Как просмотреть работу подчиненных

Когда вы назначаете работу подчиненным, вы отслеживаете многие аспекты их прогресса, но вы в основном обеспокоены тем, правильно ли выполняется работа и что сделано вовремя.

Завершить работу вовремя

Чтобы выполнить свою работу вовремя, проще всего контролировать. Это потому, что время легче измерить, чем качество. Вам необходимо установить четкие требования, включая контрольные точки и сроки, но также необходимо обеспечить некоторую гибкость.

Планируйте свои расписания или планируйте их расписания, чтобы включить некоторое время ожидания. Там всегда будут какие-то непредвиденные события, поэтому разумно строить хотя бы небольшое сокращение графика. Количество слабины, которое вы разрешаете в своем графике, будет варьироваться от человека к человеку с более старшими и талантливыми людьми, нуждающимися в меньшей слабине.

Использование отчета о проделанной работе для отслеживания расписания

Наиболее распространенный метод отслеживания того, выполняется ли работа вовремя, - это периодический отчет, обычно выполняемый еженедельно для небольших проектов и на ежемесячной основе для крупных проектов. Когда ваши подчиненные подают письменные отчеты о проделанной работе, один из пунктов, на которых они будут сообщать, - это соблюдение графика. Одним из распространенных методов, используемых для быстрого указания статуса, являются цвета стоп-сигналов. Если проект по расписанию, они будут показывать зеленый символ. Если проект опаздывает, он будет показывать это как красный символ.

Иногда желтый также используется, чтобы указать, когда есть небольшая проблема, которая не является достаточно серьезной, чтобы гарантировать красный цвет.

Вы также хотите, чтобы они сообщали все, что блокирует их прогресс. Этот раздел должен включать то, что они пытались очистить блокатор и результаты этих усилий. Если они запрашивают помощь у вас или у кого-то вне их сферы, это должно быть четко указано.

Не забудьте также включить их в свои достижения. Если они сделали что-то, что очистило блокатор, предотвратили проблему или каким-то другим способом помогли сохранить график неповрежденным, что следует отметить в их отчете о ходе работы.

Наконец, в отчете о ходе работы должен отображаться процент завершен, план по сравнению с фактическим. Большинство проектов вначале имеют очень небольшой прогресс, затем они резко расширяются, и в конце проекта снова идет медленный прогресс. Расписание проекта, которое вы и ваш сотрудник разработали, должно учитывать это. Независимо от того, учитывали ли вы это в расписании, вам нужно оценить прогресс, о котором сообщает сотрудник. Процент запланированного завершения должен отражать, в общем, сколько времени, отведенного для проекта, прошло. В проекте с трехмесячным графиком работник должен сообщить о запланированном полном проценте примерно 1/3 в конце первого месяца.Если бы они сообщили, что число намного меньше или намного больше, вам было бы разумно выглядеть немного глубже. Кроме того, вам нужно судить о точности того, что они сообщают, для фактического процента завершения. Основываясь на ваших знаниях проекта и его общем статусе, вы можете судить о том, является ли тотальный процент, о котором сообщается сотрудником, точным или нет.

Например, если они сообщают о запланированной полной цифре 60% и фактическом полном проценте 65%, но вы знаете, что проект страдает от трудностей, вам следует более подробно изучить отчет.

Получить правильную работу

Труднее измерить и контролировать, правильно ли работает ваш работник. Это потому, что сложнее определить и количественно определить, что означает «сделано правильно». Здесь, опять же, как и в графиках, вам необходимо установить четкие и конкретные ожидания и цели. И хотя при расписании вы допускаете некоторую гибкость и слабину, вам нужно быть менее гибким в отношении качества. Хорошо, хорошо.

Не упускайте из виду вашу цель. Когда мы говорим о «правильном», помните, что вы идете «отлично», а не «совершенным». И не забудьте сосредоточиться на результатах, а не на процессе.

Отслеживание прогресса при правильном выполнении

Лучший способ отслеживать прогресс ваших сотрудников в отношении правильной работы - это частые встречи и либеральное использование «показать и рассказать». Когда сотрудник сообщает о значительном прогрессе, попросите их показать вам, что они сделали. В начале проекта работа может быть немного грубой и только частично завершенной. Этого можно ожидать. Однако со временем демонстрации работника должны показать прогресс, когда работа станет более гладкой и более полной.

Ключ во время этих качественных обзоров заключается в том, чтобы убедиться, что оценка сотрудника по качеству проделанной работы соответствует вашим собственным. Например, если вы просмотрите проект наполовину, а работник указывает, что качество работы находится на этом уровне, вам необходимо убедиться, что вы согласны. Если вам кажется, что качество работы, проделанной до этого момента, по-прежнему является грубым и предварительным, вам нужно обсудить разницу с сотрудником и сбросить их ожидания. Если вы этого не сделаете, когда они подумают, что они достигли конечного качества, вы, вероятно, оцените, что работа умеренно закончена.

Bottom Line

При просмотре работы, которую вы делегировали подчиненным, помните, что вы по-прежнему несете ответственность за свою работу. Поэтому убедитесь, что работа выполнена вовремя и выполнена правильно, как обсуждалось выше. При первом признаке трудности вам необходимо вмешаться и настроить стандарты сотрудника, чтобы они соответствовали вашим собственным.