Советы, чтобы приукрасить собрание вашей компании

Вы планируете ежемесячное или периодическое собрание компаний или отделов? Они могут быть смертельно скучными, если вы не будете осторожны. Вы знаете, что делать. Куча говорящих глав выстраивается в очередь, чтобы дать людям информацию о компании.

Люди заинтересованы, но самые эффективные встречи привлекают их внимание с вызывающими размышления вопросами и ответами, аудиовизуальями и участием. Эти советы приносят вам успех.

• Начните свои встречи, презентации и тренировки с помощью ледокола или разминки. На большой встрече или короткой встрече ледокол может быть единственным вопросом, который заставляет людей думать и разговаривать со своим соседом. В качестве примера задайте вопрос, который заставляет людей поднимать руки. Длина ледокола зависит от продолжительности вашей встречи, поэтому планируйте разумно.

• Диверсифицируйте свои методы презентации. Если каждый оратор разговаривает с аудиторией, в формате лекции, даже заинтересованные главы скоро кивают. Попросите людей поговорить небольшими группами.
  Используйте аудиовизуальные материалы, такие как видео, слайды и презентации и изображения PowerPoint. Если вы говорите о новом процессе рисования, покажите своим сотрудникам до и после окрашенных деталей. Пройдите вокруг положительных опросов клиентов и комментариев.
• Пригласите приглашенных ораторов для участия и волнения аудитории. У ваших клиентов есть что сказать вашим сотрудникам о своих потребностях и требованиях к качеству. Одна клиентская организация, которая сотрудничает с некоммерческими благотворительными ассоциациями, имеет приглашенных ораторов из организаций, которые получают пожертвования. Выступающие из организаций, которые ваши сотрудники оказывают финансовую поддержку, являются динамитами.
• Поощряйте вопросы, чтобы начать диалог. Попросите людей записать свои вопросы до встречи и во время встречи. Позвольте времени для вопросов, адресованных каждому оратору, когда вы идете.
  Если вы не можете ответить на вопрос сразу и правильно, сообщите людям, с которыми вы вернетесь, когда у вас будет правильный ответ. Если вопросы превысят время, запланируйте встречу по этой теме.

• Часто забываемая, но важная, успешная тактика встречи - спросить каждого оратора повторить вслух каждый вопрос его или ее спрашивают. Человек, задающий вопрос, знает, что оратор понял вопрос. Другие люди, присутствующие на собрании, могут слышать и знать этот вопрос, а не просто догадываться о вопросе - возможно, неправильно - от ответа спикера.
• Задайте цели для вашей периодической встречи. Вы не можете представить каждый аспект бизнеса компании на одночасовой встрече. Итак, решайте важные, своевременные вопросы и проводите время встречи на них. Учитывайте интересы большинства участников.
  Помните, что у вас есть другие способы обмена информацией о компании, в которую входят такие программы, как Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype для бизнеса, Flowdock, электронная почта и чат. Передача информации о стратегической компании не обязательно на собрании.
• Сформулируйте повестку дня внимательно. Определите потребности и интересы большинства участников. Начните с хороших новостей, которые сделают участников приятными.
  Изменяйте порядок выступлений в повестке дня каждый месяц. Вы не хотите, чтобы люди скучали по однообразию. Распределите необходимые пункты в повестке дня, чтобы люди не отменили окончание встречи или не подумали, что конечные пункты менее важны.
• Статья в Wall Street Journal, несколько лет назад, заявила, что руководители У. С. сэкономили бы 80% времени, потраченного на собрания, если бы они правильно выполнили две вещи. Первой всегда была повестка дня. Второй - начать со временем и по окончании . Я добавлю, что вам нужно разрешить каждому оратору время, необходимое для освещения их темы. Держите их на свой срок - красиво.
• Организуйте физическую среду , чтобы люди были внимательны к содержанию собрания. Никто не должен сидеть за спиной или в стороне от ваших динамиков. Удостоверьтесь, что есть места для всех участников, и если требуется заметок, то и поверхность для записи. Убедитесь, что визуальные эффекты видны и что люди могут слышать. Возможно, вам понадобится использовать микрофон. Вы можете передать реквизит или образцы вокруг комнаты для просмотра.
• Никогда не недооценивайте силу пищи на собрании. Питание расслабляет атмосферу, помогает людям чувствовать себя комфортно, помогает людям поддерживать положительные энергетические уровни и создает дух товарищества. Убедитесь, что вы отвечаете разнообразным потребностям своей группы с продуктом, которым вы пользуетесь. В качестве примера предлагаем фрукты и йогурт в дополнение к пончикам. Предложите вегетарианские и кошерные хот-доги с обычными франками.

Что вам нужно для успешной встречи:

• Подставка для динамиков или стол
• Микрофон
• Повестка дня
• Наглядные пособия

Больше связанных со встречами

• Как разработать эффективную повестку дня встречи > Лидер собрания: роли и обязанности
• Каковы протоколы встреч и кто их записывает?
• Какова цель команды?