Что вы должны знать о структурах управления проектами

Знаете ли вы, что такое управление проектом и как оно выглядит? Или что делать, если вы работаете в среде, где ее не существует? Начнем с определения.

Управление проектами: определение

«Управление» в терминах управления проектами относится к политикам, процессам, стандартам, процедурам и руководящим принципам, которые определяют, как проекты управляются, управляются и контролируются в вашей организации.

Управление может быть обширным и «тяжелым» с большим количеством бюрократии или отрывочной и «легкой» (в этом случае она, вероятно, неэффективна).

Менеджеры должны стремиться к правильному уровню управления для своей среды и культуры. Убедиться в том, что ваши политики управления подходят для цели, является ключевым фактором обеспечения их эффективности.

Управление начинается вверху. Правление компании должно быть привержено идее благого управления и того факта, что проекты должны управляться должным образом в соответствии с указанными руководящими принципами. Такое отношение и ожидаемые стандарты будут отфильтрованы до проектных советов и руководителей проектов (и программных команд, где они существуют).

Почему вопросы управления проектами

Ваш спонсор проекта и другие ключевые заинтересованные стороны хотят знать, что вы тратите бюджет проекта на правильный путь. Они хотят видеть, что вы успешно отслеживаете прогресс своего проекта и вступаете в него, чтобы управлять рисками проекта по мере необходимости.

Но обоснование хорошего управления проектами идет дальше этого.

Управление требует клиентов, особенно в государственном секторе.

Правительства и регулирующие органы просят (и в некоторых случаях применять) определенные стандарты для некоторых проектов. Управление - это не только внутренняя проблема: многие компании, работающие на регулируемых рынках, должны будут следовать указаниям внешнего законодательства, таким как Sarbanes-Oxley. Управление проектами составляет небольшую часть возможности доказать, что ваша компания работает эффективно и в соответствии с указанными инструкциями и правилами для вашей отрасли.

Управление проектами также помогает вам:

Повысить рентабельность инвестиций и эффективно отслеживать эти инвестиции
Приобретать бай-ин для проектов
Избежать общих причин, по которым проекты терпят неудачу
Общаться более эффективно
Внедрение стандартизации по проектам, упрощающее сравнение производительности
Сведение к минимуму риска
Разработка и мотивация персонала в структурированной среде

Какое управление проектом выглядит как

Итак, теперь мы знаем, что такое управление проектами, что это такое похожий на проект? Вот те виды деятельности, которые демонстрируют управление в среде проекта:

Существует дисциплинированный жизненный цикл управления проектами, который включает определенные точки для утверждения.Это точки, в которых обсуждается жизнеспособность проекта, и принимается решение о продолжении работы или нет.
Проекты имеют четкое деловое обоснование, а бизнес-кейсы имеют достаточную информацию, позволяющую командам управления принимать правильные решения.
Эти решения надлежащим образом документируются и сообщаются.
Люди, работающие над проектами, определили роли и обязанности.
Существует культура непрерывного обучения, которая позволяет проектным командам постоянно улучшаться и обсуждать уроки, извлеченные из среды без вины.
Существуют процессы и процедуры, которые позволяют проектным командам пересматривать свой проект и запрашивать независимую поддержку, если это необходимо.
Заинтересованные стороны вовлечены, и они доверяют процессу.
Команды проекта состоят из людей, которые имеют опыт и квалификацию в соответствующих ролях.

Управление проектами связано с структурами управления в организации в целом. Если вы считаете, что главная цель управления проектами - обеспечить правильное осуществление проектов, вы можете увидеть, как он связан с финансовым управлением на корпоративном уровне, управлением корпоративными рисками и т. Д.

Управление проектами должно легко сочетаться с вашими текущими организационными процессами. Другими словами, не создавайте новый финансовый процесс управления, если у вас уже есть тот, который работает в других областях! Используйте то, что в настоящее время существует, и настраивайте корпоративные процессы, чтобы сделать их пригодными для использования в среде проекта.

5 Области фокуса для управления проектами

Когда вы начнете изучать его, вы поймете, что управление проектами распространяется на все элементы управления проектами.

Однако существуют некоторые ключевые области, в которых управление особенно актуально.

Методологии и процессы: они помогают надежно и устойчиво выполнять работу.
Управление знаниями: это важно для извлеченных уроков и обеспечения того, чтобы организация училась на опыте проекта. Управление знаниями важно, если вы хотите прекратить делать одни и те же ошибки несколько раз.
Зрелость управления проектами: по мере увеличения срока действия вашего организационного управления проектом, так же как и ваша способность успешно выполнять.
Приверженец старшего уровня: обязательство по управлению проектами начинается сверху. Если у вас есть управленческая поддержка, это будет каскадом вниз по всем уровням бизнеса, и подход к управлению будет более устойчивым.
Поддерживающая культура: культура поддержки, а не вина, обеспечит, чтобы руководители проектов имели правильную среду для процветания. Поддерживающая культура, возглавляемая Управлением по управлению проектами или Директором проекта, поможет руководителям проектов достичь своих целей и задач проекта.

Что делать, если нет корпоративного стандарта

Многие руководители проектов в небольших организациях работают над проектами в поддерживающей среде и там, где есть бай-ин для концепции управления проектами, но без формального организационные структуры, из которых можно подать.

В этой ситуации - и это не эксклюзивно для небольших организаций - вы будете разрабатывать свою модель управления проектом с нуля. Если нет подхода к управлению проектом, который вы можете снять с полки и соответствовать вашему проекту, вам придется создавать свои собственные.

Это не так сложно, как может показаться!

Начните с создания основ:

Создайте документ с функциями и обязанностями
Убедитесь, что у вас есть спонсор проекта
Убедитесь, что у вас есть Совет по проектам или группа управления и организуйте регулярные встречи, на которые вы принимаете и распределить минуты
Настроить процесс управления рисками
Настроить процесс управления изменениями
Построить точки в своем графике проекта, где вы проверяете жизнеспособность проекта по сравнению с первоначальными целями бизнес-кейса (конец каждый этап фазы является естественным моментом для проведения этих проверок).

В конечном итоге ответственность спонсора проекта заключается в обеспечении адекватного управления, но руководители проектов также могут играть активную роль в этом.

Управление может быть одним из более суровых предметов в управлении проектами, но это один из самых важных. Именно команды старшего руководства знают, что вы делаете хорошую работу, и это заверяет их в том, что проект разворачивается так, как должен. Он также обеспечивает контроль и сальдо, необходимые для того, чтобы руководители знали, что деньги расходуются таким образом, которые соответствуют и соответствуют бизнес-кейсу.