Почему Petty Cash важна для ваших бизнес-финансов

Мелкие деньги не такие, как раньше. В те дни, когда мы платили за все операции малого бизнеса наличными, необходимо было быть намеренным отслеживать эти транзакции. В 21 веке у нас есть лучшие способы заплатить за покупки для малого бизнеса и отслеживать их. Но концепция «мелкой наличности» по-прежнему важна.

Что такое мелкая наличность?

Мелкие деньги описывает мелкие транзакции бизнеса.

Термин «мелкий» используется, потому что он является небольшим (мелким) количеством наличных или денежных операций. «Петти» не так уж и мал, поэтому подумайте об этом как о небольших суммах, которые вы можете не думать о отслеживании. В этой статье мы будем использовать термин «мелкие денежные средства» для включения различных операций малого бизнеса.

Например:

• Покупка кофе для офисного кофеварщика
• Оплата платных или парковочных метров
• Обращение сотрудников к пицце, чтобы отпраздновать достижение
• Покупка небольшого подарка по дороге на деловую встречу.

Почему мелкие деньги важны?

Мелкие денежные операции складываются. Не документирование и отслеживание этих небольших покупок может означать, что многие потенциальные бизнес-расходы остались невостребованными, например, выбросить их.

Давайте рассмотрим несколько примеров:

• Если вы используете чашки Keurig для своего офисного кофе, даже если вы покупаете дешево и навалом, это будет стоить вам около 26 центов за чашку. Для среднего сотрудника, пить кофе, это две чашки в день раз около 200 дней в году, это более 100 долларов для этого одного сотрудника. Умножьте, что по количеству сотрудников и у вас большая сумма денег.
• Пицца на 10 человек может стоить 50 долларов. Если вы делаете это один раз в месяц, это 600 долларов в год. Недержание записи означает 600 долларов США в случае упущенных расходов.

Как регистрировать мелкие кассовые операции?

Вы можете записывать на слайдах или в листинге, в зависимости от того, что проще. Важно помнить, что каждая транзакция должна быть записана и должна включать:

• Дата транзакции
• Сумма транзакции
• Общее описание транзакции (например, «пончики для офисного собрания») < Вам не нужно записывать номер счета во время транзакции.

Когда вы пополняете мелкие деньги, совершайте транзакции по номеру счета и вводите их в свою бухгалтерскую программу.

Можно ли отслеживать транзакции с денежными наличными в Интернете?

Владельцы смарт-бизнеса в эти дни платят за бизнес-операции с бизнес-кредитными карточками или дебетовыми картами и приложениями. Вы можете отслеживать парковку с помощью приложения, и вы можете использовать автоматическую платную систему, чтобы исключить время, проведенное на полосе «только наличными» на платных дорогах. Конечно, оплата дебитом или кредитной картой вашего бизнеса облегчает отслеживание небольших расходов.Просто не забудьте отметить бизнес-цель на квитанции.

Что делать, если в моем бизнесе еще есть касса?

У многих предприятий есть мелкий денежный фонд в офисе, особенно розничные предприятия, у которых есть клиенты, которые платят наличными. Кассовый ящик используется для внесения изменений, а в некоторых случаях - для операций малого бизнеса. Обычно коробка начинается с баланса наличными, в подходящих номиналах. Затем, когда кассовый аппарат становится низким, он пополняется.

Если средства наличных денег используются для небольших покупок, храните журнал в поле, чтобы эти покупки могли быть записаны.

Как я могу убедиться, что все мелкие операции с наличными будут записаны?

Вы несете ответственность перед владельцем бизнеса за разработку политики использования мелких денежных средств, мониторинг мелких операций с наличными деньгами и обеспечение того, чтобы сотрудники ответственно использовали мелкие деньги. Некоторые возможности:

Предоставить доверенным сотрудникам бизнес-дебетовую карту и потребовать от них подробных сведений о деловых целях для всех своих дебетовых покупок.

• Требовать от сотрудников, которые используют свои автомобили для бизнеса, иметь толлинговый трекер. Вы можете предоставить его и получить детали. Для проверки бизнес-целей вам понадобится сотрудник.
• Если у сотрудников есть смартфоны для бизнес-использования, попросите их включить приложения для захвата квитанций на фото или для отправки их в ваш бухгалтерский отдел.
• Bottom Line on Petty Cash:

Настройка и отслеживание мелких денежных средств должна быть частью общей системы ведения учета для вашей компании.

Помните, что если вы его не запишете, вы не можете отчислить его как бизнес-счет. Убедитесь, что вы используете все эти мелкие операции с наличными, поэтому вы можете требовать более законные бизнес-расходы и снизить свои бизнес-налоги.