5 Правил управления проектами, которые вы должны знать

Управление проектами - это работа, в которой много жаргона и терминологии. Как только вы знаете, что все это значит, довольно легко следить за обсуждениями и эффективно вносить свой вклад. Это повысит вашу уверенность в себе, если вы поймете, о чем говорят все остальные, и помогите вам стать более серьезными на работе, если вы сами используете правильные условия.

Вот наше руководство по 7 вопросам управления проектами, которые вы должны знать.

1. Риск

«Риск» - это термин, который относится к тому, что может пойти не так в вашем проекте. Например, если вы строите новый офисный блок, цена на сталь может возрасти, и это может повлиять на ваш бюджет. Но это может не подняться. Точно так же, если вы планируете проводить свой ежегодный корпоративный пикник на улице, это может быть хорошая погода, но это может быть дождь. Короче говоря, риск - это то, чего еще не произошло.

Важно знать, какие риски окружают ваш проект, потому что тогда вы можете их планировать. Вы можете поместить свои планы «План B» или планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы попытаться избежать риска в первую очередь. С ценой на сталь и погоду вы практически не можете сделать, чтобы остановить их, но вы можете делать планы на случай, если они это сделают.

Например, вы можете нанять шатер или запастись зонтиками, чтобы, если дождь в день пикника, люди все еще могут хорошо провести время.

Эта статья о том, что включить в ваш регистр рисков, поможет вам начать работу.

2. Проблема

Проблемы и риски часто путаются членами проектной команды, и важно, чтобы менеджер проектов был уверен, что вы говорите о проблемах, когда имеете в виду проблемы и риски, когда вы имеете в виду риски.

Если риск - это то, чего еще не произошло, проблема - это то, что произошло.

Проблемы - это просто проблемы, с которыми сталкивается ваша проектная группа.

Возможно, вы видели, как это происходит (и обрабатывали его как риск для начала), или это может быть совершенно неожиданно. В любом случае, это произошло сейчас, и вам нужно что-то сделать!

3. Веха

Вехи - это моменты времени, которые отмечают ключевые моменты во время проекта. Они часто используются для:

• Начало фазы
• Конец фазы
• Конец основной части работы или большая задача
• Отмечая конкретный фиксированный срок
• Недвижимость даты в плане

Подумайте о вехах как о той дате, которую вы напишете в своем календаре у себя дома - о важных важных моментах в проекте, таких как завершение тестирования или запуск.

Вехи являются одним из 9 компонентов диаграммы Ганта, поэтому вы увидите их в своих графиках проектов, отображаемых в виде бриллианта.

4. Спонсор

Ваш спонсор проекта находится в Совете проектов. Это тот, кто «владеет» проектом и получает выгоды.Например, если вы запускаете новую ИТ-систему для заводской команды, ее будет спонсором проекта. ИТ-команда будет частью команды проекта, но они не возьмут на себя спонсорскую роль.

Спонсор проекта - это тот человек, к которому вы можете обратиться, когда вам нужно высшее руководство. Это может быть:

• Разблокировать проблему
• Найти некоторые ресурсы
• Утвердить бюджет
• Принимать решения
• Согласовать окончательную спецификацию

И так далее. Менеджер проекта эффективно отчитывается перед спонсором на протяжении всего проекта, как с точки зрения структуры управления линиями, так и в буквальном смысле, с еженедельной или ежемесячной (или в режиме реального времени) представлением проекта.

Узнайте больше о роли спонсора проекта.

5. Заинтересованный субъект

Заинтересованные стороны - это другие люди, участвующие в вашем проекте и затронутые вами. В некоторых проектах будут задействованы широкие группы заинтересованных сторон, охватывающие все отделы организации. Другие будут иметь более ограниченный охват.

Некоторые заинтересованные стороны находятся за пределами вашей организации, например, правительства или регулирующих органов. Они также должны быть проинформированы об имеющейся информации.

Большинство заинтересованных сторон будут поддерживать (или амбивалентно) изменения, вызванные вашим проектом, но не все из них будут!

Вы встретите заинтересованных сторон, которые не собираются приветствовать ваш проект с распростертыми объятиями! Получите несколько советов по работе с трудными заинтересованными сторонами в этом интервью с экспертом по управлению проектами Дэвидом Брайдом.