Выбор программного обеспечения для управления донорами для вашей некоммерческой организации

Пришло время, когда ваше программное обеспечение для управления донорами некоммерческой организации должно быть обновлено или полностью заменено.

Когда вы знаете, когда придет время, и что вы делаете? Несколько некоммерческих профессионалов дали эти ответы, когда я попросил их выполнить это предложение: «Я знал, что пришло время получить новую систему управления донорами, когда …»

• , когда тот, который у нас был, не смог сообщить данные о том, как мы необходимо.

• , когда собака съела мои карточные карточки.
• , когда я хотел узнать кое-что о моих донорах, и для получения ответа потребовалось абсурдное количество персонала.
• , когда последняя «система» осталась с ним в голове.
• , когда единственный человек, который знал, как использовать систему (старая база данных Access), уходит на пенсию.
• , когда компьютер волонтера разбился, и мы потеряли все.

Оправдаются ли эти причины для вашей некоммерческой организации?

Решение о необходимости новой системы - это, однако, легкая часть. Существует мир запутанной информации о конкурирующих системах, и нет простого способа собрать все это вместе.

Я обратился к «Consumer Reports» некоммерческой технологии, чтобы найти ответы. Idealware - это некоммерческая организация, которая помогает другим некоммерческим организациям принимать интеллектуальные решения в области программного обеспечения, проводя беспристрастные исследования, а затем превращая их в легко понятные отчеты, статьи и обучение.

Андреа Берри, директор по партнерству и обучению в Ideware, согласилась поговорить со мной о том, как организация должна выбрать новую систему управления донорами.

Вот шаги, которые предложил Берри:

Подумайте, нужна ли вам новая система.

Берри говорит, чтобы начать с оценки того, почему вам не нравится ваша система. Возможно, проблема не в том, что вы думаете, и ее нелегко переключить. Это требует времени, усилий и денег.

Берри сказал: «Там нет системы серебряных пулей, поэтому убедитесь, что ваша текущая система действительно неадекватна.

Например, вам просто нужно узнать больше о вашей системе, а не полностью переключиться к новой системе ».

Определите, в чем проблема. Может быть, это одно из следующего?

• Вам нужно больше тренировок. Возможно, в вашей нынешней системе есть функции, которые вы не понимаете и не знаете, как их использовать. Спросите своего поставщика, есть ли варианты обучения, которыми вы можете воспользоваться.
• Вам нужна дополнительная поддержка. Каковы варианты поддержки вашей текущей системы? Есть ли доступная и доступная поддержка? Поставщик понимает ваши проблемы и пытается помочь, или они говорят с вами? У них есть решение для вашей конкретной проблемы?
• Вы не понимаете всех возможностей вашей текущей системы. Вы действительно точно знаете, что он не делает то, что вы хотите? Есть ли доступная документация?Некоторые поставщики прилагают все усилия, чтобы предоставить дополнительную помощь, например, видео, форумы, на которых вы можете задавать вопросы, и документация, написанная для не-технологов.
• Ваша система слишком слаба или слишком надежна. Правильное определение системы для вашего процесса и вашего бюджета важно.
• Ваша система слишком дорогая. Вы платите за большую функциональность, чем вам нужно? Берри говорит: «Говоря с продавцом, помните, что это продажа … природа должна« продавать ». Понимание ваших потребностей поможет вам не отвлекаться на« синдром блестящих объектов ».
• Ваша система устаревший. Возможно, у него отсутствуют новые функции. Он должен регулярно обновляться либо вами, либо поставщиком. Большинство онлайн-систем регулярно обновляются. Просто будьте в курсе того, как ваша система будет обновляться.
• Ваша система больше не поддерживается поставщиком. Берри говорит, что это не распространено, но это происходит, особенно если более мелкий продавец покупается более крупным.

Идеальная программа предоставляет книгу, нужна ли вам новая система управления донорами? что поможет вам в этом процессе самооценки.

Определите группу заинтересованных сторон.

Итак, вы приняли решение переключиться. Что дальше?

Берри сказал: «Мы все время видим, что директор по развитию решает получить новую систему, но не консультируется с отделом маркетинга, исполнительным директором или координатором-добровольцем, все из которых будут использовать система. "

Рекомендуется проконсультировать всех, кто собирается использовать систему. Когда вы проводите мозговой штурм функций, которые вам нужны, пусть все говорят. Убедитесь, что все, кто будет использовать систему или подвергнуться ее воздействию, будут представлены.

Понимание ваших текущих процессов.

Сделайте подробный список ваших процессов сбора средств. Затем стандартизируйте их. Оцените все, что вы делаете, с вашими базами данных. Спросите, почему мы это делаем? Нужно ли нам так поступать?

Берри сказал: «Стандартизация дает вам гибкость в выборе системы … менее дорогие системы не обеспечивают большую гибкость, поэтому чем меньше« странностей », тем лучше. Ищите лучшие практики в этой области и избегайте полностью уникальные процедуры ».

Устранить избыточность, прежде чем инвестировать. Сколько раз вы вводите адрес, например … вам нужно? Не переносите причудливые тактики, которые распространялись на протяжении многих лет.

Приоритет списка пожеланий функций.

Объедините всех, кто будет использовать систему, или кто получит от нее отчеты. Мозговой штурм всего, что вы, возможно, захотите, а затем оценивайте эти функции. Определите, что вам абсолютно необходимо, без чего система бесполезна. Выполнение этого в первую очередь поможет вам избежать сложностей, которые могут разрушить ваш бюджет.

Берри рекомендует создать трехуровневый список:

• Что вам нужно или система бесполезна?
• Что было бы неплохо иметь, но не было нарушителем сделки?
• Что бы вы хотели, если бы денег не было?

Это продолжение «Как выбрать программное обеспечение для управления донорами для вашей некоммерческой организации.«Как вы знаете, когда вам нужно новое программное обеспечение для управления донорами, и как вы выбираете правильную систему для своей некоммерческой организации?

Сделайте свое исследование.

Используйте Idealware. Они провели фундаментальные исследования для вас. сузили поле, выбрали системы, которые специализировали системы управления донорами, а затем вытащили десятку систем и предоставили список функций.

Ознакомьтесь с Потребительским руководством по недорогим Системы управления донорами.

Используя отчет, составите короткий список из трех или четырех жизнеспособных систем.

Расписание демонстраций поставщиков.

Некоторые поставщики придут к вам, или вы сможете перейти к ним. в Интернете, где вы можете использовать инструмент веб-поиска или загрузить пробную версию.

Обязательно используйте реальные примеры, чтобы увидеть, как каждая система будет работать для ваших нужд. Отличная помощь - это шесть советов Idealware для навигации по демо-версии поставщика.

Ранжируйте системы против вашего списка пожеланий - причудливые и основные потребности и высокую стоимость по сравнению с доступными - и выберите правильная система для вас

Возможно, вы сможете приобрести свою новую систему с помощью кредитной карты в Интернете, но у более крупных систем может быть контракт, который необходимо обработать и подписать.

Berry сказал: «Иногда вы можете сразу начать использовать свою новую систему, в то время как другие системы должны быть настроены. DonorPerfect Online хорошо известен для настройки системы перед запуском, в то время как другие системы, такие как GiftWorks, просты в использовании начиная с выхода.

Некоторые системы создадут необходимость нанять консультанта для настройки ».

Берри также предлагает эти статьи на сайте Idealware:

• Четыре принципала в выборе системы управления донорами > Десять общих ошибок при выборе баз данных доноров