План управления заинтересованными сторонами в управлении проектами

В управлении проектами план управления заинтересованными сторонами является формальным документом, в котором излагаются, как заинтересованные стороны будут участвовать в проекте. Заинтересованная сторона - это лицо или группа, которые заинтересованы в проекте. Просматривая, когда и как будут вовлечены заинтересованные стороны, команда проекта может максимально повысить позитивное влияние заинтересованных сторон на проект.

Что такое заинтересованные стороны?

Заинтересованные стороны могут быть внутренними и внешними по отношению к организации.

Примеры внутренних заинтересованных сторон включают руководителей и бизнес-единицы, такие как бухгалтерский учет и информационные технологии. Обычно бизнес-единицы имеют представителей в команде проекта. Внешними заинтересованными сторонами могут быть группы интересов, предприятия и общественные организации. Представители внешних сторон редко участвуют в проектной команде. Для агентств, имеющих регулирующий орган, отрасли, которые они регулируют, обычно являются самой важной внешней группой заинтересованных сторон для любого проекта. Если заинтересованная сторона идентифицируется командой проекта, этот участник должен быть рассмотрен в плане управления заинтересованными сторонами.

Для проектной группы нецелесообразно состоять из членов, представляющих каждую группу заинтересованных сторон. Во многих случаях это невозможно. Тем не менее, проектная группа нуждается в вкладе и покупке у заинтересованных сторон для успешного проекта. Например, правительственная организация хочет полностью обновить и модернизировать свою наиболее широко используемую проприетарную программу.

Практически все в организации используют программу в некотором роде. Каждый тип пользователя не может быть непосредственно представлен в команде проекта, поэтому команда разрабатывает способы сбора информации от заинтересованных сторон и решает способы информирования заинтересованных сторон о статусе проекта. Эти методы сбора исходных и коммуникационных стратегий задокументированы в плане управления заинтересованными сторонами.

Разница между планом управления заинтересованными сторонами и Планом связи

Между планом управления заинтересованными сторонами проекта и планом связи может произойти значительное количество кровотечений. Их функции очень похожи. План управления заинтересованными сторонами является более широким, поскольку он облегчает ввод в проект, а также определяет результаты. План управления заинтересованными сторонами более узкий, поскольку он касается только тех, кто имеет интересы, тогда как план коммуникации может включать более широкую аудиторию.

План управления заинтересованными сторонами эволюционирует во время проекта

План управления заинтересованными сторонами обычно хранится руководителем проекта. По мере продвижения проекта руководитель проекта рассматривает план управления заинтересованными сторонами и периодически возвращает его в проектную группу для рассмотрения обновлений. Проект может выглядеть очень по-разному в середине своей временной шкалы, чем на этапах планирования, поэтому важно убедиться, что руководящие документы проекта изменены, если это необходимо.

Пример того, как работает план управления заинтересованными сторонами

Вот пример того, как план управления заинтересованными сторонами может меняться в ходе проекта. Государственное агентство приступает к осуществлению нормотворческого проекта. По мере того, как он начинается, спонсор проекта и руководитель проекта придумывают список заинтересованных сторон для включения в план управления заинтересованными сторонами.

Одной из первых задач проектной команды является составление плана. Через несколько месяцев член проектной группы идентифицирует заинтересованного лица, о котором никто не думал в начале проекта. Менеджер проекта добавляет нового участника в план и называет совещание группы проекта, чтобы обсудить, как привлечь нового участника. Как только команда решит, что делать, руководитель проекта проинформирует спонсора проекта.

Очевидно, что план управления заинтересованными сторонами является живым документом. По мере изменения проекта план управления заинтересованными сторонами может измениться вместе с ним, чтобы лучше удовлетворять потребности проекта. С проворным планом управления заинтересованными сторонами проектная группа может соответствующим образом собирать материалы и отзывы заинтересованных сторон, а также информировать об этом заинтересованных сторон.