До покупки программного обеспечения для бухгалтерского учета для малого бизнеса

Программное обеспечение учета может стать отличным инструментом для вашего малого бизнеса, позволяющим отслеживать все ваши финансовые данные и легко создавать отчеты для эффективного планирования. (Подробнее о преимуществах программного обеспечения для учета малого бизнеса.)

Но поскольку вы будете часто использовать свое бухгалтерское программное обеспечение, важно обеспечить, чтобы вы выбрали бухгалтерское программное обеспечение, подходящее для вашего бизнеса и ваших потребностей.

Доступен ли он для мобильных устройств?

Рынок программного обеспечения для учета малого бизнеса широко использует облачные вычисления. Большинство новых поставщиков, таких как FreshBooks и Zoho, вообще не предлагают настольных версий, а традиционные вендоры, такие как Intuit (QuickBooks), перенесли свои предложения для настольных компьютеров в Интернет и управляют своими клиентами в отношении биллинга на основе подписки. Некоторые поставщики по-прежнему предлагают настольные или гибридные настольные / облачные версии.

Онлайн-версии идеально подходят для мобильных пользователей. Помимо поддержки наиболее часто используемых веб-браузеров, они обычно предлагают приложения для iPhone / iPad и Android, что делает их идеальными для отправки счетов-фактур и ввода информации о расходах независимо от того, где вы находитесь.

Соответствует ли вам ваши потребности в бухгалтерском учете?

Если вы являетесь единственным владельцем / подрядчиком или очень маленьким владельцем бизнеса без сотрудников, вы можете получить с помощью базового пакета учета, который обрабатывает счета-фактуры, отслеживание расходов и предоставляет базовый набор отчетов, чтобы следить за вашей деятельностью ,

Как правило, эти недорогие предложения на самом деле не являются настоящими учетными пакетами, так как они не выполняют двухсторонний учет (дебиторская задолженность, кредиторская задолженность и общая книга).

Более крупные предприятия, у которых есть сотрудники, включены или иным образом имеют более высокие потребности в бухгалтерском учете, нуждаются в более надежном (и дорогостоящем) пакете, который может выполнять двойной учет записи, и имеет более сложные функции, такие как расчет заработной платы, управление запасами, управление проектами, заказчик (CRM), аналитика и гораздо более широкий выбор отчетов (и варианты настройки отчетов).

К счастью, большинство предложений по продуктам позволяют вам начать с базового пакета и расширяться по мере роста ваших потребностей. Существует также много сторонних надстроек для более популярных пакетов учета, поэтому вы можете (например) добавить модуль расчета заработной платы, если поставщик этого не предлагает (см. Дополнения QuickBooks).

Еще одна особенность, которая очень полезна, - это доступ к бухгалтеру. FreshBooks, например, предлагает портал для бухгалтеров, чтобы ваш бухгалтер мог получить доступ к вашим отчетам FreshBooks и записям журналов, что экономит вас на ручном обмене информацией.

Имеют ли удобства в использовании?

• Позволяет ли программное обеспечение отправлять чеки, заказы на поставку и счета-фактуры в «Сети»?
• Имеет ли он возможность связать онлайн с вашими банковскими счетами?
• Он интегрирован с другим программным обеспечением, которое вы часто используете, например, Microsoft Office?
• Может ли он преобразовывать данные из других учетных программ или баз данных?
• Что произойдет, если вы решите перейти на другой пакет программного обеспечения в будущем - сможете ли вы легко извлечь и перенести существующие данные?

Другими словами, сможет ли бухгалтерское программное обеспечение удовлетворить все ваши потребности, сейчас и в будущем?

Как крутизна кривая обучения?

Все бухгалтерские программы утверждают, что они «удобны для пользователя», но вам все равно нужно потратить некоторое время на изучение того, как его использовать.

Это особенно важно, если у вас нет базовых знаний по бухгалтерскому учету; это программное обеспечение, ориентированное на специалистов по бухгалтерскому учету, или может ли кто-нибудь быстро подняться с ним?

Посмотрите внимательно, прежде чем покупать. Является ли пользовательский интерфейс интуитивно понятным и удобным? Сможете ли вы (и ваши сотрудники) сесть и изучить его, или вам понадобятся дополнительные инвестиции в обучение? Большинство поставщиков предлагают бесплатный пробный период (обычно 30 дней).

Насколько хорошо Сервис и поддержка клиентов?

С точки зрения кривой обучения, онлайн-помощь делает программу. Имеет ли в бухгалтерском программном обеспечении такие функции, как подсказки экрана, индекс поиска с возможностью поиска, демонстрации и примеры аккаунтов, чтобы вы начали? Доступны ли доступные для печати руководства? И насколько доступна поддержка компании? Просмотрите онлайн-обзоры, чтобы получить впечатления от людей, которые использовали программное обеспечение.

Является ли он масштабируемым?

Насколько легко или дорого переходить от одного пользователя к многопользовательскому? Большинство базовых предложений программного обеспечения - однопользовательский или однопользовательский + доступ к учетным записям. Для добавления пользователей требуется обновление до более дорогих планов. Например, «Основной план» Zoho Books позволяет использовать одну учетную запись пользователя +, «Стандартный план» позволяет двум пользователям + бухгалтеру, а «Профессиональный план» позволяет неограниченным пользователям (см. Планы / цены Zoho Books).