Разработать план обработки запросов на обслуживание

У арендаторов будут запросы на обслуживание, это неизбежно. Как арендодатель, в ваших интересах разработать план передачи этих запросов с самого начала. Наличие системы для обработки этих жалоб поможет свести к минимуму стресс, когда вы действительно имеете дело с запросами.

Какова ваша система для обработки жалоб?

Чтобы облегчить обращение с жалобами, у вас должна быть система, на которой могут следовать арендаторы, когда им необходимо предупредить вас о запросе на обслуживание.

Есть два основных способа, по которым вы можете пойти:

1. Формальный запрос: Некоторые арендодатели предпочитают, чтобы арендаторы отправляли запросы на обслуживание через формальный процесс. Этот процесс должен быть четко прописан как часть договора аренды.
   Этот процесс обычно включает какой-то письменный запрос. Обычно запрос включает следующую информацию:
   
   • Имя арендатора
   • Адрес
   • Номер устройства
   • Номер телефона
   • Дата подачи жалобы
   • Тип жалобы
   • Описание жалобы < Специальные запросы
   • это может быть:
   
   Онлайн-форма
   • . Если у вас есть сайт для инвестиций в недвижимость, вы можете захотеть добавить область для запросов на обслуживание. Арендатору просто нужно будет зайти на ваш сайт, заполнить форму и нажать отправить. или
     
     Бумажная форма
   • - это будет печатная копия, которую арендатор будет либо сканировать, либо отправлять по электронной почте вам, факсу, доставке или размещению в каком-то почтовом ящике, который вы посвятили Запросы.
   Удостоверьтесь, что у вас также есть аварийные процедуры, когда арендаторы могут связаться с вами, менеджером по недвижимости или ремонтником после обычного рабочего дня в случае запроса на обслуживание, требующего немедленного внимания, например разрывной трубы или нехватки тепла зимой.

   Неофициальный запрос:

2. Еще один вариант для арендодателей - неофициальный запрос. При таком типе запроса, когда у арендатора есть проблема с обслуживанием, они просто позвонят вам или направляют вас по электронной почте в зависимости от вашей предпочтительной формы общения и объясняют ситуацию. Запросы на телефонные звонки будут проводиться в обычные рабочие часы, которые вы установили, если только это не является чрезвычайной ситуацией, и в этом случае они будут следовать тем чрезвычайным процедурам, которые у вас есть. Кто будет обрабатывать запросы на обслуживание?

Вы должны решить, кто будет отвечать за обработку жалоб и запросов на обслуживание, поэтому вы не будете застигнуты врасплох, когда начнутся жалобы. Арендаторам необходимо знать, с кем они должны связаться, когда у них есть проблема.

Вы

• : Будете ли вы отвечать за обработку запросов на обслуживание? Вам комфортно, когда арендаторы свяжутся с вами для таких запросов? Вам удобнее входить в квартиры арендатора для таких запросов?У вас есть база знаний и умение обрабатывать сантехнические и электрические ремонты или вам нужно нанять специалиста? Если вы решите, что сами выполняете эти запросы на обслуживание, вам необходимо подтвердить свой набор навыков. В то время как вы, возможно, знаете, как установить дверную ручку, отключите главный водяной клапан и плитки пола, знаете ли вы, как припаять трубу или устанавливать жесткие дымовые извещатели? Важно, чтобы вы поняли свои ограничения с самого начала, чтобы вы могли правильно планировать ремонт, который вы не в состоянии справиться самостоятельно.
  
  Property Manager
• : Вы нанимаете менеджера по недвижимости для обслуживания запросов на обслуживание? Если вы не чувствуете себя комфортно в выполнении запросов на обслуживание или просто не хотите, чтобы их беспокоили, вы можете нанять компанию по управлению имуществом, чтобы сделать это. У них будет либо квалифицированная команда удобных мужчин, либо будет нанимать внешних подрядчиков для выполнения этих запросов. Хотя это более дорогой вариант, он избавляет вас от головной боли, связанной с постоянными запросами на обслуживание, и экономит вам время от времени, которое вы можете выделить на более продуктивные усилия.
  Someone Else
• : Если у вас нет навыков, знаний или желания обращаться с арендатором, жалуйтесь на себя и не хотите тратить деньги на то, чтобы нанять компанию по управлению имуществом , вы не можете позволить вашей собственности впасть в смятение, у вас должен быть кто-то, кто позаботится об этих проблемах. С помощью этого варианта вы не будете платить кому-то ежемесячную зарплату; скорее, вы будете платить им, чтобы заботиться о каждом отдельном вопросе по мере его возникновения. Вы должны провести исследование и найти местных ремонтников и подрядчиков в вашем регионе. Вам нужно будет искать:

  Разнорабочий

  • - Кто будет заниматься базовым ремонтом. Электрик
  • - Кто позаботится о электрических проблемах. Водопроводчик
  • - Кто может заниматься проблемами труб и дренажа. Поздние ночи и выходные
  • - Убедитесь, что вы также знаете часы, которые будут доступны этим людям. Если они не доступны в нечетные часы, вам нужно убедиться, что у вас есть кто-то, кто есть. Вы не хотите, чтобы я отчаянно искал ремонтщика резервных копий, когда вы находитесь в медовом месяце на Гавайях в 2 часа ночи. Экстренные контактные номера
  • - Всегда располагайте номера местной пожарной части, полицейского участка и центра токсикологии ,