Как разработать эффективную программу встречи

Повестка дня собрания - это список предметов, которые участники надеются выполнить на собрании. Повестка дня должна быть распространена среди участников за несколько дней до начала собрания, минимально 24 часа, чтобы участники имели возможность подготовиться к встрече.

В сочетании с протоколом собрания, документацией, которую участники получают после собрания, повестка дня - это план совещания и последующая отчетность о предыдущей встрече.

Когда вы разрабатываете повестку дня собрания, которое не запланировано на регулярной основе, следующие шаги помогут вам. Позже в этой статье вы увидите шаблон для регулярной встречи. Два типа встреч имеют сходные пункты повестки дня, но не совсем то же самое.

Разработка повестки дня встречи

Во-первых, укажите, нужны ли другие сотрудники, чтобы помочь вам спланировать встречу. Затем решите, что вы надеетесь выполнить, проведя собрание. Установите выполнимые цели для вашей встречи. Цели, поставленные вами, будут служить основой для эффективного плана встреч.

Как говорит Стивен Кови в Семь привычек высокоэффективных людей , «Начните с конца». Цель вашей встречи будет определять фокус встречи, повестку дня встречи и участников совещания.

Построение повестки дня составляет план собрания. Вы начинаете с главной цели или цели, которую вы пытаетесь выполнить, проведя собрание.

После того, как вы определились с вашей целью, вам необходимо определить, нужна ли вам помощь дополнительных сотрудников для планирования вашей повестки дня. Если да, предложите им присоединиться к вам.

После определения вашей общей цели вы или ваша команда должны принять следующие решения. В дополнение к цели или цели совещания каждый из этих пунктов фигурирует в повестке дня собрания.

• Необходимые участники для фактического собрания,
• Предметы, требующие обсуждения или действия, которые приведут к достижению цели или цели,
• Время, которое вы ожидаете от группы, потребуется для обсуждения каждый элемент,
• Дата и время встречи,
• Место, подходящее для всех участников, для встречи,
• Подготовка к собранию. Это будет включать в себя любое чтение, документацию, данные, протоколы заседаний с предыдущего собрания или любую другую подготовку, которая сделает вашу фактическую встречу успешной. Эта подготовка должна быть приложена к уведомлению о собрании и повестке дня, когда вы распространяете их на приглашенных участников.

В дополнение к вышеуказанным пунктам решения, стандартные пункты повестки дня должны включать:

• Рассмотрение цели, повестки дня и ожидаемых результатов собрания и продукта.
• Просмотрите протокол предыдущего собрания.
• Рассмотрение прогресса участников в отношении обязательств и элементов действий, сделанных на предыдущем совещании.
• Наблюдателю или руководителю записки необходимо рассмотреть обязательства, принятые участниками в ходе совещания в качестве окончательного пункта повестки дня.

Решите, кто должен участвовать в выполнении вашей повестки дня

После того, как вы решили, что встреча необходима для достижения вашей цели, вам необходимо разработать список участников.

Не каждый сотрудник может или должен участвовать в каждом собрании, но приглашение правильных участников повысит вашу вероятность успеха. Определите своих участников, задав себе такие вопросы, как следующее.

Повестка дня для регулярных встреч по расписанию

Не для каждой встречи требуется специальная разработанная повестка дня. Большинство сотрудников регулярно проводят встречи для своих департаментов или рабочих групп. У вас также есть команды и проекты, в которых вы участвуете.

В текущем проекте может не потребоваться разработка новой повестки дня для каждой встречи, но ваша команда будет хорошо обслуживаться, приняв стандартный подход к вашей встрече.

Регулярно запланированное собрание делится на три сегмента, каждый из которых имеет стандартные пункты повестки дня: информационные элементы, элементы действий и форвардное планирование.

Повестка дня

Информационные элементы

Элементы действий

Первичное планирование

Если вы будете следовать этим рекомендациям при разработке повестки дня вашей встречи, вы повысите вероятность того, что ваша встреча приведет к результатам.

В связи с Повесткой дня встречи

• Кто должен владеть решением, которое разрабатывает группа?
• Кто владеет процессом, который обсуждает группа?
• Кому нужно знать информацию, которую вы распространяете?
• Кто может предоставить данные и факты для принятия решений?
• У кого есть опыт или опыт, чтобы поделиться с группой?
• Кто должен поддерживать реализацию любых решений или задач?
• Кто должен предоставить разрешение или ресурсы для достижения результата собрания?
• Кто может выступать против реализации каких-либо решений или направлений?
• Разминка и приветствия. Рассмотрим короткий ледокол в зависимости от того, как часто встречается группа.
• Просмотрите цель, повестку дня, ожидаемые результаты и продукт.
• Просмотрите протокол предыдущего собрания.
• Предоставить соответствующую ведомственную и корпоративную информацию, необходимую команде.
• Проанализировать ход действий по пунктам действий, планам действий и обязательствам. Группа обзора прогрессирует по целям.
• Обсудить и принять решения по пунктам повестки дня для этого заседания.
• Определите следующие шаги.
• Определите цель, результаты и повестку дня для следующего совещания.
• Наблюдатель должен рассмотреть обязательства, взятые людьми во время встречи.
• Определите любую помощь, необходимую людям, не входящим в группу, и назначьте участников связаться.
• Отправлять минуты в течение 24 часов после собрания.

  Больше, связанное с эффективными встречами

  • Встреча и приветствие Встреча с ледоколом на обед
  • Разработка групповых норм
  • Примеры команд