Как организовать свою файловую систему

Время, необходимое для организации вашей системы регистрации, имеет решающее значение. В то время как всем хотелось бы иметь безбумажный офис, реальность такова, что многие малые предприятия все еще нуждаются в хранении бумажных документов, таких как счета-фактуры, квитанции и т. Д., И иметь возможность легко извлекать их по мере необходимости.

Соблюдение квитанций должным образом имеет особое значение; несуществующая или грязная система подачи может добавить дни дополнительных усилий в период подоходного налога, поскольку вы не хотите упускать налоговые вычеты из-за отсутствия квитанций.

И если ваша компания всегда подвергается аудиту, и вы не можете предъявить требуемые документы в поддержку своих расходов, ваши претензии, скорее всего, будут отклонены и ваша налоговая декларация будет переоценена.

Как владелец малого бизнеса, вы должны быстро и легко работать на своем столе. Хотя настройка системы подачи бумаги затруднена, это довольно простая задача, которая может быть упрощена благодаря нескольким советам и трюкам подачи.

Как организовать свою систему регистрации

(1) Посидите за письменным столом несколько минут и выясните, где вы будете инстинктивно искать вещи.

У меня есть ящик справа от моей рабочей станции. Когда я впервые создал свою систему подачи, у меня ничего не было. Когда я буду искать ручки, скрепки или мой степлер, это было первое место, которое я бы посмотрел, хотя я знал, что он пуст. Поэтому, естественно, я помещал в этот ящик ручки, скрепки и степлер. Для меня это был естественный дом для этих предметов.

Каждый будет относиться к этому по-другому, и то, что работает для одного человека, может не работать для другого. Возьмите несколько минут, чтобы сесть в основное рабочее пространство и добраться до оборудования, предметов снабжения и файлов. Это поможет вам создать идеальное место для подачи этих предметов для вас лично.

(2) Теперь, когда вы знаете, где вы, естественно, будете искать информацию, вы должны определить, будет ли лучшая для вас система алфавитной, числовой или тематической подачи.

Как вы организуете свои документы для подачи категорий (например, расходы, финансовые, маркетинговые)?

Как вы можете найти деловые документы, связанные с расходами, такие как банковские выписки, счета за коммунальные услуги, расписки в офисных расходах, журналы пробега автомобиля и т. Д.? Как насчет информации о клиенте - вы ищете вещи в соответствии с именем клиента? По ссылочному номеру? Это важный шаг, так как он определит, как вы выберете свою систему подачи. После того, как вы определите, какие категории вы будете использовать, решите, нужно ли вам идти дальше и создавать подкатегории. Сделайте это до , вы покупаете что-нибудь для своей системы подачи.

(3) Затем, грубо определите ваши потребности в хранении.

У вас есть большое количество файлов, к которым вы обращаетесь ежедневно?Вы еженедельно получаете доступ к своим файлам? Ответы будут определять, нужен ли вам держатель для настольных файлов, шкаф для подачи документов на два ящика, расположенный рядом с вашим столом, или четыре боковых шкафа для подачи документов по всей комнате.

Выбирайте внимательно. Позвольте росту, глядя на шкафы для хранения - купите что-нибудь, чтобы разместить в два раза больше файлов, которые, по вашему мнению, у вас будут сейчас. Это ограничит количество случаев, когда вам придется прибегать к реорганизации вашей системы регистрации.

(4) Инвестируйте в хорошую систему маркировки для ясности и легкого доступа.

Возможность чтения этикеток файлов кажется очевидной, но ясность в маркировке сэкономит вам больше времени подачи, чем вы можете себе представить.

Большинство компаний, создающих ярлыки, предоставляют шаблоны, которые интегрируются с самым популярным программным обеспечением для обработки текстов. Возможно, вы захотите рассмотреть одну из небольших систем создания ярлыков, которая теперь также может распечатывать отдельные почтовые ярлыки. Товары, которые выполняют двойную пошлину, обычно являются разумной инвестицией.

(5) Теперь вы готовы приобрести папки с файлами.

Лучшая инвестиция заключается в покупке цветных висячих папок (убедитесь, что включены вкладки с пластиковыми этикетками) и простых папок с файлами manila. Цветные висячие папки лучше всего подходят по двум причинам:

1. они легко доступны
2. , они позволяют легко распознавать категории

Например, если вы поместите все ваши файлы клиента в желтые папки с надписью, финансовая информация в синих папках и все, что связано с маркетингом в красных папках, вы можете легко увидеть, где вы должны искать определенный файл.

Simple Is Best

Принцип KISS применяется к настройке системы подачи, которая проста в использовании и удобна в использовании. Держите это просто возлюбленным! Широкие тематические категории позволят вам легко добавлять новые файлы по мере роста и устраняют необходимость обновления или реорганизации вашей системы подачи на регулярной основе.

Сохранение простоты также упростит интеграцию ваших бумажных и цифровых файлов в рамках вашей общей системы управления документами.

Безбумажный доступ, если это возможно

Если вы пытаетесь «ослепить» свой бизнес и сделать переход в «Офис без документов», вы можете сканировать расходные квитанции и хранить их с помощью другой цифровой учетной информации. Некоторые из новых приложений для бухгалтерского учета на основе облачных вычислений облегчают это благодаря наличию мобильных приложений, которые позволяют вам получать мобильную телефонную привязку квитанции о расходах и записывать ее на лету (см. «Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для канадских малых предприятий»).

Имейте в виду, что бумажные копии или цифровые изображения расходных квитанций обычно приемлемы для Канадского агентства по доходам (CRA) при условии, что они четко различимы. Если нет, CRA может потребовать увидеть исходные бумажные документы во время аудита или обычного запроса документации, поэтому оригиналы всегда должны храниться в течение установленного времени. (См. «Как долго я должен хранить свои бизнес-записи?» Для получения дополнительной информации.)