Как эффективнее управлять сверхурочной работой

Не только сверхурочное занятие считается одной из самых больших текущих расходов для большинства компаний, но правильное (или неправильное) управление сверхурочной работой может означать разницу между дорогостоящими судебными процессами, низким моральным состоянием и уязвимостью к изменениям в правилах сверхурочной работы.

В последние годы непростых экономических времен многие сотрудники стремились проявить себя в качестве трудящихся, которые не жалуются на работу немного дополнительного времени - без необходимости включать некоторые или все из них в свои расписания.

И многие работодатели либо молчаливо (или явно) поддержали это отношение. Эшли Динсдейл, покупатель для Macy's, которая работает более 50 часов в неделю, говорит: «Увольнения произошли в моем предыдущем офисе работодателя. Теперь я рано встаю и отправляю электронные письма, чтобы они знали, что я там. «

Однако предприятиям не следует воспринимать этот тип поведения как хорошую вещь. Закрывая глаза или поощряя такое поведение на лицевой стороне, могут иметь катастрофические финансовые последствия, если те же самые сотрудники решат преследовать иск о неправильной классификации или время работы без оплаты. По данным Национальной ассоциации юристов по трудоустройству, с 2004 года трудовые споры и выплаты заработной платы выросли на 77% (не случайно 2004 год был последним, когда DOL пересмотрел Закон о справедливых трудовых нормах). С новыми правилами сверхурочной работы на горизонте владельцы бизнеса должны ожидать см. еще одну волну наемных и трудовых споров.

Только в 2014 году Департамент труда приказал предприятиям по всей стране выплатить почти 241 млн. Долл. США за предыдущую зарплату из-за неправильной классификации работника (в попытке избежать выплаты сверхурочных), просьбы или поощрение сотрудников к работе более 40 часов в неделю без оплаты или поощрение сотрудников реагировать на электронную почту, тексты и телефонные звонки в нерабочее время - без оплаты.

От сотрудников EMS в Чарлстоне до работников здравоохранения в Санта-Барбаре, менеджерам в спортивных магазинах, ежедневно появляются новые судебные процессы.

Что вы можете сделать для более эффективного управления сверхурочной работой для защиты вашей компании и сотрудников? Эти четыре совета экспертов помогут вам избежать крупных ошибок и сюрпризов, когда дело доходит до управления сверхурочным.

1. Отслеживайте время сотрудника. Средний американский рабочий, по данным Бюро статистики труда, работает чуть больше четырех часов сверхурочной работы в неделю. Это 208 часов в год. Оценивая среднюю заработную плату в размере 21 долл. США в час, получая половину вознаграждения, общая сумма составляет 6 552 долл. США на одного сотрудника в год. С персоналом из 20 сотрудников, это $ 131, 040 в сверхурочных расходах в одиночку.

Что вы можете сделать, чтобы избежать неожиданностей, когда дело доходит до сверхурочной работы? Одним из самых больших доступных ресурсов является отслеживание времени в пути, которое включает в себя оповещения для информирования сотрудников и менеджеров о превышении пороговых значений сверхурочных.Отслеживание рабочего времени также позволяет менеджерам и владельцам бизнеса видеть и анализировать шаблоны в масштабах всей компании и на уровне отдельных сотрудников, когда дело доходит до сверхурочной работы. Является ли один сотрудник постоянным сбором часов сверхурочной работы каждую неделю? Связано ли это с нехваткой персонала, тяжелыми проектными нагрузками или работником, у которого есть дополнительное время на его или ее руках и пользуется репутацией? Благодаря большому графическому представлению о затраченном времени (и о том, как он распределяется по разным проектам) менеджеры могут принимать обоснованные решения, когда речь идет о ресурсах и сверхурочных. И не уклоняйтесь от часов отслеживания только для почасовых сотрудников.

Знание того, сколько часов каждый вклад вносит, имеет решающее значение для принятия разумных решений и перехода с предстоящими федеральными изменениями времени сверхурочной работы.

Отслеживание времени также позволяет избежать округления таймшетов (что обычно происходит невинно, но обычно приходится на пользу сотрудника). Американская ассоциация Payroll оценивает 10 минут на смену на одного сотрудника). Убедитесь, что выбранная вами система поможет вам с соблюдением DCAA и DOL, чтобы защитить себя от легкодоступных записей в случае государственных аудитов или трудовых споров.

2. Взгляните на классификацию сотрудников. Вам следует помнить, что если ваш сотрудник оплачивает работу, но составляет менее 23 660 долларов в год, вам все равно нужно платить сверхурочное время - и этот порог находится на грани резкого роста. Не говоря уже о том, что классификация сотрудника как освобожденного с зарплатой ниже 23, 660 долларов в год или в должности, которая не претендует на освобождение от статуса, просто для того, чтобы не платить сверхурочное время, не является разумной стратегией.

Значительная часть трудовых исков, которые росли с 2004 года, обусловлена ​​ошибочной классификацией и возмещением за выплату обратных платежей в овертайме за дополнительные часы без оплаты труда.

В целях осуждения в судах не имеет значения, произвольно ли вы произвольно неправильно классифицируете или невинно неправильно классифицируете сотрудников; это ваша работа в качестве работодателя, чтобы гарантировать, что классификация правильна для ваших сотрудников, - и не уклониться от попыток сократить расходы. Штрафы за неправильную классификацию не только включают в себя до двух лет обратных выплат за сверхурочную работу, но если вы считаете, что умышленно злоупотребили работником, вы должны три года. Чтобы убедиться, что ваши классификации соответствуют нюханию, регулярно оценивайте обязанности и отношения своих сотрудников с компанией и консультируйтесь с адвокатом в серых областях. Может быть, немного заплатить юридическую плату, но это крошечный пинч по сравнению с потенциальными последствиями.

3. Общайтесь с ожиданиями. Один из лучших способов получить контроль над сверхурочной работой - улучшить общение вокруг объекта. Делайте ожидания понятными для сотрудников, явно обучая менеджеров и сотрудников ожиданиям, и пресекайте почву любой практикой любого, кто не записывает сверхурочную работу «из доброты своих сердец». «Могут быть более негласные правила о том, когда записывать работу для почасовых сотрудников, чем могут реализовать менеджеры или владельцы бизнеса, но работа без оплаты по-прежнему является основанием для судебного разбирательства, даже если утверждение негласное.И независимо от того, насколько хороши сердца вашего сотрудника, работа без оплаты в конечном итоге съедает мораль и прозрачность внутри компании.

Особенно важно прояснить ваши ожидания в отношении технологий. Проверка электронной почты (и ожидание ответа сотрудников в нерабочее время) может показаться достаточно безобидной, но минуты складываются. Многие компании ожидают, что сотрудники будут доступны в нерабочее время для связи по электронной почте, но это было поддержано как work . Вы можете быть шокированы, чтобы узнать, сколько «часов» ваши сотрудники фактически регистрируют вне часов только по одной задаче. Кэтрин К. Джованни, президент Triangle Concierge, говорит: «Каждый пытается выжать 36 часов в 24-часовой день. В итоге, технология не помогает, потому что вы можете занять свой офис вместе с вами. Поэтому мы работаем все время. «Уточните ваши ожидания, связанные с электронной почтой, а затем убедитесь, что все - руководители и сотрудники - придерживаются стандартов, которые вы выкладываете.

4. Подчеркните крест-тренинг. В некоторых компаниях расходы на сверхурочную работу складываются быстро некоторые люди просто потому, что никто другой не может выполнять свою работу. Не только сверхурочное время складывается, но и узкие места развиваются, а пропускная способность некоторых сотрудников заканчивается, а другие в конечном итоге недоиспользуются. Подчеркните перекрестное обучение как можно больше, чтобы распространить бремя и позволяет различным сотрудникам вступать в проекты с увеличением рабочей нагрузки или возникновением чрезвычайных ситуаций. Эффективная перекрестная подготовка также может улучшить моральный дух, дать больше сотрудникам возможность участвовать в ключевых проектах и ​​облегчить некоторые бремя, возложенное на других сотрудников.

Крест-тренинг также позволит вам быть более гибкими с планированием. Слишком часто компании вынуждены планировать людей со специальными знаниями за счет значительных сверхурочных. В то время как невозможно - или идеально - переходить по всем обязанностям или наборам навыков - определение обязанностей, которые могут быть легко изучены несколькими сотрудниками, может резко сократить сверхурочные, одновременно повышая производительность и эффективность.

Сверхурочная работа может быть пронизана расходами и ловушками - но это не обязательно должно быть так. Упреждающее управление сверхурочным, избегая сюрпризов и подготовки к будущему, может сократить ваши расходы, защитить вашу компанию от судебных исков и улучшить моральный дух в масштабах всей компании.

О Эми Бейли

Эми наблюдает за всеми финансами, человеческими ресурсами и строительными операциями в TSheets. Она гордится Айдахо Вандал, который восемь лет провел в публичном учете с Coopers & Lybrand и более 20 лет как в государственных, так и в частных компаниях с высокими технологиями, таких как Extended Systems, ProClarity, Microsoft и Silverback. У нее двое детей и живет с мужем и английский мастиф по имени Скаут.