Руководство по шаблонам счетов-фактур для фрилансеров

Когда я нанимаю новых писателей (которые я иногда делаю для объемной работы), мне часто приходится объяснять им, насколько простой счет-фактура может быть. Трудно читать тон в некоторых электронных письмах, но я думаю, что некоторые из них могут впасть в панику, когда я скажу, что мне нужен счет-фактура. Не нужно паниковать!

Для чего им это нужно?

Счет-фактура служит нескольким целям. Это не просто катализатор, который заставляет вас платить, хотя я бы рискнул сказать, что это роль №1, да?

Но этот счет часто требуется покупателю по другим причинам. Им нужна эта запись. Им нужно доказать, что они платили вам, часто, чтобы они могли списать ваш платеж. В мои годы написания у меня был только один клиент, журнал, который не нуждался в счете-фактуре. Я не уверен, почему и как им это удалось.

Виды счетов-фактур / программного обеспечения

В оригинальной статье, которую я написал о счетах, я заявил, что я просто придерживаюсь документа Word. Если у меня будет время, я поменяю его на PDF, но это не всегда происходит. Другой распространенной практикой, которую я видел, является использование электронной таблицы Excel для создания счета-фактуры. Но одно важное соображение, о котором я тогда не упоминал, - это множество программ бухгалтерского учета. Из-за доступных возможностей для малого бизнеса, таких как Freshbooks или Quickbooks, вам, возможно, никогда не придется самостоятельно создавать счет-фактуру. Я слышал замечательные вещи об этих приложениях, но еще не проверял их.

Мысли? Не забудьте оставить мысли в своем блоге о теме.

Что включать

После этой оригинальной статьи я уточнил некоторые из наиболее важных частей письменного счета. Это, конечно, проб и ошибок.

• Ваше имя и почтовый адрес должны быть на самом верху, чтобы проверка могла быстро дойти до вас, и чтобы вы не отправляли электронное письмо через неделю с просьбой об этом.
• Включите логотип для целей брендинга (если он у вас есть).
• Дайте счет-фактуру! Некоторые компании и издатели имеют обязательный период ожидания в вашем счете-фактуре - 30 дней, даже 60 дней, - и вы хотите, чтобы там была правильная дата. Опять же, это все об избежании задержки платежа.
• Если вы выполняете несколько проектов для этого клиента, назовите их! Используйте некоторую формулировку, которая обозначает этот проект от того, который был до него или после него. Он будет ограничивать путаницу и (вы уже догадались), чтобы вы заплатили вовремя.
• Очистить платежные инструкции. Если вы хотите проверить бумагу, должны ли они быть представлены вам или вашему бизнесу? Если вы хотите оплатить Paypal, то, во что бы то ни стало, укажите соответствующую информацию.
• Некоторые крупные компании и издатели будут ссылаться только на ваш счет-фактуру по номеру счета-фактуры. Иногда они даже диктуют это число или условные обозначения вашего номера.Если нет, я просто использую дату: Счет № 112811.
• Вышеупомянутое представляет пару лет счетов-фактур. Обязательно ознакомьтесь с основными сведениями о том, что включить в свой счет.

Советы для счетов-фактур

Я слышал от некоторых клиентов, что они не обязательно нуждаются в длинной детализации, которую я включил в прошлые счета-фактуры. В то же время я столкнулся с клиентами, которые просят меня разбить свой счет на очень конкретные части.

Когда дело доходит до создания счетов-фактур, важно иметь в виду, что вы не делаете никаких денег, делая это. Итак, держите его простым и быстрым. Мне нравится эта идея с четверга Брэма в «Женщины по письму». Она говорит, что она делает счета в наборах в один день недели. Вы также можете создать шаблон, сохранить его и повторно использовать.

Вот несколько советов:

1. Придерживайтесь того, что вы знаете. Я не знаю многих авторов, которые не могут использовать Microsoft Word и / или Publisher во сне, поэтому рассмотрите возможность использования одного из шаблонов, поставляемых с этими программными системами, для создания вашего счета.

2. Марка. Вы хотите, чтобы этот работодатель помнил вас в будущем, если у них есть другие позиции для записи. Если у вас есть логотип или даже определенный шрифт, цитата или макет, который является уникальным для вашей конкретной услуги, подумайте о том, чтобы использовать его в своем счете. По крайней мере, вы должны указать свое имя, адрес и другую идентифицирующую информацию в заголовке вашего счета.

3. Предоставьте подробную информацию. Основная часть счета-фактуры должна подробно описать предоставленную вами услугу. Если вы завершили обслуживание почасовой ставкой, обязательно перечислите отработанные часы. Если вы выполнили проект на странице или в одном слове, укажите эти данные. Вы хотите точно указать, что вы сделали, как и на какое время.

4. Вытащите его. Включите столбец с каждой загрузкой, который ссылается на вашу ставку (то есть, цента на слово или доллары в час), а затем выведите ее в колонку с общими расходами. Это не только помогает устранить математические ошибки или опечатки, но также предоставляет клиенту простой способ оценить стоимость найма на будущую работу!

5. Полужирный. Сделать большую сумму легко для отдела бухгалтерского учета; может быть, вам заплатит все это намного быстрее!

6. Приведите свои термины. Надеемся, что это не будет сюрпризом для вашего клиента, так как условия обычно обсуждаются заранее. Независимо от того, о чем вы согласились, нежно напоминайте своему работодателю, добавив рекламный ролик на один-два предложения в общей сумме. Пример: общая сумма за 10 дней.

7. Корректура. И снова проверьте! Сейчас не время выходить из космоса и потерять потенциальную будущую учетную запись. Убедитесь, что ваш счет был таким же совершенным и безупречным, как и ваш проект, прежде чем включать его.

8. Получайте деньги. Отпразднуйте свой успех!