Основы построения бюджета событий

Как планировщик событий, ключевым моментом является пребывание в бюджете вашего клиента. И для этого вам нужен подробный бюджет событий, который вы и ваш клиент согласны.

Если вы новичок в планировании событий или опытный профессионал, сохранение бюджета мероприятия поможет вам оставаться организованным и подготовленным к любому запросу клиента - и поможет вам избежать перехода бюджета.

Для базового мероприятия, такого как семинар или званый обед, могут быть полезны Excel или другие электронные таблицы.

Перечислите следующие четыре категории в верхней части:

• Элемент
• Проецируемый расход
• Фактический расход
• Подробности

Затем классифицируйте и отслеживайте статьи расходов.

Управление бюджетом событий

1. Стоимость аренды сайта. По мере того, как вы планируете мероприятие самостоятельно, и когда вы встретитесь с менеджером по продажам в вашем месте, проследите за всеми прогнозируемыми арендными расходами за место проведения мероприятия и функций, ведение домашнего хозяйства, обработку багажа и связанные с этим расходы.

2. Оцените расходы на питание. Это включает в себя все расходы на питание и напитки, включая подсказки и чаевые, которые могут составлять до 30%.

3. Расходы на транспортировку документов. Сюда входят челноки, тренеры, трансферты событий и любые связанные с этим расходы.

4. Добавить расходы на декор. Большинство мероприятий включают в себя расходы на декор, такие как центральные, флоралы, аренда палаток и т. Д. Здесь вы указываете эти расходы.

5. Плата за развлекательные программы и оборудование. Общие расходы в этой категории включают в себя оборудование A / V, но это также хорошее место, чтобы перечислять гонорары выступающим или если вы нанимаете артистов.

6. Подведите итоги печати. Несколько небольших сборов за штуку фактически объединяются, чтобы сделать более крупную статью расходов. К ним относятся приглашения, значки, программные буклеты, вывески событий и баннеры.

7. Позиции для подарков. Один из распространенных советов - никогда не позволять гостю покидать пустую руку. Итак, какой бы подарок или подарки вы ни предоставляли, отслеживайте их отдельно; вы были бы поражены тем, насколько эти предметы могут стоить.

8. Определить затраты на мероприятия. Если ваше мероприятие включает в себя такие мероприятия, как гольф, теннис, спа-центр, рафтинг, езда на велосипеде или другие виды деятельности, вы захотите отдельно оплачивать эти сборы. Подумайте, суммируя общую стоимость в вашей таблице и прилагая разбивку.

9. Пошлите другие расходы. Если расходы не попадают ни в одну из вышеуказанных категорий, перечислите их как статью о расходах здесь.

10. Предоставьте себе категорию резервного фонда. В зависимости от размера или сложности события вы можете выделить себе до 20% бюджета событий здесь. Несмотря на лучшее планирование, расходы будут превышать прогнозируемые планы с расходами, которые вы никогда не считаете. Это не позволит вам каждый раз пересматривать бюджет.

11. Обобщите прогнозируемые расходы. По мере того, как вы создаете свою программу мероприятий, у вас будет хорошая проекция общих расходов. Это информация, которую вы поделитесь с клиентом события, чтобы убедиться, что они знают о бюджете на мероприятия, чтобы потом не было никаких сюрпризов.

12. Обобщите фактические расходы. Это происходит после того, как событие завершилось. Промежут счета-фактуры в вышеуказанные 10 категорий и документируйте фактический бюджет. Если это очень выгодно, определите экономию в фактическом бюджете по сравнению с прогнозируемым бюджетом, продемонстрировав ценность, которую вы внесли в эту роль.