Эксперт Консультация по планированию профессионального докладчика

Выбор основного докладчика, ведущего или конферансье для корпоративного или организационного мероприятия требует тщательного планирования и понимания целей встречи. Именно поэтому специалисты по планированию событий полагаются на опыт бюро ораторов.

В первой части этой серии я поговорил с Дайан Гудман, президентом The Goodman Speakers Bureau, Inc. об основных шагах по выбору и найму профессионального докладчика.

Дайан помогает организациям защищать ораторов с 1979 года. Она является признанным лидером в этой отрасли и работает, в частности, с национальными и международными корпоративными и ассоциативными встречами и конвенциями.

Диана продолжила свой разговор со мной, чтобы поделиться некоторыми ее взглядами и опытом о найме профессионального оратора.

О планировании найма профессионального спикера

Q: Дайан, вы рекомендуете, чтобы планировщики мероприятий сначала должны работать со своими внутренними руководителями для определения четких целей и сроков проведения встреч и планировать как можно раньше чтобы получить лучших ораторов - особенно основных докладчиков. Можете ли вы поделиться своими мыслями о том, почему это важно?

A: Как и все, мы хотим быть уверенными, что наше время используется наиболее значимыми способами. Мы не хотим идти по неверному пути с клиентом или докладчиком - и тогда не сможете попасть в график динамика, который выбирает клиент.

Чтобы избежать этого сценария, мы настоятельно рекомендуем, чтобы планировщики в начале процесса выбора динамиков получали своих руководителей на одной странице. Это можно легко выполнить, потратив 15 или 20 минут на лиц, принимающих решения, в начале процесса отбора, чтобы их отслеживали в письменной форме, чтобы подтвердить направление, которое вы принимаете.

Это в конечном итоге увеличит ценность планировщиков для исполнительной команды, представив ораторов, которые связывают цели и задачи встречи, а также общую стратегическую миссию и видение организации. Письменные обновления по пути также могут помочь, в зависимости от культуры и стиля вашей компании.

В: Можете ли вы определить три или пять наиболее распространенных типов запрашиваемых колонок и почему?

A: Абсолютно. Вот пять типов динамиков, которые каждый планировщик должен знать:

1. Мотивация: Неважно, хорошо ли это или плохо, люди всегда нуждаются в небольшой мотивации в своей работе и жизни. Встречи, которые имеют высокий уровень содержания, образовательный или ориентированный на обучение, требуют некоторого легкомыслия. То есть, когда юмористический мотивационный динамик или динамик типа edutainment используется и всегда хорошо принят … смех заставляет людей чувствовать себя хорошо, а также является отличным ледоколом.
2. Team Building: Когда компании реорганизуют, объединяют, приобретают или приобретают, им необходимо перестроить или укрепить внутренние отношения.Интерактивные программы создания команд помогают достижению этих целей.
3. Авантюрист: Истории о мужестве и решительности - одни из самых вдохновляющих. Аудитории находятся на краю своих мест, слушая этих невероятных людей.

1. Лидерство / Менеджмент: Какие характеристики делают великий лидер? Каковы последние тенденции в развитии управления? Как компании могут признавать и вознаграждать сотрудников за увеличение удержания сотрудников? Как компании могут быть более инновационными, чтобы оставаться конкурентоспособными? Это всего лишь несколько вещей, о которых хотят услышать руководители.
2. Generational: Хотя это не новая тема, она становится все популярнее, так как все больше поколений входят в рабочую силу. Это влияет на все типы групп от продаж и маркетинга до менеджмента и HR.

В: А как насчет найма артистов, которые будут служить ведущими? Какие типы организаций делают это и для каких типов собраний?

A: Речь идет о типе собрания, которое компания пытается создать, а не о типе компании, которая проводит собрание. Обычно группы, использующие MC, стремятся представить очень унифицированную встречу с отличным потоком и непрерывностью - иногда с прицелом на тему.

Часто встречи, посвященные тяжелым контентам, будут использовать конферансье как MC, чтобы облегчить атмосферу и сделать довольно сложную встречу довольно приятной. Мы видим множество различных типов встреч с участием конферансье как MC.

О тенденциях в профессиональном разговоре

В: Вы заметили какие-либо новые тенденции в выборе колонок? Например, есть ли переход к тому, чтобы отраслевые эксперты чаще выступали в качестве основных докладчиков?

Популярнейшие авторы бизнеса очень часто пользуются спросом. Похоже, что многие авторы, хотя и не все, попали в разговорную схему, как только их книга начинает получать известность. Кроме того, кажется, есть гораздо больший интерес к слушанию от успешных руководителей бизнеса и тому, что мы называем бизнес-гуру, те, кто там был, сделали это и сейчас говорят об этом.

Мы действительно работаем с отраслевыми экспертами, которые могут быть учеными или специалистами в данной области. Имейте в виду, что отраслевые «эксперты» не обязательно опытные профессиональные ораторы. Ваше бюро ораторов должно знать стиль, силу и слабость каждого отраслевого эксперта, как и любого другого эксперта, чтобы обеспечить надлежащее руководство.

В: Какие типы организаций выбирают экспертов над знаменитостями или узнаваемыми фигурами спорта и при каких обстоятельствах?

A: Это зависит скорее от того, какой тип встречи пытается создать компания. Интенсивные встречи или встречи для людей, которые должны были получить право на участие, будут использовать больше типов знаменитостей, чтобы вознаграждать участников «незабываемым» опытом. Более насыщенные или ориентированные на учебу встречи будут ориентироваться на большее количество экспертов отрасли и контент-докладчиков.

Мы видим, что очень хорошая тенденция к смешению типов колонок, которые компании будут использовать на своих различных встречах.Более планировщики рассматривают общую картину и используют контентные или отраслевые ораторы, а также мотивационные ораторы, а иногда и артисты, на более широком спектре собраний.

О найме профессионального спикера

В: У говорящих обычно есть какие-то особые требования (кроме оплаты их гонорара), о которых должны знать специалисты по планированию мероприятий?

A: Специфические требования каждого говорящего разные. Как минимум, планировщик должен нести ответственность за оплату авиабилетов, ночлег, наземный транспорт, питание и требования AV. Иногда у говорящего может быть фиксированная плата за проезд или требуется конкретная суточная плата за питание и непредвиденные расходы. Также могут взиматься сборы за конкретные раздаточные материалы или право на запись адреса или речи.

Колонки-докладчики должны предоставить какие-либо обширные требования к планировщику до принятия окончательного решения, чтобы не было никаких сюрпризов.

О вознаграждениях профессионального спикера

Вопрос: Какие виды сборов должны планировать планировщики мероприятий для бюджета для профессионального оратора? Есть ли способ помочь классифицировать диапазоны ставок для разных типов динамиков?

A: Хороший вопрос. Плата варьируется от нескольких тысяч долларов до более ста тысяч долларов. Спикеры установили свои сборы, и нет конкретных критериев или стандартов для того, как они это делают.

Давайте разложим три разных типа динамиков: профессионал, эксперт и знаменитость.

1. Профессиональные ораторы - это те, кто решил говорить на жизнь. На рынке есть тысячи этих типов динамиков. Мне нравится думать, что они основывают свои сборы на своем опыте, знаниях и умениях говорить, но часто это то, что они считают своей ценностью.
2. Экспертные докладчики - это те, кто говорит в результате своего опыта в данной области. Это не их основное призвание.
3. Знаменитости выступают именно так: знаменитости. Часто вы платите много денег, чтобы иметь знаменитость на платформе. Планировщик должен определить значение этого!

В: Плата за бюро ораторов включена в стоимость спикера? Должна ли планировщик событий планировать бюджетные сборы? Если да, то при каких обстоятельствах?

A: Обычно оратор оплачивает комиссию комиссию. Они делают это, потому что бюро обеспечило им участие и принимает на себя все материально-технические и договорные обязательства. Существуют исключения, как в любом бизнесе, и могут быть случаи, когда бюро может взимать плату за свои услуги при предоставлении таких услуг, как обширное исследование или стратегическое планирование для компаний или организаций.

О говорящих ангажированиях выступлений и докладчиках

В: Может возникнуть множество ситуаций, которые могут потребовать от оратора отменить участие. Какие шаги может предпринять планировщик событий для решения этой проблемы при заключении контракта с оратором?

A: Здесь отношения между бюро и спикерами действительно могут сделать мир различий, поскольку мы можем «сплотить» ораторов, чтобы помочь нам в чрезвычайных ситуациях.

Надеюсь, отмена произойдет с достаточным временем, чтобы найти сопоставимую замену. Но время, как правило, не на нашей стороне, когда отмена происходит.

Итак, когда планировщик узнает об отмене, они должны немедленно позвонить в свое бюро за «резервным» планом, даже если это всего за несколько часов до речи. Если это крупное мероприятие с более чем одним оратором, мы можем попросить одного из наших ораторов уже на мероприятии сделать «двойной долг». «Или, если мы знаем, что другой оратор географически находится поблизости, мы можем попросить его или ее сделать обход для нашего мероприятия и сохранить день.

Всегда есть решения; надеюсь, вы работаете с бюро, которое хорошо знает своих докладчиков, чтобы преодолеть эти неприятные проблемы.

Вопрос: Такой сценарий, вероятно, является одним из самых важных моментов для работы с бюро ораторов. Можете ли вы поделиться примером того, как вы защитили кого-то еще в последнюю минуту?

A: Мы были на месте, управляя докладчиками для крупного страхового клиента, который проводил стимулирующую встречу. Приблизительно 5 а. м. в одно воскресное утро мой сотрудник получил панический звонок от клиента. Один оратор, которого они заказали без нашей помощи, не появился. По-видимому, была проблема с перевозкой спикера, но никто не знал, что произошло.

Теперь у клиента осталась зияющая дыра в их повестке дня, где принадлежал первоклассник! Итак, нам нужно сразу же начать мозговой штурм идей замены.

Мы хорошо знали этого клиента и их аудиторию, и решили, что у нас есть идеальный кандидат на расстоянии. Мы позвонили в его офис, сотовый телефон, домой и его жена! Когда мы его нашли, мы объяснили ситуацию, и он согласился немедленно прийти на встречу. Как только он прибыл, мы провели короткую встречу с клиентом и рассказали о целях, и, не сказав больше, оратор вышел на сцену.

По завершении, оратор получил овацию от аудитории! Как оказалось, он, вероятно, был лучшим выбором для вступительного выступления, чем тот, кто закончил не-шоу.

Отношения действительно имеют значение!