Как сделать записи в журналах для бизнес-транзакций

Запись журнала - это запись финансовой транзакции, введенной в журнал. В журнале подробно описываются все финансовые операции бизнеса, и он учитывает, на каких счетах влияют эти транзакции. Все записи журнала производятся с использованием метода двойной записи или однократной записи бухгалтерского учета.

Записи журнала обычно вводятся в хронологическом порядке, а дебеты вводятся до получения кредитов - дебетовые записи вводятся в столбце слева, а кредиты вводятся справа.

Записи журнала назначаются определенным учетным записям с использованием схемы счетов, а запись журнала записывается в регистр. В книге хранится учетная запись нескольких учетных записей.

Цель записей журнала

Записи журнала предоставляют основную информацию для всех других финансовых отчетов компании. Они используются аудиторами для анализа влияния финансовых транзакций на бизнес.

Каждая запись должна включать дату транзакции, вовлеченные стороны, дебет из по меньшей мере одной учетной записи, кредит по меньшей мере на одну другую учетную запись, номер квитанции или чека и памятку, описывающую другие детали, связанные с транзакцией - все, что вы, возможно, не помните месяцами или годами позже.

Если вы покупаете и используете системное программное обеспечение учета, оно, скорее всего, позаботится обо всех этих деталях для вас. Но вы должны иметь возможность обрабатывать свои записи в журнале и вести себя с некоторым базовым пониманием процесса, если не считаете, что такой расход необходим еще, потому что вы только начинаете.

Учет по единой записи

Как следует из названия, каждая запись журнала создается отдельной линией, когда вы используете метод учета в одной записи. Вы можете вычесть то, что вы тратите на новую компьютерную систему, как дебет, затем на следующей строке и в качестве другой записи вы можете получить доход от клиента или клиента в качестве кредита.

У вас будет две отдельные транзакции или записи журнала, каждая со своей линией. Это просто, не сильно отличается от того, как вы будете отслеживать транзакции, которые вы делаете из своей расчетной учетной записи.

Одиночный учет может быть уместным, если вы управляете своим собственным малым бизнесом как индивидуальным предпринимателем, а ваши книги и транзакции не являются сложными. Любой может справиться с этим. Вам не нужна какая-либо специальная подготовка.

Учет двойной записи

Запись журнала с использованием метода учета двойной записи включает в себя разнообразную информацию в разных столбцах на одной строке. В системе с двойным входом у вас может быть дебет для покупки компьютера, тогда кредит или увеличение расходов на общее офисное оборудование появятся в одной строке, но в другом столбце, чтобы компенсировать дебет.Эти столбцы должны быть равны, например, - 2 000 долларов США в качестве дебетовых и + 2 000 долларов США за кредит.

Возможно, вам придется использовать еще больше столбцов в зависимости от характера вашей записи, но, как минимум, для дебетов и кредитов должно быть два, по одному для каждого. Учет двойной записи обычно делает запись в журнале не для самой транзакции, а для учетной записи, на которую он влияет: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. В каждой строке отмечены дебиторы и кредиты.

В конце года или в любом другом отчетном периоде, который вы выбрали, все ваши записи в журнале для дебетов должны соответствовать и совпадать с вашими записями журнала для общего количества кредитов. Это означает, что ваша учетная запись «сбалансирована».