Почему вы должны инвестировать в разработку программного обеспечения для управления документами

Представьте себе ваш стол. Т

Справа вы видите небольшую гору бумаг. В нем есть контракты, счета-фактуры, обновления проектов, приложения, формы LEED и RFD. У всех есть определенное место в вашем массивном шкафу, но некоторые из них должны быть подписаны, некоторые из них должны быть отсканированы, а некоторые должны быть отправлены клиентам.

Короче говоря, ваш офис беспорядок.

Звучит ли этот сценарий слишком хорошо? Перегрузка документов является общей проблемой для менеджеров по строительству.

К счастью, программное обеспечение для управления строительствоми обеспечивает отличное решение этой общей проблемы.

Программное обеспечение для управления строительствоми имеет огромный набор возможностей управления документами. Эти программные решения могут помочь пользователям быстро найти свои документы и формы и сократить время, затрачиваемое на заполнение документов, освобождая время для работы с клиентами и сосредоточиться на строительных работах.

Получить организованный

Вероятно, самым важным принципом программного обеспечения для управления документами является его способность организовывать файлы. Больше не нарезать файловыми шкафами или стопкой бумаги на вашем столе - просто подключите документ, который вы ищете, в поисковую систему программного обеспечения, чтобы немедленно найти файл.

Программное обеспечение также позволит вам загружать существующие файлы, поэтому в вашем программном решении не происходит странного разделения между прошлыми физическими файлами и файлами. И для многих приложений вы можете получить доступ к этим документам в облаке и найти свои документы на ходу.

Некоторые примеры выдающихся систем организации включают Aconex и Viewpoint. Aconex взял алгоритм поиска Google, чтобы пользователи могли быстро найти любой документ, который они ищут. Viewpoint использует аналогичный алгоритм и может также искать и индексировать электронные письма Outlook, прикрепленные к Vista.

Улучшение совместной работы

Если вы выберете облачную службу управления документами на основе конструкций, вы обнаружите, что быстрее завершите работу с документами и с большей эффективностью.

Ключ?

Программное обеспечение упрощает работу с вашей командой.

Многие компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения для управления документацией, предлагают инновационные и интуитивно понятные возможности совместной работы. Например, Procore's Construction Project Document Management Tool позволяет менеджерам выдавать разные разрешения для каждого пользователя. В то время как Procore хранит прошлые версии файла, он также гарантирует, что общий контент всегда находится на одном и том же черновике, чтобы пользователи не случайно изменяли неправильную версию. И поскольку он работает на iPad, iPhone и Android в дополнение к ПК, ваша команда всегда может получить доступ к этой информации в дороге.

Экономить деньги

Существует много очевидных способов управления документацией на строительство, которые могут сэкономить ваши офисные деньги.Вам не нужно вкладывать столько денег в тонер, бумагу, фотокопирование и подачу документов. Но программное обеспечение для управления строительными документами также могло бы сэкономить тысячи фирм в год в сфере труда. Как сообщает Hotel Executive, с помощью программного обеспечения для управления документами фирмы могут сэкономить 5 000 долл. США в год от решения задач подачи заявок, и эти сбережения не останавливаются на гостиницах, и это распространяется на любой бизнес с существенными потребностями в управлении документами.

Программное обеспечение для управления документами также может избавить вашу компанию от затрат на поиск потерянных документов. По оценкам одной компании по обработке документов, она стоит $ 120-250 для воссоздания неудачного или потерянного документа.