Как создать систему управления документами

Управление документами - это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла быть создана, совместно использована, организована и сохранена эффективно и надлежащим образом. Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

Для многих предприятий основной задачей управления документами является организация и хранение документов. Они хотят иметь возможность хранить документы организованным и безопасным образом, что позволяет легко находить документы.

В этой статье будет показано, как создать систему управления документами, которая делает именно это.

Если вы введете «управление документами» в любую поисковую систему, вы получите длинные списки «решений» для управления документами, многие из которых предлагают программное обеспечение или приложения, которые рекламируют преимущества наличия безбумажного офиса.

Программное обеспечение для управления документами или приложениями, однако, предназначены для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Проблема в том, что многим малым предприятиям приходится иметь дело со смешениями старомодных данных на бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

Одним из решений проблемы наличия смешанной среды данных будет использование системы формирования документов для преобразования всех документов вашего бизнеса в электронную форму. Но это слишком дорого и занимает много времени для многих малых предприятий.

Хорошей новостью является то, что вы можете использовать основы системы управления документами без покупки какого-либо специального программного обеспечения или прохождения оптовой обработки документов.

Система не должна быть сложной; вам просто нужно потратить некоторое время на планирование и реализацию.

Как создать систему управления документами

Настройка системы управления документами включает в себя три шага;

• создание плана управления документами,
• реализация плана управления документами,
• и последующего.

Первый шаг, создавая план, включает ответы на эти четыре вопроса:

1. Каковы правила создания документов?

Счета-фактуры, письма с напоминаниями о платежах, брошюры о продажах, электронная почта, балансы, электронные таблицы, отчеты. Все предприятия создают различные документы в процессе ведения бизнеса и ведения бизнеса. И чтобы все было организовано, всем предприятиям необходимо установить правила создания документов.

Например, существуют ли собственные шаблоны для некоторых стандартных бизнес-документов, таких как письма и счета-фактуры, и где они расположены?

Есть ли руководство по внутреннему стилю, которому нужно следовать?

Должны ли быть установлены даты и / или отметки времени?

Какие процедуры следует соблюдать для обмена или рассмотрения документов?

Для некоторых малых предприятий единственное, что важно для создания документа, - это то, где расположены шаблоны для различных деловых документов и способы их использования.Но если создание документа в вашем бизнесе связано с участием разных людей, просмотра или обновления документов, вам нужно будет потратить некоторое время на решение, как это сделать, чтобы обеспечить эффективность и последовательность.

2. Как мы будем хранить документы?

На этот вопрос есть два аспекта.

Первое включает в себя физические аспекты хранения. Даже если ваш малый бизнес хранит документы в шкафах, есть расходы, связанные с хранением; не только стоимость самих шкафов, но и стоимость времени, когда вы и / или ваши сотрудники записываете документы или отправляетесь на их получение. Фактически, наибольшая стоимость, связанная с хранением, для большинства малых предприятий, вероятно, является затратой времени, потраченного впустую, когда люди ищут документы.

Второй аспект хранения документов - организационный; как документы будут поданы? Ключом к подаче документов является соблюдение хороших правил управления файлами. Джилл Чонгва объясняет, как создать систему подачи для быстрой и эффективной подачи в «Освоение вашей файловой системы», в то время как 10 советов по управлению файлами объясняют, как сохранить файлы на вашей компьютерной системе организованными и актуальными.

Вам также нужно знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать устаревшие или готовые к переносу файлы на задний план в вашей системе управления документами?

В начале каждого года, например, я просматриваю различные файлы, связанные с работой на своем компьютере, отсеивая те, которые больше не являются текущими, и создают новые папки, помеченные по году и / или теме, перемещая файлы как необходимо.

То же самое можно сделать с бумажными файлами; нетрудно удалить старые (er) документы из папки файлов и ярлыков и создать новый с «Старым» в заголовке. Некоторые программы предлагают варианты автоматического архивирования. Например, Microsoft Outlook позволяет архивировать старую электронную почту.

3. Как упростить получение документов?

Этот вопрос является сердцем вашей системы управления документами. В опросе, проведенном Leger Marketing для Xerox Canada, владельцы и менеджеры канадских SMB в среднем заявили, что стоят $ 2, 152 в год для управления и хранения документов и около часа в день для поиска этих документов (globeandmail.com).

Еще раз, хорошие методы подачи могут пройти долгий путь к решению проблемы. Просмотрите статьи управления данными на этом сайте, чтобы вы начали. Например, если вы делаете такие вещи, как последовательно следовать соглашениям об именах файлов, описанным в 10 способах организации ваших цифровых файлов, например, документы будут намного проще найти.

И независимо от того, являетесь ли вы единоличным владельцем, работающим соло или владельцем бизнеса с сотрудниками, я рекомендую создать список местоположений файлов , который будет напоминать пользователям, где идут конкретные типы файлов - и где найти конкретные документы. Если ваш бизнес похож на большинство, не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, внутрисерверном сервере, в облаке или в бумажной форме, поданной в физическом месте, таком как шкаф для подачи документов.Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в списке местоположений файлов может быть:

Цифровые изображения / видео: компьютер (или сервер) - диск E: / фото - файл в соответствующей папке объекта
Бумажные фотографии: шкаф для хранения 3 - Фотографии - альфа по теме

Общие сетевые или облачные накопители должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и для подачи ящиков шкафа.

4. Как мы можем обеспечить безопасность наших документов?

Первая линия защиты для безопасности документов - это физическое обеспечение самих коммерческих помещений. Все предприятия должны иметь системы безопасности, такие как системы сигнализации, установленные - даже домашние предприятия.

Компании могут также нуждаться или хотят инвестировать в другие устройства безопасности, такие как оконные решетки / решетки, камеры безопасности и / или патрульные службы. Вы можете тратить все время на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить ваши электронные файлы, но это не имеет большого значения, если кто-то может просто бродить и красть ваш компьютер и сопровождающий жесткий диск.

Все шкафы для хранения должны быть запираемыми и удерживаться в закрытом состоянии по рабочим часам (и заблокированы во время обеда, если никто не будет надежно находиться в непосредственной близости).

Общие процедуры безопасности для электронных документов включают в себя резервное копирование документов на регулярной основе и хранение резервных копий документов где-то, кроме одного и того же жесткого диска, на котором находятся оригиналы документов. Off-site лучше всего защищать от того, что ваши бизнес-данные уничтожены стихийными бедствиями - еще одна причина, по которой облако идеально подходит для бизнеса. Дополнительные сведения о настройке и использовании эффективной системы резервного копирования см. В разделе Настройка успешной системы резервного копирования.

Малые предприятия с коллегами или сотрудниками, использующими одну и ту же компьютерную сеть, могут также захотеть ограничить доступ некоторых пользователей, чтобы они могли использовать или видеть некоторые из ресурсов сети. Например, у вас может быть сетевой или облачный общий каталог с именем «Учет», доступ к которому ограничен только для управления. Даже если пользователю разрешен доступ к ресурсу, например к приложению, определенные документы могут быть защищены паролем. Содержимое документов также может быть зашифровано, что делает их доступными только тем, у кого есть необходимый ключ шифрования.

Кража сотрудников - еще одна угроза безопасности данных. Малые предприятия с сотрудниками должны проверять факты и получать фоновые проверки для сотрудников в вопросах политики.

Внедрение системы управления документами

После того, как вы разработали свой план управления документами, ответив на вышеуказанные вопросы, вы готовы его реализовать, убедившись, что все ваши сотрудники знают детали системы управления документами вашего бизнеса и следуя соответствующим процедурам при создании, хранении и извлечении документов.

Кроме того, вы должны быть уверены, что каждый, кто обращается и использует документы в вашей организации, следует, выполняя такие действия, как именование и хранение документов соответствующим образом. Регулярно проверяйте проверку на предмет того, можно ли легко найти конкретные файлы и защитить их от несанкционированного доступа.

В течение дня вы можете настроить систему управления документами, но ее реализация со временем будет ключом к ее успеху. Награды огромны - они могут найти то, что вы хотите найти, когда захотите, и спокойствие.