Как сделать ваши встречи менеджеров продуктивными событиями

Вам не нужно далеко ходить, чтобы найти статьи экспертов по управлению временем, исполнителей и других гуру и мудрецов, осуждающих собрания, и предлагая вам избегать, сокращать или иным образом отказаться от этих часто трудоемких корпоративных времени испорченные.

Тем не менее, иногда нам просто нужно встретиться. И да, есть замечательные советы экспертов по управлению временем, контролю над повесткой дня и правилам порядка.

Основное внимание здесь немного другое, предлагая некоторые проверенные и достоверные рекомендации, которые помогут менеджерам превратить пять общих типов встреч в безболезненные и продуктивные события.

Пять общих решений собрания

1. Устраните смерть обновлениями «Вокруг стола» . Вы знаете эту встречу. Уберите восемнадцать человек в комнате, а затем попросите каждого человека поделиться обновлением, которое обычно звучит как попытка оправдать свое существование и сделать дело для их закрепления в большом зале славы сотрудников. Руководители и старшие руководители, как известно, проводят эти встречи, наивно полагая, что это отличный способ для всех услышать, что происходит в фирме. В действительности, люди в основном настраиваются и сосредоточены на планировании собственного обновления, которое никто не будет слушать.

Вместо: Во что бы то ни стало, пообщайтесь со своими сверстниками, членами команды или ключевыми коллегами, но не поддавайтесь подходу «вокруг стола». Предоставлять информацию на основе исключения.

Публиковать релевантные новости, в том числе финансовые результаты, большие выигрыши или обновления клиентов по инициативам всей организации. Кроме того, распространите предложение для физических лиц на решение важных вопросов. Если что-то примечательное и не широко известное, кто-то должен его разделить. Если одной группе нужна помощь другой группы, поднимите запрос.

В противном случае не заставляйте всех участников участвовать.

2. Встречи по статусу в целом. Это могут быть жестокие убийцы времени, особенно когда они блокируются как повторяющиеся события и плохо управляются.

Вместо : никогда не звоните на собрание для чего-то, что вы можете посмотреть. Используйте технологические инструменты дня, чтобы ваши рабочие группы поддерживали текущее и видимое обновление статуса, где каждый может видеть его одним щелчком мыши. Если вы должны выполнить сокращение запланированного времени встречи пополам или использовать гибкие подходы и выполнять короткие «стоячие» сеансы. Будьте драконовскими относительно отвлечений и отвлекающих факторов, которые удлиняют эти сеансы. Сосредоточьтесь на статусе совместного использования и потребуйте от людей решения проблем за пределами этого форума.

3. Неструктурированные мозговые штурмы. Большинство встреч с мозговым штурмом настолько плохо облегчены, что мы в конечном итоге подавляем идеи, поддерживаем идею босса или создаем великолепные списки интересных вещей на пост-этом, которые никогда не слышатся и не встречаются снова.

Вместо этого: Работайте над определением темы «мозгового штурма» и делитесь ею с приглашенными перед сеансом. Соберите свой вклад и консолидируйте и опубликуйте его или разделите его без атрибуции идей. Используйте живое сеанс, чтобы перескакивать и основываться на представленных идеях, добавляя в список.

Сопротивляйтесь стремлению оценить идеи в этом сеансе. Включите другие методы, которые минимизируют давление социализации, например, написание мозга. И, прежде всего, консолидируйте идеи и создайте процесс для их оценки, а также закрепите их для упрощения групповой ссылки в будущих сеансах и ситуациях.

4. Обзор операций, которые делают инквизицию выглядеть ручным. Если вы когда-либо переживали сеанс, где лидер собрания - обычно руководитель - фокусируется на одной из борющихся функций или ищет слабое место в презентации каждого, а затем безжалостно реветет беспощадно, вы знаете, насколько разрушительным является этот формат. Не увековечивайте этот процесс.

Вместо этого: держать глубокие функциональные погружения и корпоративные проктологические экзамены частными и сосредоточиться на обмене ключевыми операционными индикаторами, проблемами и возможностями.

Групповое собрание - это не время или место, чтобы раздирать отстающую область или человека. Настройте последующую встречу на месте, но не подвергайте всех остальных видимому перекрестному допросу по этой проблеме. Не отступайте от ответственности за улучшение, а устраняйте жестокость и то, что приписывается публичному позору из вашего репертуара управления встречами.

5. Встречи, которые поднимают вопросы, требующие спонтанных решений. Как ни странно или по иронии судьбы, конференц-зал является одним из худших мест для принятия быстрых решений. Возникание проблемы в первый раз и призыв к решению ставит людей на место, и они будут возмущаться вами за использование этого подхода.

Вместо этого: Постоянно работайте над групповыми встречами, чтобы привлечь ключевых участников по вопросам и вариантам. Просите их вклад, предложите свои перспективы и работу, чтобы бросить общие интересы. Используйте форум встречи для проверки интересов заинтересованных сторон и определения их рекомендаций. Хотя вы еще не можете принять немедленное решение без каких-либо шагов или двух, вы укрепили бы свои рабочие отношения с вашей предсессионной работой.

Нижняя линия для сейчас:

Мы являемся общинными существами по своей природе и даже с помощью множества технологических инструментов, которые позволяют нам соединяться, не находясь в одном и том же месте, иногда это просто помогает быть лицом к лицу, лицо. Внимательно используйте это время и продемонстрируйте свое уважение к участникам, создав собрания, которые минимизируют инвестиции во времени и максимизируют качественный обмен информацией в не угрожающей среде.