Планирование Контрольный список для малых событий

Небольшие события обладают гораздо большей гибкостью, когда речь идет о возможностях с местами, мероприятиями и взаимодействием. В конце концов, проще работать с потребностями небольшой группы. Конечно, планировщикам по-прежнему нужно проявлять творческий подход, если вы хотите, чтобы день прошел хорошо, и именно поэтому я создал контрольный список элементов для рассмотрения при координации небольших событий.

Начало с основами

Лучшие идеи начинаются с прочной основы, поэтому важно настроить рамки своего мероприятия, прежде чем заглядывать слишком далеко.

Вещи, такие как даты, время и маршруты, должны быть заполнены, прежде чем переходить к каким-либо сложным деталям.

Выберите подходящее место проведения

Вам будет легче найти комнату для небольшой группы, но пороги мощности будут более жесткими. Если ваше мероприятие расширится с 50 человек до 100, вам, возможно, придется переехать в большую комнату в зависимости от возможностей вашего места. Вообще говоря, легче поменьше пожать, так что покупайте комнату, в которой может разместиться ваша самая большая посещаемость.

Отметить маркетинговую стратегию

Даже если вы размещаете «бесплатное мероприятие», вам все равно нужно представить его таким образом, который соблазняет регистрацию. Люди хотят знать, как они выиграют от участия в этом мероприятии, и то, как вы говорите о своих приглашениях и маркетинговых материалах, может оказать большое влияние на то, появятся они или нет. В то время как ваше событие, вероятно, звучит для вас захватывающе, настоящая проблема также вызывает у других возбуждение.

Бюджет на человека

Единственным недостатком небольших событий является то, что они обычно стоят дороже на человека, потому что цены на гостиницы и питание снижаются по мере увеличения количества. Чтобы еще более осложнить ситуацию, 20% -ное сокращение числа небольших событий может повлиять на статус вашей группы. Имея это в виду, вы хотите сэкономить расходы на одного человека с наименьшим прогнозируемым показателем посещаемости.

Если вы сделаете это точно, то ваша прибыль будет фактически увеличиваться для каждого человека, которого вы добавляете над проекцией.

Играйте в свои сильные стороны

Небольшие группы предлагают больше возможностей для организованных обсуждений, поэтому используйте это в своих интересах при планировании маршрута. Не очень весело «разговаривать» весь день, поэтому многие небольшие мероприятия предлагают групповые сеансы или варианты пробоя. Даже групповые проекты могут быть интегрированы при правильных обстоятельствах. Подумайте о том, как привлечь внимание ваших участников к диалогу, поскольку это увеличит скорость их хранения в каждой презентации.

Включить сеансы и формы обратной связи Q & A

Лучший способ получить представление о планировании вашего следующего мероприятия - послушать отзывы от вашего текущего. Оставьте много времени на вопросы в конце каждого сегмента. Вы можете также задать вопросы своим сотрудникам, чтобы начать разговор.Формы обратной связи достаточно легки для включения в ваши информационные пакеты, но обязательно проинструктируйте участников о том, как вы хотите их отправить.

Добавить организацию после событий

Хорошая сетевая функция может принести огромную пользу всем участникам. Если вы были эффективны в стимулировании диалога между участниками, то каждый должен знать немного о себе друг к другу до конца дня.

Это всегда помогает сделать продукты доступными в такой функции, и вы даже можете принять на себя обязательства до дня проведения мероприятия. Как говорится, ничто не привлекает толпу, как толпу, поэтому будьте активны в продвижении всех функций после события.

Маленькие мероприятия могут быть богатым и полезным для всех, но вам нужно планировать каждую минуту с учетом аудитории. Хорошей новостью является то, что с каждым разом становится все легче, потому что вы точно поймете, на что надеются ваши гости.