Как улучшить процесс запроса информации (RFI)

Вы делаете запрос для информации? Или это кто-то еще запрашивает у вас информацию? Термин «запрос информации» (RFI) может применяться в любом случае, но в каждом случае существует несколько основных различий в этом процессе. Ниже вы узнаете, как улучшить свой RFI-процесс, спрашиваете ли вы или запрашиваете информацию.

Часть А. Вас интересует информация

Запросы на получение информации являются частым предварительным этапом в определении и проведении строительных работ.

Часто это вопрос размера: более крупные проекты имеют больше переменных и больше неизвестных, которые необходимо разрешить или, по крайней мере, сузить, прежде чем запрашивать официальные предложения, поэтому RFI может помочь.

1. Ваш процесс должен быть достаточно быстрым, чтобы понять и ответить без неоправданной задержки. RFI от потенциального клиента - это шанс для вас рано встать. Это, в свою очередь, означает быть достаточно организованным, чтобы реагировать быстро и правильно.

2. Если RFI указывает на работу, которую вы предпочитаете не выполнять, или это приведет к конфликтам ресурсов с проектами других клиентов, вы можете вежливо отказаться. Отрицательный, но своевременный ответ все еще может оставить хорошее впечатление и возможность связаться с другими проектами позже.

3. Убедитесь, что у RFI достаточно деталей, чтобы вы могли дать хороший ответ. Как минимум, проверьте, что у вас достаточно информации, чтобы ответить на следующее:

   1. Вы можете соревноваться? У вас есть навыки и ресурсы, чтобы обеспечить хорошее решение?

   2. Вы можете выиграть такой проект? Вы лучше, чем конкуренты за эту работу?

   3. Вы хотите выиграть такой проект? Перед тем, как ответить на этот вопрос, проверьте учетную запись клиента для своевременного платежа.

4. Если RFI остается слишком неясным, ваш процесс может определить следующие варианты.

   1. Вы можете отказаться от других проектов.

   2. Вы можете помочь заказчику лучше определить строительные потребности.

   3. Вы можете предложить платные консультационные услуги, чтобы собрать новое RFI.

У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Ваше решение о том, какой вариант выбрать, будет соответствовать проекту и заинтересованному клиенту.

Часть B. Вы запрашиваете информацию

Как только проект строительства начался, для подрядчика или субподрядчика нет ничего необычного, чтобы требовать дополнительную информацию, чтобы убедиться, что работа выполнена правильно.

1. Запустите свой RFI-процесс, если есть необходимость:

   • Модификация спецификации проекта, например, для замены одного строительного материала на другой (возможно, недостижимого.)

   • Уточнение задачи или способа, определенный материал должен использоваться, формироваться, применяться и т. д.

   • Разрешение «дефицита конструкции», в котором часть проекта не была выполнена в соответствии со спецификациями проекта.

   • Исправление спецификаций, если есть веские причины подвергать сомнению упущение, неправильное применение или отсутствие качества в отношении указанных материалов или заданий.

2. Проверьте, есть ли у заказчика или генерального подрядчика стандартная форма RFI, которая будет использоваться. Хорошие формы и шаблоны помогут вам включить правильную информацию, чтобы получить разумные и полезные ответы на ваши RFI. Запишите недавно открытый RFI, например, в централизованное программное приложение для управления RFI.

3. Проанализируйте ответ, который вы вернетесь, чтобы убедиться, что он ясный и реалистичный. Подтвердите или уточните какое-либо влияние на бюджет и график проекта. Обновите собственное планирование проекта.

4. Отметьте свой RFI как закрытый или решенный, если ответ, который вы получите, гарантирует это. Проверьте список нерешенных RFI. Чейз заинтересованных сторон за ответы!