Плата за планирование для предприятий по планированию событий

Если вы начинаете бизнес по планированию событий для общественных мероприятий, деловых мероприятий или их сочетания, каждый, кто рассматривает свой бизнес, безусловно, должен заботиться о создании справедливой ставки для услуг. Важно знать, как взимать плату за услуги.

К сожалению, ответ не прост. Несколько факторов влияют на определение своей ставки, включая операционные расходы по планированию событий, зарплату и прибыль.

Реальность заключается в том, что ставки варьируются в зависимости от того, где вы управляете своим бизнесом, типами проектов, которые вы принимаете, и того, что рынок готов заплатить.

Это также зависит от вашего целевого рынка. То есть ваш клиент или перспектива будет иметь целевой бюджет в виду, и ваши услуги должны быть конкурентоспособными в рамках этих параметров.

Планировщики событий Планируйте свои взносы

Тем не менее, если вы хотите начать занятие неполный рабочий день или даже полный рабочий день, существует примерно пять способов структурировать вашу плату за мероприятие и процитировать ваши сборы для ваших клиентов:

• Плата за проектный проект
• Процент расходов
• Почасовая ставка
• Процент расходов плюс почасовая ставка
• Учетные ставки

Для следующих объяснений и примеров предположим, что вы хотите зарабатывайте в среднем 75 долларов США в час за свои услуги.

Сборы, основанные на плоской оценке проекта

Многие клиенты предпочитают знать, сколько будет стоить проект, включая все сборы. Как планировщик событий, чтобы предложить это, вы должны определить фиксированную плату и определить, какие услуги будут покрыты за эту сумму.

Это ставит ответственность за управление бюджетом непосредственно на вас, планировщика и требует предвидеть множество сценариев, в которых могут измениться обстоятельства. В этом случае клиент может напрямую заключить контракт с планировщиком событий, чтобы координировать всю логистику, общественное питание, место проживания, расходы на проживание и т. Д.

Платные сборы за проект обычно используются для упакованных событий, таких как те, которые были найдены в спортивных маркетинговых программах, и может быть рассчитана на человека с учетом многих оговорок и оговорок.

Например, предположите, что вас нанимают, чтобы организовать однодневную историческую экскурсию по городу на 15 человек. Ваш клиент хочет, чтобы вы процитировали фиксированную плату за транспортировку, частный гид, обед и любые / все вступительные взносы на места; однако она также просит, чтобы вы предоставляли разбивку по каждому пункту расходов на высоком уровне.

В этом случае вы должны договориться / рассчитать стоимость всех услуг, включая ваше время, и указать общую сумму расходов. Обязанностью / рисками планировщика событий будет определение необходимых депозитов, оплата всех услуг и ответственность за все соглашения об обслуживании.

Сборы, основанные на проценте расходов

В среднем, большинство квалифицированных планировщиков событий должны чувствовать себя комфортно, взимая между 15-20% общей стоимости мероприятия в рамках своей платы.В зависимости от сложности программы и количества времени, которое требуется для планирования и выполнения мероприятия, иногда этого достаточно, чтобы покрыть всю стоимость и источник прибыли планировщика.

Например, предположите, что вас нанимают для организации частного ужина в эксклюзивном ресторане на 40 гостей, в среднем 175 долларов на человека.

Давайте оценим, что вам требуется в общей сложности 15 часов для встречи с вашим клиентом, планирования, участия и завершения всех последующих мероприятий по этому мероприятию. Если вы платите 18% от общих расходов, вы получите чуть больше своего целевого почасового тарифа в размере 75 долларов США в час:

$ 175 x 40 гостей = $ 7 000 x 18% = $ 1, 260
15 часов x $ 75 / час = $ 1, 125

Если клиент заключает с вами контракты на все услуги напрямую, сумма расходов на субтотальные расходы клиенту будет составлять в общей сложности 8, 260 долларов США.

Тарифы на основе почасовой ставки

Некоторые клиенты предпочитают, чтобы планировщик событий указывал почасовую ставку для услуг и оценивал общее количество часов для управления и выполнения данной клиентской программы. Это может показаться похожим на плоскую скорость проекта, но это позволяет повысить гибкость со стороны обеих сторон, чтобы приспособиться к изменениям, которые могут потребоваться на этом пути.

Многие специалисты по планированию деловых мероприятий будут ежечасно оплачивать услуги. Это позволяет клиенту узнать, сколько это будет стоить, чтобы нанять ваши услуги и позволить ему / ей рассчитать разумный бюджет. Часто причина в том, что клиент хочет лучше справиться с любыми неожиданными расходами.

Всегда помните о том, чтобы определить приблизительные параметры вокруг ожиданий, чтобы обе стороны договорились о том, какие услуги будут предоставляться. В качестве планировщика событий вы должны включить ссылку на выставление счетов за все разумные бизнес-расходы, которые могут быть понесены.

Некоторые планировщики событий могут разделить операционные расходы, такие как доставка, аренда автомобилей и другие предметы с разными расходами, на 15-20%, в то время как другие нет; если вы это сделаете, вы должны раскрыть такие разметки и заранее получить согласие с вашим клиентом.

Когда речь идет о часовых планах по планированию событий, важно также определить, как часто вы можете оплачивать свое время.

Например, предположим, что клиент нанимает вас в октябре для организации однодневного семинара в марте. Ваши услуги заключаются с контрактом на источник и переговоры по месту проведения, услугам общественного питания, аудиовизуальной информации и содействию созданию контента для ограниченного количества элементов связи (например, приглашений, повестки дня, оценочных форм и т. Д.).

Ваш клиент также нанимает вас для обеспечения управления на месте. Вы устанавливаете заранее соглашение о том, что вы будете оплачивать определенные услуги в разное время и будете отправлять счета-фактуры для всех услуг, выполняемых на сегодняшний день, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

В соответствии с этим соглашением вы и ваш клиент должны разработать подробный отчет о работе, который включает ожидаемые обязанности обеих сторон. Затем вы можете оценить общий бюджет стольких часов плюс разумные расходы (четко укажите, что могут включать эти детали).

Сборы, основанные на процентах расходов плюс плоский взнос / часовая ставка

Иногда вас привлекают к организации мероприятия, и по какой-либо причине клиент предпочитает ставку, основанную на проценте расходов. Однако этого недостаточно, чтобы покрыть стоимость вашего общего времени и услуг. В этих ситуациях разумно представить свои сборы по комбинированной цене в двух разных категориях.

Например, клиент нанимает вас для организации событий, связанных с конференцией. Ваше задание - организовать два частных ужина и выезд в гольф, каждый из которых вмещает 50 человек. Общая стоимость этих комбинированных мероприятий составляет приблизительно 20 000 долларов США, но для этого требуется около 60 часов вашего времени, и сложность этого проекта может оправдать более высокую прибыль. Помня об этом, вы можете прийти к окончательной фиксированной ставке + почасовой ставке со следующими расчетами:

Процент оценки расходов:
$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Оценка почасовой ставки: < 60 часов x $ 75 / час = $ 4, 500
Почасовой дефицит:

$ 900 Если вы достигли дефицита, как это было в приведенном выше примере, вы можете выбрать 15 часов для управления логистикой нескольких внешних поставщиков. Затем ваша цитата может отражать следующее:

Расходы за прошлые события:

$ 23, 600 Плоский взнос:
$ 1, 125 (на основе 15 часов в $ 75 за час) В этом сценарии, вам необходимо будет тщательно определить, что вы рассчитали свои часы соответственно (учетная запись для покрытия нестандартных операционных расходов, таких как личные поездки). Как и ожидалось, немногие клиенты с удовольствием видят увеличение расходов позже, если не будут предоставлены обоснованные причины.

Сборы, основанные на комиссионных ставках

Еще один способ, которым планировщики мероприятий могут взимать плату за услуги, - это обеспечение пространства событий через места, предлагающие комиссионные ставки. Это плата, обычно предоставляемая туристическим агентам для бронирования билетов, гостиничных номеров и других видов транспорта.

Например, многие отели могут увеличить комиссионный тариф до 10% за номера и другие расходы.

Несмотря на то, что некоторые планировщики событий будут использовать в качестве источника дохода комиссионные ставки как источник дохода, более здравомыслящие клиенты могут подвергнуть сомнению чувство лояльности планировщика событий, когда задействованы процентные ставки. По этой причине многие опытные планировщики ограничивают любые варианты планирования, которые включают в себя комиссионную ставку или согласовывают неконкурентоспособную цену для своих программ и передают этот источник сбережений непосредственно в нижней строке своего клиента.

Кроме того, некоторые клиенты могут знать, что существуют действующие тарифы, и не ожидайте, что их внешние консультанты будут делать счет, используя любой из других идентифицированных методов выставления счетов, которые мы изложили, и все еще платим комиссионный тариф. В целом, это не считается хорошей формой для многих планировщиков событий, чтобы по существу «удвоить» свой поток доходов таким образом.

Если вы принимаете комиссионные ставки, лучше не взимать плату с вашего клиента за ваши услуги, используя альтернативные способы выставления счетов.

Существуют сценарии, когда комиссионные ставки имеют наибольший смысл, например, меньшая некоммерческая организация или ассоциация, которые могут нанимать ваши услуги для участия в мероприятии или собрании, а основная часть сборов оплачивается непосредственно участниками, а не организацией ,

Другим сценарием может быть, если ваш клиент покупает у вас подарки от клиентов, а также вы можете предлагать услуги распространения рекламных материалов. В этом случае просто обсудите рекламные предметы и не платите за свои услуги на почасовой основе, если ваш клиент не осведомлен о всех обвинениях на фронте.