Преимущества использования программного обеспечения для учета малого бизнеса

Почти все владельцы малого бизнеса, которых я встречаю, любят экономить деньги, сами делая что-то. Использование программного обеспечения для учета малого бизнеса - это один из способов, которым вы можете это сделать.

Почти все поставщики программного обеспечения для бухгалтерского учета перевели свои продукты в облако и предлагают онлайн-сервисы, основанные на подписке, от базовых до продвинутых функций и цены. В течение примерно 10 долларов США в месяц поставщики, такие как FreshBooks и Zoho, предлагают стартовые пакеты, подходящие для фрилансеров и индивидуальных предпринимателей, включая выставление счетов, отслеживание расходов и простоту отчетности.

Предприятиям, которые включены и / или имеют сотрудников, как правило, требуются более продвинутые учетные пакеты, такие как QuickBooks и Sage 50, которые могут выполнять учет с двойной регистрацией, который включает в себя дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность и функции Главной книги. Другие функции, доступные в более продвинутых предложениях, включают в себя расчет заработной платы, многопользовательский доступ, конвертацию валют, время и биллинг, отслеживание запасов, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), аналитику и т. Д. (Например, см. Дополнения QuickBooks).

Независимо от ваших потребностей, бухгалтерское программное обеспечение может быть хорошим компромиссом между попытками сделать свой собственный учет с помощью электронных таблиц и нанять профессионала, чтобы делать все бухгалтерский учет вашего малого бизнеса.

(Хотите узнать, какое программное обеспечение для учета малого бизнеса использовать? См. Мое «Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса».

Вот основные преимущества использования программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса:

1) Непосредственность.

Выполняете ли вы розничную операцию, когда каждая транзакция вводится в электронном виде по мере ее возникновения, или консультация одного человека, в которой вы лично вводите свои транзакции раз в две недели, используя программное обеспечение для учета малого бизнеса, заставляет вас идти в ногу с вводом данных и оставаться текущий.

И быть вынужденным оставаться в курсе имеет дополнительное преимущество, чтобы вы настроились на финансовый пульс вашего малого бизнеса. У вас гораздо больше шансов обнаружить разрыв в потоке денежных средств или у клиента, который развивает серьезную кредитную проблему, чем человек малого бизнеса, который просто бросает все квитанции и счета в ящик и общается с ними в конце квартала или года.

Подробнее:

• 5 Быстрые способы улучшения денежного потока
• Как сделать кредитные проверки для клиентов в Канаде

2) Мобильность.

Программное обеспечение учета на основе облачных вычислений дает вам преимущество в том, что вы можете получать доступ к своим бизнес-счетам из любого места. Помимо поддержки наиболее часто используемых веб-браузеров большинство онлайн-поставщиков программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета предоставляют приложения для iPhone / iPad и Android, что позволяет (например):

• Отправлять счет прямо с вашего мобильного устройства.
• Просмотр информации о клиентах, расходах или счетах.
• Записать расходы немедленно и приложить квитанции. Например, вы можете щелкнуть изображение закладки ужина с клиентом и привязать его к расходам.
• Отслеживайте оплачиваемое время со встроенным таймером.
• Импорт нового клиента непосредственно из контактной информации вашего телефона.

Другим преимуществом программного обеспечения онлайн-учета и экономии средств является возможность позволить вашему бухгалтеру прямой доступ к вашим книгам через онлайн-приложение, вместо того, чтобы вручную переносить бумажные или электронные файлы, когда им нужен доступ к вашим учетным записям.

3) Централизация.

Использование бухгалтерского программного обеспечения централизует многие аспекты финансового управления вашего бизнеса, так как вы сможете решать такие задачи, как управление запасами, выставление счетов, расчет заработной платы и даже некоторые аспекты управления взаимоотношениями с клиентами из вашей бухгалтерской программы. Централизация экономит ваше время и деньги, так как вам не нужно приобретать отдельные программные продукты, чтобы делать такие вещи, как клиенты-заказчики.

Подробнее:

• Как сделать счет
• Руководство по канадским вычету заработной платы

4) Упрощает соблюдение налогов.

Помимо того, сколько налогов уплачивается по конкретным счетам, программное обеспечение бухгалтерского учета для малого бизнеса также позволяет вам готовить отчеты, показывающие, например, сколько определенного налога, который ваш бизнес заплатил за определенный период времени, что облегчает сбор данные, которые необходимо заполнить, и подать необходимые государственные налоговые формы (например, в Канаде, GST / HST возвращается).

В некоторых программах бухгалтерского учета даже вы можете напрямую экспортировать GST / HST.

Подробнее:

• Канадский налог и ваш бизнес
• Должен ли ваш бизнес регистрироваться для GST / HST и / или PST?

5) Предоставляет инструменты анализа.

Наличие хорошего программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета похоже на наличие собственного финансового консультанта; настраиваемые отчеты позволяют анализировать различные аспекты вашего малого бизнеса, предоставляя данные, необходимые для принятия финансовых решений. Такие отчеты, как «Балансовые отчеты», показывают, насколько хорошо ваш бизнес работает в настоящий момент, в то время как отчеты, такие как «Клиенты, которые имеют деньги», позволяют вам легче управлять своей дебиторской задолженностью.

Подробнее:

• Баланс
• Отчет о прибылях и убытках

6) Точность.

Поскольку программное обеспечение бухгалтерского учета для малого бизнеса выполняет столько необходимых вычислений для вас, ваши финансовые данные будут иметь более высокий уровень точности, чем если бы вы сохраняли ручку и бумажные записи старого стиля, особенно если у вас несколько разных людей ввод данных.

Это также облегчает доступ и предоставление точной информации. Нужен ли почтовый адрес поставщика? Узнать, когда последний клиент произвел платеж по непогашенному счету? Или как много ковриков ACME yoga у вас есть на складе? Там все в порядке.

Подробнее:

• Формируйте свои бизнес-финансы