Руководство по планированию на случай непредвиденных расходов для бизнеса

Хорошо продуманный план действий в сфере бизнеса может означать разницу между выживанием и неудачей вашего бизнеса, если произойдет стихийное бедствие. Пожар, наводнение, сбой жесткого диска или кража данных - любой или все из них могут привести к выходу вашего бизнеса из строя. Потратьте время на планирование некоторых непредвиденных расходов на бизнес, чтобы гарантировать, что ваш бизнес сможет возобновить работу в кратчайшие сроки.

Используйте следующее руководство для создания плана бедствия для вашей компании.

Создать план действий в случае непредвиденных расходов:

1) Определите основные риски для вашего малого бизнеса.

Это кража данных? Наводнение? Землетрясение? Выяснение того, какие типы бедствий, скорее всего, помогут вам сосредоточить свой план на случай непредвиденных обстоятельств, а не тратить время и деньги на то, что вряд ли произойдет. Нет смысла планировать восстановление после землетрясения, например, если ваш бизнес не находится в зоне землетрясения.

2) Подготовьте план эвакуации.

Перейдите к нему с персоналом и опубликуйте его на всей территории вашего бизнеса. Как персонал узнает, что нужно эвакуировать? Что они должны делать, когда их уведомляют об эвакуации? Какие маршруты доступны из здания (-ов)? Где люди должны встретиться за пределами здания (ов)? Кто несет ответственность за проверку того, чтобы все были в безопасности?

3) Создайте систему разветвления сообщений.

Если что-то случилось в вашем бизнесе, кто будет отвечать за уведомление каждого, кто там работает? Убедитесь, что списки контактов телефона и электронной почты обновлены и что люди, ответственные за общение с другими, распечатывают списки, так как все технологии рано или поздно заканчиваются и обычно в самое неподходящее время.

Также решайте, кто будет отвечать за общение с общественностью и как (обновление бизнес-сайта, публикация в социальных сетях, пресс-релизы, знаки в окнах, анонсы радио и т. Д.)

4) Убедитесь, что ваш комплекты экстренной помощи на месте являются полными и актуальными.

Настоящий контрольный список для первой помощи по оказанию первой помощи для предприятий показывает, какие именно аптечки первой помощи должны содержать малые предприятия. В зависимости от того, какие типы бедствий могут произойти в вашем регионе, вы можете захотеть добавить другие принадлежности. Например, один галлон воды на человека в день является одним из рекомендуемых поставок в этом списке аварийных принадлежностей для розничного магазина.

5) Примите меры для защиты ваших бизнес-данных.

Ваши бизнес-данные - ваш самый ценный актив. Если бы он был украден или уничтожен, ваш бизнес мог бы быстро встать и запустить или вообще продолжить? 6 Правила защиты данных объясняют, как вы можете успокоиться, зная, что ваши бизнес-данные защищены и будут быстро доступны.Защита данных является одним из многих преимуществ переключения вашего бизнеса на облачные вычисления.

6) Убедитесь, что ваш бизнес несет надлежащую страховку.

Страхование от пожара - это тип, который приходит на ум, но огонь - это, конечно, не единственная возможная катастрофа, которую может испытать ваш малый бизнес.

Помимо других очевидных физических бедствий, таких как наводнение или повреждение ветром, рассмотрите, например, ущерб, который может возникнуть в результате кражи. И тогда есть потенциальный фактор ответственности, если ваш малый бизнес занимается деятельностью, которая может открыть вас для судебных процессов.

Выбор подходящего типа страхования для покрытия ваших рисков и наличие хорошего, современного страхового покрытия будет долгим путем для того, чтобы ваш малый бизнес снова и снова работал, если произойдет стихийное бедствие.

7) Решите, что было бы абсолютно необходимо для того, чтобы ваш малый бизнес снова начал работать, если бизнес-катастрофа закрыла вас и предпримет шаги для обеспечения быстрого доступа к этим основным вопросам.

В случае нашего основного бизнеса, ИТ-разработки, нам в основном нужны наши бизнес-данные и компьютер или два, и мы могли бы работать и работать (см. Data Backup - это лучшие программы защиты и резервного копирования).

В вашем малом бизнесе может потребоваться больше людей и материалов, прежде чем они смогут снова открыться. Какие люди являются ключевыми для ваших операций? Вам нужно специальное оборудование? Возможно, может быть сделано соглашение с другим бизнесом, в котором есть необходимое оборудование. Вам нужны определенные запасы? Узнайте, кто будет альтернативными поставщиками или грузоотправителями.

8) Познакомьтесь с соседями.

Открытие линий связи с владельцами бизнеса вокруг вас действительно может принести пользу вашему планированию на случай непредвиденных обстоятельств. Сообщите им, что вы надеетесь сделать, и посмотрите, можете ли вы привлечь их к участию. Возможно, вы сможете разделить расходы на некоторые расходы, связанные с планированием на случай непредвиденных обстоятельств, или принять меры, направленные на то, чтобы помочь друг другу в случае бедствия.

9) Проверьте местные программы и ресурсы.

В вашем городе или городе могут быть планы на случай непредвиденных обстоятельств / планы реагирования на стихийные бедствия или предоставить ресурсы, которые облегчат вам совместное использование вашего плана. Например, город Оттава предлагает информацию о готовности к чрезвычайным ситуациям для предприятий Оттавы на своем веб-сайте и предлагает учебные семинары по этой теме. Посмотрите, что доступно в вашем городе, прежде чем начинать писать свой план бизнес-катастрофы.

10) Объедините все это.

Когда вы работаете над своим планом на случай непредвиденных обстоятельств, поместите все части в печатную форму. (Цифровые копии хороши, но не очень полезны, если питание отключено и / или цифровые устройства не могут использоваться.) Трехкольцовое связующее хорошо работает. Включите план эвакуации вашего бизнеса, план коммуникации, информацию об экстренных комплектах и ​​страховых полисах, средствах защиты данных и операционных требованиях, а также подробную информацию о любых мерах, которые вы сделали, чтобы сохранить или снова начать работу.

11) Держите план действий на случай непредвиденных обстоятельств.

И последнее, но не менее важное: вы хотите, чтобы вы сохранили план бедствия в легкодоступном месте и убедитесь, что все, кто должен знать, где он знает свое местоположение. Вы также должны назначить одного человека и секунду, чтобы получить план действий на случай непредвиденных обстоятельств, если деловое бедствие требует выхода из помещения.

12) Используйте свой бизнес-сайт и социальные медиа

Ваш бизнес-сайт и социальные медиа-платформы, такие как Facebook, LinkedIn и Twitter, - отличные способы общения с клиентами и деловыми партнерами в случае чрезвычайной ситуации. Не позволяйте своим клиентам удивляться, открыты ли вы или нет, когда наступает катастрофа - быстрый пост на Facebook может поддерживать их в актуальном состоянии.

Планирование непредвиденных расходов в бизнесе окупается

Легко отложить планирование непредвиденных расходов. Всегда есть неотложные «кризисы», которые требуют нашего внимания. Но насколько они значимы по сравнению с событием, которое закрывает ваш бизнес в течение нескольких часов, дней или недель? Время, затрачиваемое на подготовку плана действий на случай непредвиденных обстоятельств, будет иметь огромный выигрыш, если когда-либо ударит катастрофа.