Обновленные Руководящие принципы EEOC по программам оздоровления на рабочем месте

Одним из способов, с помощью которых сотрудники могут начать работать над целями личного здоровья, такими как потеря веса и снижение вредных привычек, является участие в программах оздоровительного обслуживания компании. Корпоративные оздоровительные программы пользуются популярностью, поскольку они, как было показано, предотвращают заболевания, снижают стоимость премий за здравоохранение и поощряют сотрудников вести здоровый образ жизни.

Однако работодатели должны помнить о правовом обновлении, касающемся рекомендаций Комиссии по обеспечению равных возможностей в области занятости (EEOC), которые влияют на управление программой оздоровительного обслуживания на рабочем месте.

Поскольку программы оздоровительного обслуживания на рабочем месте часто включают использование медицинских анкет, биометрический скрининг, оценки риска для здоровья и другие инструменты для оценки здоровья сотрудников; они могут представлять юридический риск для неправильного обращения с этой личной медицинской информацией.

Соблюдайте осторожность, чтобы защитить всю личную информацию о здоровье

На сегодняшний день единственным приемлемым использованием личной информации о медицинской информации во время велнес-программы является то, когда ее обрабатывают уполномоченные сторонние лица, такие как агентство страховой компании медицинского страхования.

Проблема начинается, когда член команды персонала или кто-то другой в компании, которая потенциально может идентифицировать сотрудника, получает доступ к конфиденциальным данным о здоровье сотрудников - либо по назначению, либо случайно. Это может стать причиной иска по нескольким антидискриминационным законам о занятости, включая Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), Закон об американцах с инвалидностью (ACA) или Закон о недискриминации генетической информации (GINA).

Если личная информация о здоровье (PHI) попадает в чужие руки, передается с использованием небезопасных методов (таких как электронная почта) или используется для принятия любого решения о включении или дисквалификации любого лица для работы , продвижение, прекращение или право на определенные виды группового охвата плана медицинского обслуживания - организация будет нести юридическую ответственность.

Повреждения, набегающие на десятки тысяч долларов, могут быть результатом такого нарушения данных.

Избегайте нарушений в отношении оздоровительных стимулов

В последнее время возникла еще одна проблема, связанная с оздоровительными программами, с использованием стимулов для сотрудников для участия в корпоративных программах. EEOC постановил, что, когда стимулы привязаны к программам оздоровления, для того, чтобы сотрудники либо участвовали в них, либо достигли определенных целей в области велнесса, программа дискриминирует тех, кто предпочитает не участвовать или не соответствует их намеченным целям. Стимулы, используемые таким образом, дискриминируют на основе инвалидности и генетической информации - факторы, которые сотрудники не могут контролировать.

Примером могла служить компания, предлагавшая денежный бонус для тех, кто согласился на обязательное биометрическое тестирование.Эта компания незаконно угрожала прекратить страховое покрытие или выпустить другие дисциплинарные меры для сотрудников, которые отказались от биометрического тестирования. Другие компании недавно оказались под огнем для повышения премий для сотрудников, которые имеют определенные заболевания, страдают ожирением, курят или не участвуют в оздоровительных программах.

Важно отметить, что оздоровительные программы, которые предоставляют стимулы для сотрудников на добровольной основе, такие как бонусы и подарочные карты и другие льготы, не являются дискриминационными в их подходе.

Компания должна, однако, предоставить всем работникам возможность участвовать в оздоровительных программах, если они того пожелают. Программы не могут быть принудительными, и сотрудники, имеющие определенные проблемы со здоровьем, не будут в центре внимания оздоровительных программ. Одним из примеров нарушения EEOC было бы обязательное обязательное для всех людей, страдающих ожирением, участие в программе, связанной с фитнесом, для того, чтобы оставаться на работе или получать пособия по страхованию здоровья.

Правила EEOC для руководства работодателями для корпоративных оздоровительных планов

Под влиянием неправильных представлений о программах оздоровления на рабочем месте EEOC издал некоторые окончательные правила для внесения поправок в правительственные постановления и предоставления дополнительных указаний работодателям. Эти правила предназначены для предоставления большей информации и ценности в отношении планов корпоративного благополучия. В соответствии с этими правилами, работодатель должен быть в состоянии избежать любых возможных судебных процессов или нарушать правила ACA, ADA, GINA или EEOC.

1. Сотрудники никогда не должны быть вынуждены участвовать в спонсируемых компанией программах оздоровления.

Все работодатели могут поощрять, продавать и делиться информацией о программе оздоровления компании. Тем не менее, он не может быть принужден ни к какому служащему, ни к сотрудникам, чтобы его беспокоили об участии. Даже если им необходимо участвовать в связи с проблемами со здоровьем, сотрудники должны добровольно участвовать во все времена.

2. Если сотрудники отказываются участвовать, им не может быть отказано в медицинском страховании или возможность выбирать из доступных планов медицинского обслуживания, предлагаемых их работодателем.

Ни один работодатель не имеет права отказывать в выплате пособий по групповой медико-санитарной помощи в соответствии с Законом о доступной помощи, просто исходя из выбора работника либо участвовать, либо не участвовать в оздоровительной программе. Это включает программы прекращения курения, программы по снижению веса и любые другие оздоровительные инициативы, которые влияют на здоровье сотрудников. Кроме того, работодатель должен предлагать одни и те же групповые планы всем подходящим сотрудникам.

3. Все работодатели должны четко указать в письменной форме виды медицинской информации, которые им потребуются, как будет использоваться информация, кто будет иметь доступ к PHI и как раскрытие информации ограничено.

Как указывалось ранее, информация о персональном здоровье может быть собрана несколькими способами, включая личные оценки здоровья, биометрические скрининги здоровья, велнес-ярмарки и даже медицинские претензии. Использование PHI очень ограничено и должно быть четко сообщено сотрудникам при участии в любой оздоровительной программе. Заявление должно быть опубликовано, и сотрудники должны его подписывать, давая разрешение стороннему поставщику услуг по ведению здоровья и медицинской страховой компании использовать эту информацию в интересах сотрудников.

4. Работодатели никогда не могут возместить возмездие против любого сотрудника, который решает отказаться от участия в корпоративной программе оздоровления компании.

Это одно дело, что работодатели должны быть осторожны, чтобы не нарушать. Ни один работодатель не может принуждать, угрожать, запугивать, преследовать, наказывать, смущать или иным образом пытаться принуждать любого сотрудника или их иждивенцев к участию в оздоровительной программе. Все сотрудники и их иждивенцы, имеющие право на участие, должны быть свободны для участия добровольно, и они могут прекратить эту деятельность в любое время без каких-либо ответных действий со стороны работодателя.

5. Компания может не предлагать стимулы участвующим сотрудникам, стоимость которых составляет более 30 процентов от стоимости самоокупаемой версии плана медицинского обслуживания (на основе здорового 40-летнего члена).

Здесь все может стать немного сложным, потому что многие компании предлагают некоторые стимулы для сотрудников, которые добровольно участвуют в корпоративных оздоровительных программах. Стимулом могут быть денежные средства, бонус, специальный подарок, пригодное для носки приспособление для фитнеса, членство в тренажерном зале или любой другой тип стимула - при условии, что он не превышает значения вышеуказанных рекомендаций. Другими словами, не делайте программу оздоровления исключительно о получении стимула, а об участии и здоровом образе жизни.

Дополнительные рекомендации по управлению оздоровительными программами

Ваша оздоровительная программа должна быть доступна для всех сотрудников, независимо от их текущего или будущего состояния здоровья. Это означает, что вам необходимо разместить сотрудников на всех уровнях, в том числе тех, кто уже ведет здоровый образ жизни и тех, кто борется из-за других факторов. Например, у вас может быть работник, у которого есть проблемы со здоровьем, и он должен терять вес, но работник не может ходить хорошо или покататься на велосипеде. Удостоверьтесь, что есть внутренняя пешеходная зона с поддержкой, такой как перила или стулья, чтобы предоставить сотруднику дополнительную мобильность.

Еще одна вещь, о которой следует помнить, - это если сотрудники делятся своей личной медицинской информацией, возможно, после процесса оценки или после посещения врача для ухода. Не вступайте с сотрудником в отношении PHI и не поощряйте сотрудников делиться своей медицинской информацией на работе. Однако, если у вас есть программа поддержки, разрешите сотрудникам делиться со своими сверстниками в более контролируемой и конфиденциальной обстановке. Никто не знает, кто может слушать личные разговоры на работе, и это может повлиять на менеджера, чтобы относиться к работнику дискриминационным образом (например, с точки зрения повышения или продвижения по службе).

Наконец, минимальная информация должна быть получена от сотрудников во время любых личных оценок здоровья, во время льготных открытий и при участии сотрудников в биометрических экранах. Нарушение EEOC может происходить невинно, просто попросив слишком много информации о здоровье от сотрудника в защищенном классе. Обязательно ознакомьтесь с рекомендациями EEOC, чтобы понять, что сторонние лица могут попросить участников оздоровительного процесса и проинформировать всех сотрудников с помощью формы раскрытия формы велнес-программы.Вся информация должна храниться в строжайшей конфиденциальности и никогда не передаваться по электронной почте или другим цифровым форматам. Каждый год все сотрудники должны обновляться о правилах программы велнес-программы и подписываться на ежегодную форму, в которой говорится, что они добровольно участвуют в этом мероприятии.

Хранение работников здоровым во время праздника

Каждый год, в начале еще одного насыщенного курортного сезона, многие работодатели думают о том, как помочь сотрудникам получить максимальную отдачу от своих оставшихся пособий сотрудникам за год и начать оздоровительные цели на следующий год.

Возможно, ваша организация может напоминать сотрудникам о преимуществах участия в корпоративной программе оздоровительного обслуживания. Это также время, когда многие участвуют в своих годовых выгодах либо через предложения группы работодателей, либо на рыночную биржу. Хорошее время для обмена информацией о здоровье с сотрудниками, обновления их на преимуществах, на которые они имеют право, и даже на проведение оздоровительной ярмарки. Это также может быть хорошим временем для бесплатного скрининга здоровья и прививок от гриппа для сотрудников.

В любом случае, обязательно предоставляйте письменную информацию всем сотрудникам и отправляйте еженедельные напоминания по электронной почте, чтобы помочь сотрудникам сделать правильный выбор для своих личных нужд. Если у вас есть сотрудники, которые заинтересованы в программе оздоровления, направьте их в центр контактного лица для администратора вашей программы. В некоторых случаях это может быть сторонний агент по страхованию здоровья или независимая велнес-компания.