Узнать, как купить бизнес-телефонную систему

Для большинства организаций самым важным элементом офисного оборудования является телефон. Телефонные системы бизнес-класса обычно начинают стоить несколько тысяч долларов, а цена увеличивается пропорционально увеличению размера системы и количеству функций, которые вы хотите.

Телефонные системы бизнес-класса, обсуждаемые здесь, предназначены для офисов с десятью людьми или более.

Какие функции вам понадобятся

Функции, которые приносят пользу вашему бизнесу и подключают ваш бизнес к миру, приведут к увеличению общей стоимости телефонной системы.

Продавец телефонной системы попытается продать вам все колокола и свистки (это их работа), но вам нужно посмотреть на каждую функцию и решить, добавит ли она значение вашему бизнесу или сэкономит вам деньги.

Основные функции

Вот некоторые из наиболее распространенных функций, доступных в бизнес-телефонной системе. Каждый бренд отличается, поэтому попросите продавца предоставить полный список опций.

Автосекретарь обычно занимает место регистратора, представляя абонентам список вариантов маршрутизации их вызова (например, «Нажмите 3, чтобы поговорить с кем-нибудь в Sales»). Он также позволяет абонентам напрямую набирать номер абонента.

Функции конференц-связи позволяют двум или более расширениям подключаться к общению в разговоре. Обычно по умолчанию два. Если вам требуется больше двух, задайте максимальное количество участников. Некоторые системы разрешают только внутренние расширения. Если вам нужны внешние конференц-вызовы, спросите об этом.
Автоматизированный каталог позволяет абонентам искать расширение сотрудника, введя первые несколько букв их имени.
Голосовая почта позволяет оставлять сообщения для сотрудников, которые недоступны или на телефоне. Некоторые системы могут перенаправлять сообщения голосовой почты на электронную почту сотрудника и разрешать отдельное стороннее оборудование голосовой почты взаимодействовать со своим оборудованием. В зависимости от цены, это может сэкономить вам деньги.
Удержание вызова - это возможность перевести вызов на удержание, когда пользователь посещает другие вопросы. Обычно включается в систему.
Переадресация вызовов дает пользователю возможность переадресовывать все вызовы на другое расширение или на голосовую почту временно.
Быстрый набор сохраняет часто используемые телефонные номера и позволяет пользователю набирать его нажатием кнопки или двумя кнопками. Это полезная экономия времени для часто называемых номеров.
Повторный набор позволяет последнему вызываемому номеру набираться одним нажатием кнопки.
Пейджинг позволяет пользователю говорить через систему общих адресов, чтобы вызвать сотрудника или давать объявления.
Music on Hold дает вашим абонентам что-то слушать, пока они находятся на удержании. Это может быть музыка или предварительно записанные сообщения, рекламирующие вашу компанию.
Back Up Power обеспечит альтернативный источник электроэнергии в течение 10-60 минут в случае отключения электроэнергии.

Расширенные функции

Расширенные функции добавят значительную стоимость всей системе и добавят текущую стоимость в течение всей жизни системы. Однако это может быть компенсировано сокращением обслуживания клиентов и экономией времени, которое они приносят.

Функция удаленного расположения позволяет простыми соединениями с удаленными офисами или удаленными офисами, просто набирая внутреннее расширение.
Find Me / Follow Me позволяет пользователям перенаправлять свой телефон по требованию на другой телефон, мобильный телефон, домашний телефон, секретарь и т. Д.
Интеграция с компьютерным телефоном (CTI) позволяет телефонной системе взаимодействовать с компьютерной системой. Примеры включают возможность щелчка пользователем номера телефона на экране и автоматического набора номера телефона (уменьшение неправильных номеров и экономия времени); или передача телефонного номера клиента компьютеру, когда он звонит, чтобы вытащить учетную запись клиента и отобразить его на экране для сотрудника перед ответом на телефон. Этот вариант очень дорогой.

Насколько велика Система должна быть

Следующий вопрос, на который вы должны ответить, - это то, где вы хотите использовать телефоны. В следующем списке указаны общие места, в которых вы хотите найти расширение телефона:

Ресепшн
Каждый офис
Факс
Терминалы кредитных карт, порты данных
Конференц-зал
Магазин / складской этаж
Общественные зоны (зал ожидания, коридоры, входные пути и т. Д.)

Затем вам нужно будет определить, сколько одновременных телефонных звонков будет поступать в офис и покидать его. Общее количество входящих и исходящих вызовов в любой момент времени - это количество строк (или соединительных линий), которые вам понадобятся.

Общие конфигурации: 3, 8, 12, 16, 24 или 48 строк. Большие системы имеют слоты расширения, поэтому вы можете добавить больше строк на более поздний срок. Не забывайте учитывать будущий рост (25% - это не редкость). Важно: если вы недооцениваете это, вызывающие абоненты получат сигнал занятости, если все линии используются.

Поиск дилера телефонной системы

Найти дилера не сложно. Во-первых, вы можете искать в Интернете «Телефонное оборудование и расходные материалы», чтобы найти ближайшего дилера.

Деловые и офисные технологии - это также хорошие места для начала. Мало того, что вы сможете встретить людей с продажами и поддержкой, но вы также можете попробовать систему.

Наконец, лучше всего спросить. Спросите, кого вы знаете, у кого есть бизнес с офисом. Вы также можете оценить их качество и уровень предоставляемого сервиса.

Расчет общей стоимости

Общая стоимость системы будет состоять из следующих компонентов:

Базовый блок / система - это блок, который управляет всей телефонной инфраструктурой.Стоимость зависит от количества имеющихся у вас функций, количества телефонных аппаратов, которые она может обрабатывать, и количества линий, поступающих от телефонной компании.
Наборы телефонов / настольных ПК - это устройства, которые сидят на столах или прикреплены к стене. Они бывают разных стилей, возможностей и цен. Цены могут варьироваться от $ 70 до $ 1 000. Примеры включают: базовые (самые дешевые), средние, исполнительные / элитные, ресепшнные наборы (самые дорогие) и единицы конференц-стола. Другие варианты включают гарнитуры hands-free и беспроводные соединения. Большинство телефонов являются собственностью и работают только с базовой системой от этого производителя. Если вы заменяете существующую телефонную систему, стоимость всех новых телефонов (если вы меняете бренды) может сделать обновление до следующей более высокой модели единственным доступным решением, которое у вас есть.
Электропроводка - это кровеносные сосуды организации и не должна быть изолирована. Если вы строите офис, установите дополнительную проводку и розетки в любой области, которая, по вашему мнению, может понадобиться для телефона в будущем. Стоимость будет составлять часть стоимости, если вам придется вернуться позже и пробить отверстия в потолках и стенах. Если вы устанавливаете его в здании с существующей проводкой, попросите дилера проверить проводку на совместимость, прежде чем подписывать контракт.
Установка и первоначальная настройка будет самой трудоемкой частью проекта. Телефонные системы не работают корректно и, скорее всего, должны быть установлены и первоначально настроены обученным специалистом. Чтобы как можно быстрее встать и работать, убедитесь, что это включено в контракт. Другие варианты, которые можно обсудить, - это техническое обслуживание, будущие модификации и обучение ваших сотрудников.

Выполнение окончательного решения

Окончательное решение лежит на ваших плечах. Продавцы телефонной системы могут быть агрессивными, но помните, что вы «клиент», и вы отвечаете. Чтобы получить лучшую цену за нужную вам систему, предъявите свои требования нескольким компаниям и дайте им возможность участвовать в проекте. Убедитесь, что вы получили подробное предложение, которое охватывает все области, описанные выше.

Вы не сможете сравнить сравнение яблок с яблоками, поэтому попросите, чтобы стоимость функций была указана отдельно (или детализирована, если они включены как пакет функций). Это позволит вам определить, что вызывает различия в ценах. Если вы все еще не уверены в четком лидерстве, попросите посмотреть демо на сайте существующего клиента. Наконец, сравните предложения и выберите тот, который соответствует вашим потребностям, позволяет расти, и, самое главное, вы чувствуете себя наиболее комфортно.