставщиком и отделом закупок.

Можно настроить систему так, чтобы продавец должен был признать, что они получили заказ на поставку.

Кроме того, можно потребовать от продавцов отправить расширенное уведомление о доставке, чтобы можно было узнать, когда товары будут доставлены.

• Контракты. Вместо одного заказа на поставку у поставщика можно создать контакт, в котором продавец соглашается отправить определенное количество предметов за определенный период времени.

Кроме того, контракт может быть ценным контрактом, где вместо количества; контакт предназначен для общего количества товаров, приобретенных за определенный период.

• Соглашение о расписании - это соглашение с продавцом означает, что будет контракт на поставку товаров по расписанию в течение определенного периода времени.

Функция закупок SAP была разработана таким образом, чтобы ее пользователи могли помочь своим организациям предоставлять своим клиентам заказы, которые хотят клиенты, когда эти клиенты хотят получить эти заказы, и выполнить это, потратив как можно меньше на инвентарь.

Эта статья SAP Purchasing была обновлена ​​Гари Мэрион, экспертом по логистике и цепочке поставок.