Советы по планированию совещания для малого бизнеса

Даже самые маленькие деловые встречи требуют надлежащего планирования, чтобы обеспечить удовлетворение всех потребностей и задач для всех участников. Чтобы быть эффективными, существует порядок действий, который следует соблюдать, чтобы предотвратить проскальзывание деталей по трещинам. Ниже перечислены 8 основных шагов для планирования следующей небольшой встречи.

Выберите тему и местоположение

Этот шаг представляет две переменные, которые ваша аудитория захочет узнать раньше всего.

«Где и почему» встречи мгновенно повлияет на тех, кого пригласят, и будут ли они присутствовать.

Место, которое вы выбираете, влияет на общее собрание и влияет на другие решения, которые вам понадобятся при планировании мероприятия.

Идентифицировать участников

Большая часть проведения целенаправленной и продуктивной встречи - это избегать отвлекающих факторов, а это означает ограничение приглашений высшим руководителям. В корпоративной культуре есть тенденция включать все связанные стороны в коммуникации, но вы можете увеличить производство, устраняя партнеров, которые могли бы замедлить прогресс с неважными обсуждениями. Вместо приглашения участников, не участвующих в голосовании, призывайте ключевых участников поговорить со своими подчиненными перед тем, как прийти на собрание.

Предложите три дата и времени

Будьте осторожны с тем, как вы узнаете о доступности каждого участника. Легко открыть «коробку Пандоры» о проблемах, когда речь идет о планировании взаимовыгодной даты вашей встречи.

Один из способов избежать этого - предложить несколько дат и времени, а затем спросить каждого человека, который лучше всего работает. Если вам повезет, тогда одна из дат будет соответствовать всем. Если нет, не бойтесь расспрашивать о выбросах, если они могут настроить свой календарь для размещения большинства.

Создать маршрут

Крайне важно иметь расписание для того, какие темы будут обсуждаться вместе с тем, кто будет вести каждый сегмент собрания.

Планировщикам, возможно, потребуется обратиться за советом к топ-менеджерам, чтобы точно создать маршрут. Как только первый проект будет завершен, он должен быть представлен группе для утверждения.

Обсудить потребности в представлении

Существует множество различных способов представления идей группе, и каждый запланированный оратор будет иметь свои собственные предпочтения. Функциональность PowerPoint, доступ в Интернет и белые доски - это лишь некоторые из компонентов, которые вам могут потребоваться. Будьте активны в запросе этих подробностей и проследуйте, чтобы подтвердить их за несколько дней до собрания.

Расписание питания

Ключом к заказу еды для небольших собраний является поддержание функциональности меню. Вы не хотите, чтобы общественное питание вмешивалось в любой аспект бизнеса, поэтому избегайте чрезмерно формальных блюд, если это возможно.Если вам понадобится обед для обеда, попробуйте зарезервировать соседнюю комнату для еды, чтобы участники могли как можно скорее вернуться на собрание.

Отправить окончательные детали

Примерно за семь дней до мероприятия вы хотите отправить окончательную копию маршрута и подробную информацию каждому участнику. Это должно включать все, что было заказано в течение дня. Также включают в себя указания, информацию о парковке, номера номеров и аварийные контакты.

Если вы работаете с руководителями, тогда скопируйте их административные помощники по электронной почте.

День встречи

Как планировщик встреч, ваша работа - убедиться, что мероприятие успешно стартовало. Конечно, вы захотите прибыть на место раньше, чтобы осмотреть комнату и встретиться с координаторами по организации питания и A / V. В зависимости от местоположения вы также можете размещать рекламные вывески, чтобы каждый мог найти дорогу в комнату.

И у вас есть это - восемь относительно простых шагов для планирования успешной небольшой встречи.

Выполнение каждого шага, очевидно, потребует времени и усердия с вашей стороны, но передача ваших планов посетителям - это половина битвы. Чем больше людей знают, чего ожидать от встречи, тем более подготовленными они займутся бизнесом.