Как планировать собрание компании

Поздравляем! Ваша компания проведет совещание для группы сотрудников, выбранных на всех уровнях компании. Генеральный директор предоставил вам ответственность за Project Manager за мероприятие. Эти советы и примерный план проекта демонстрируют один из способов, с помощью которого руководитель проекта мог бы подойти к составлению плана проекта для собрания компании или аналогичного сложного проекта.

Предварительная планировка проекта

Ваш первый шаг - планировать план.

Вы начинаете с обсуждения этого события с заинтересованными сторонами. Если это было сделано в прошлом году, что случилось? Что пошло не так? Кто руководил проектом и может ли он помочь вам избежать ловушек в этом году? Поскольку генеральный директор назначил вам проект, что он / она хочет от мероприятия? Когда будет событие? Где? Какой бюджет?

Соберите как можно больше информации. Это будет скелет, на котором вы строите план проекта.

Построение команды

Какие еще ресурсы необходимы для успеха этого проекта? Есть ли люди в других отделах, которые могут помочь вам сделать это событие успешным? Что вам нужно сделать, чтобы получить помощь? Можете ли вы просто спросить или вам нужно получить официальное одобрение от своего босса? Сколько времени вам нужно от них? Какие конкретные навыки вам нужны для предоставления? Может ли кто-либо еще предоставить это умение, если человек, которого вы хотите, недоступен?

Так как это общее собрание компаний, как HR может помочь?

Вам нужна помощь в отделе объектов? Как насчет отдела маркетинга? Вам нужна помощь в этой области?

Планирование Повестки дня

Как только вы узнаете, как долго будет продолжаться встреча, вы начнете заполнять временные блоки. Вам нужен вступительный оратор? Кто это будет? Собираетесь ли вы собирать участников вместе или вы разбиваете их на небольшие группы для части программы?

Сколько других колонок вам понадобится? Кто будет заниматься небольшими сессиями, если вы выйдете?

Будет ли мероприятие занято более одного дня? Как вы закроете День первый? Как вы откроете второй день?

Как вы закончите в конце? Вам нужна заключительная речь? Как вы будете обрабатывать логистику людей, выезжающих из отеля, если вы забронируете их?

Найти пространство

Узнайте, сколько людей идет. Затем определите, сколько места вам нужно. Где будет проводиться мероприятие? Есть ли место в корпоративном офисе или вам нужно больше места? Желает ли генеральный директор, чтобы собрание проводилось за пределами площадки, чтобы люди могли сосредоточиться, или он / она хочет, чтобы он содержался в офисе, чтобы свести к минимуму стоимость?

Какие свойства в вашей области могут предоставить необходимое пространство? Является ли отель рядом с аэропортом хорошим выбором, чтобы свести к минимуму время в пути для людей, прибывающих из-за города, или вы должны найти что-нибудь из города, которое будет тише?

Что делают разные объекты для своих объектов? Что они включают в себя и что вам нужно будет купить и привезти? Будут ли они назначать человека для работы? Какова их политика в отношении материалов и людей извне?

Pull It Off

Собрав ответы на по крайней мере большинство этих вопросов, вы можете приступить к составлению плана проекта.

Помните, что здесь мы показываем список задач проекта, структуру разбивки на работу (WBS). Он не включает зависимости между задачами или временными рамками. Они будут добавлены позже.

Примерный план выполнения собрания компании

В плане планирования проекта с использованием основных инструментов управления проектами мы обсудили идею планирования проекта и использования навыков управления проектами в процессе планирования. Вот как структура разбивки плана проекта (WBS) может искать проект для планирования собрания компании:

1. Предварительная планировка проекта

1. Определение бюджета
2. Обсудить с генеральным директором, чтобы определить цели проекта
3. Свяжитесь с предыдущим руководителем проекта (PM) для получения советов
4. Определите список заинтересованных сторон
5. Свяжитесь с заинтересованными сторонами для ввода.
6. Установите предпочтительную дату события
7. Определите, сколько ораторов / докладчиков необходимо
8. Определите, сколько требуется вспомогательный персонал
9. Определите, сколько сотрудников будет посещать
10. Список возможных мест для события > 2. Создайте команду проекта

Получите репутацию от маркетинга

1. Получите репутацию от HR
2. Посмотрите, сможет ли покупка назначить кого-то, чтобы помочь
3. Попросите Сьюзан обработать все детали ораторов
4. Получить репутацию от объектов > Запланируйте встречу стартовой команды проекта
5. 3. Разработка Повестки дня
6. 3a План День первый

Установить время начала

Установить время, организовать место и укомплектование персоналом для регистрации

1. Установить продолжительность утреннего сеанса
2. Установить длину речей
3. Рассчитать количество динамиков необходимое для утренней сессии
4. Рекрут ораторов
5. Планирование перерыва в середине дня (время и длина)
6. Упорядочить обновление конференц-зала во время перерыва (вода, мусор и т. д.)
7. План обеденного перерыва (время, длина , место, меню, кто платит)
8. Плановая дневная сессия (длина, количество ораторов)
9. Дневной оратор для новобранцев
10. План День 1 закрытие (время, кто, длина)
11. 3b План День второй > Установить время начала
12. Установить продолжительность утреннего сеанса

Рассчитать количество колонок, необходимых для утреннего сеанса

1. Рекрутеры ораторов
2. Планирование утреннего перерыва (время и длина)
3. Упорядочить обновление конференц-зала во время перерыв (вода, мусор и т. д.)
4. Планирование обеденного перерыва (время, длина, место, меню, кто платит)
5. Планирование дневной сессии (длина, количество ораторов)
6. Волонтерские рекруты
7. ПланЗакрытие речи (время, кто, длина)
8. Упорядочить время выезда с гостиницей
9. 4. Планирование пространства
10. Определение количества участников
11. Планирование посадочного места (строки против таблиц)

Рассчитать необходимое пространство

1. Исследуйте доступные места с таким объемом пространства (расходы, местоположение, включенные сервисы) > Подсчитайте количество динамиков каждый день и общее количество
2. Определите количество и тип необходимого вспомогательного персонала
3. Узнайте, сколько участников / докладчиков / сотрудников будут нуждаться в комнатах
4. Переговорите расходы и даты с доступными точками
5. Подписать контракт с выбранным местоположением
6. 5.Публикация события
7. Завершение всех подробностей с указанием местоположения
8. Убедитесь, что участники уведомлены
9. Сообщите всем ораторам темы и времени презентации / дня

Сообщите всем сотрудникам службы поддержки и сменам

1. Получить RSVPs от участников
2. Уведомлять участников замены по мере необходимости
3. 6. Follow Up
4. Получить выступления от всех докладчиков
5. Обзор заключительных речей
6. Получить теги имен для всех участников, докладчиков, сотрудников

Приобрести любые материалы и подарки для участников

1. Подтвердить с местом события
2. 7. Обзор и оценка
3. Отправить опрос об удовлетворенности всем участникам
4. Отправить обзорный обзор всем докладчикам
5. Отправить спасибо всем ораторам и сотрудникам

Провести закрытие встречи с командой проекта

1. Дальнейшее планирование > Структура структуры работы плана проекта (WBS) выше показывает образец для планирования собрания компании. Это всего лишь наброски. Команде проекта все равно придется работать над этими элементами и расширять многие из них. Кроме того, им нужно будет работать на время, необходимое для каждой задачи, относительную важность задач и взаимосвязи / зависимости между задачами.