Как читать и утверждать заказы на участие в банке (BEO)

Помещения хотят быть уверенными, что крупные события уйдут без заминки или, если есть заминка, они хотят быть уверены, что это не их вина. Имея это в виду, они создают тщательно созданные банкетные мероприятия (BEOs), которые должны подписывать координаторы мероприятий. Хотя может быть трудно подать в суд, если BEO не будет соблюдаться в письме, это касается всех юридических и юридических целей; конечно, его следует внимательно прочитать, прежде чем он будет подписан.

Что такое заказ банкетного мероприятия (BEO)?

Почти каждое крупное мероприятие, запланированное в отеле или на специальном мероприятии, требует заявки на участие в банкете или BEO, который является контрактом, в котором излагаются все детали мероприятия. Если вы планируете организовать мероприятие, вам захочется ознакомиться с BEO, чтобы вы могли обеспечить правильное покрытие всех деталей.

Соглашение часто описывается в форме, в которой подробно описаны продукты для продуктов питания и напитков, аудио / видео, настройка номера, включая центральные столы, требования к персоналу и все другие предметы, относящиеся к вашему мероприятию. Включенный в BEO - это разбитый список расходов, которые вам нужно будет заплатить.

Соглашение, скорее всего, включает в себя «блоки» информации по подзаголовкам, такие как контактная информация, расписание, питание и напитки, настройка номера, аудиовизуальная информация, условия и блоки подписей.

Чтение заказа на участие в банке

Хотя очевидно, что вам нужно прочитать BEO и согласиться с условиями, изложенными в соглашении, обязательно прочитайте мелкий шрифт.

Убедитесь, что вы полностью информированы о том, к чему согласны, включая все расходы.

Убедитесь, что в общем разделе BEO указано следующее:

• Информация о контакте на месте, включая номер сотового телефона
• Использование пространства для дня события (двойная проверка, чтобы убедиться, что упомянутые пространства - это те пространства, которые вы на самом деле посетили)
• Время начала, начала и окончания события
• Общее количество ожидаемых гостей

Организация питания и напитки

Раздел BEO будет посвящен к продуктам питания и напиткам. Вы хотите, чтобы в этом разделе было подробно указано следующее:

• Все меню, включая все курсы
• Каждый пункт в буфете, и как каждая станция будет установлена ​​и расположена в комнате
• Как место проведения намеревается удовлетворить потребности гостей, имеющих особые диетические проблемы (например, безглютеновые или вегетарианские диеты)
• Время обслуживания
• Специальные предметы, касающиеся услуг, таких как вино и сверкающая вода на столах
• Разбивка все цены на продукты
• Подробный список алкоголя, брендов алкоголя и пива, доступных в баре

Room Set Up

BEO должен конкретно описать всю комнату. Это включает в себя:

• Размещение таблиц
• Количество мест в таблице
• Размещение станций питания
• Местоположение развлечений (и подробностей относительно размещения артистов, если это необходимо, включая хранение оборудования, доступ к продовольствию и пить, менять пространство и т. д.)
• Расположение баров / с

Некоторые BEO могут даже включать в себя диаграмму настройки комнаты.

Аудиовизуальные и внешние поставщики

Аудиовизуальные устройства иногда появятся на BEO, но поскольку многие центры заключают контракт с услугами a / v третьему лицу, вполне может быть отдельный контракт.

Если он включен в BEO, убедитесь, что все детали доработаны до подписания контракта.

Сроки и условия

Все контракты, включая BEO, имеют те условия, которые вы должны соблюдать. Перед подписанием документа убедитесь, что вы знаете все условия. Например, каковы условия соглашения в случае отмены? Как будут урегулированы споры, если, например, гость упадет и упадет?

Важно, чтобы все вопросы менеджера объекта были заданы и подтверждены с вашим клиентом перед подписанием. После того, как вы подписали BEO, это обязательный контракт.