Оплата наличными сотрудникам и независимым подрядчикам

Некоторые виды бизнеса делают большую часть своих продаж наличными. Многие из этих «денежных предприятий» также платят своим сотрудникам и работникам, не являющимся сотрудниками, наличными.

Хотя неплатежеспособно платить сотрудникам и независимым подрядчикам наличными, это не является хорошей деловой практикой по многим причинам. Некоторые компании используют наличные деньги для оплаты сотрудникам в попытке избежать уплаты налогов на заработную плату, а некоторые сотрудники требуют выплаты наличными, чтобы уклониться от подоходного налога.

В этой статье рассматриваются юридические и налоговые вопросы и федеральные законы, касающиеся налогов на прибыль, налогов на заработную плату и других налоговых вопросов.

Начисление заработной платы и налоговые вопросы при оплате сотрудниками в наличных деньгах

• Работодатели должны удерживать налоги на заработную плату (налог на прибыль и налог с физических лиц и FICA (Social Security / Medicare)) от оплаты труда сотрудников;
• Работодатели должны также сообщать и оплачивать эти налоги на заработную плату, в том числе как служащий, так и долю работодателя в налогах FICA, в IRS
• Другие налоги на занятость должны оплачиваться на заработную плату сотрудников, включая налоги на безработицу и компенсационные фонды государственных служащих платежи
• Работодатели должны сообщать о доходах сотрудников по форме W-2 каждый год. Это включает денежный доход.
• Работодатели должны проверить право на работу новых наемных работников, используя форму I-9 или систему E-Verify. Эта проверка ставит работника в федеральную систему, и если эти сотрудники оплачиваются наличными, межсетевые проверки агентств могут выявить попытки избежать налогов на заработную плату, заплатив наличными.

Влияние денежных платежей на сотрудников

• Сотрудники, уплачиваемые наличными деньгами, у которых нет удержанных налогов FICA, лишены доходов от социального страхования, которые могли быть использованы при расчете их потенциальных пособий по социальному обеспечению.
• Аналогичным образом, сотрудники, которые не являются «на заработную плату», не имеют права на компенсацию работникам или пособие по безработице.

CPA Гейл Розен говорит об оплате сотрудниками наличными:

Платные работники незаконно наличными могут привести к серьезным проблемам в дополнение к налоговым проблемам. Когда работник «не находится в книгах», вы можете внезапно иметь условные обязательства, которые могут быть действительно катастрофическими.
Если работник получает травму на работе и приземляется в больнице, их спросят, пострадали ли они на работе. Если травмированный работник ответит «да», тогда они будут покрыты за вознаграждение работников. У вас серьезные проблемы, если вы не заплатили компенсацию работникам, потому что вы заплатили им наличными. То же самое справедливо и для того, чтобы не платить в фонд инвалидности и безработицы. Если, например, вы увольняете работника и подаете заявление на безработицу, тогда у вас будут аудиторы, стучащие в вашу дверь.

Оплата детям, супругам или членам семьи в денежной форме

Заработная плата детей в возрасте до 18 лет, которые работают в вашем бизнесе, облагаются налогом на удержание, начислением заработной платы и налогами на работу в качестве других сотрудников.Если вы нанимаете своих собственных детей, они могут не облагаться налогами FICA, но их заработная плата должна сообщаться в IRS. Узнайте больше о найме своих детей в качестве сотрудников.

Наем вашего супруга или других членов семьи для работы на ваш бизнес и оплаты наличными может также лишить этого человека пособий по социальному обеспечению.

И все остальные вопросы, упомянутые выше, включая вашу юридическую ответственность за отчетность и уплату налогов на заработную плату, применяются.

Оплачивание независимых подрядчиков в денежной форме

Многие предприятия оплачивают контрактников (случайный труд, летние работники). В то время как выплаты независимым подрядчикам имеют меньше проблем, чем у сотрудников, следует отметить два вопроса:

• Платежи работникам, работающим с контрактами, должны ежегодно регистрироваться в форме 1099-MISC и
• . Вы должны проверить идентификатор налогоплательщика для независимых подрядчиков, если идентификатор налогоплательщика не может быть проверен, вы должны сделать резервную копию, удерживаемую от вознаграждения подрядчика.

Выплаты наличными поставщикам и другим лицам с которыми вы ведете бизнес, все равно должны быть обоснованы, если вы хотите, чтобы эти денежные платежи были вычтены в качестве расходов на вашу налоговую декларацию. Даже небольшие платежи наличными должны быть оплачены через денежный фонд с соответствующей документацией.

_{Информация в эта статья НЕ предназначена для оказания помощи работодателям в уклонении от налогов.}