Узнать, как вы можете извлечь выгоду из аудита проекта

Каждый проект может периодически получать аудит. Но не беспокойтесь, это не так страшно, как кажется. Аудит проекта - это то, где беспристрастный человек просматривает ваш проект и дает указания относительно того, что можно сделать по-другому, чтобы повысить его шансы на успех. В этой статье объясняется все, и вы узнаете, как подготовиться к аудиту проекта.

Как формальный аудит проекта

Аудит проекта обычно является формальным упражнением.

Неформальный эквивалент обычно называется экспертным обзором. Здесь коллега просматривает ваш проект и связанную с ним документацию и дает вам отзывы о том, где вы должны потратить немного больше времени.

Аудиты проекта являются формальными в том смысле, что они обычно имеют определенный набор вопросов и выполняются тем, кто регулярно делает подобные вещи.

Кто проводит аудит проектов

Человек, выполняющий аудит вашего проекта, может быть другим менеджером проекта (возможно, с большим опытом работы с проектами), но, скорее всего, кто-то из Офис проекта, который часто проводит аудит.

Это будет тот, кто может считать себя беспристрастным, чтобы он не был вашим линейным менеджером или спонсором проекта. Это может быть даже команда людей, в зависимости от размера проекта.

Как подготовиться к аудиту проекта

Первой и основной целью организации является копирование вашей проектной документации для аудитора для рассмотрения.

Если у вас есть координатор проекта, попросите их собрать пакет документов (желательно электронный). Вы должны иметь всю свою информацию, которая легко доступна, но даже если вы это сделаете, этот шаг может занять некоторое время. Как минимум, убедитесь, что у вас есть план проекта, журнал рисков, журнал проблем, бюджет и расписание, доступные для аудитора.

Кто должен быть вовлечен

Это зависит от того, что аудитор хочет посмотреть. Вы, как руководитель проекта, должны будете провести с ними некоторое время. Ожидайте, что члены вашей команды также будут приглашены в чат с аудитором.

Помните, что чем дольше они проводят работу над задачами, связанными с аудитом, тем меньше времени на работу над проектом, поэтому вам может потребоваться перенести некоторые действия и работать медленнее в течение периода аудита.

Как долго выполняется аудит проекта

Не существует фиксированного периода времени для аудита проекта. В крупных проектах вы найдете много времени. По небольшим проектам аудитор может быть выполнен в течение нескольких часов. Как только вы узнаете, что ваш проект будет проверен, спросите свою аудиторскую группу, как долго они ожидают выполнения своей работы.

Что ожидает аудит для

Если аудит был вызван из-за особой озабоченности, такой как отказ от достижения целей качества, тогда ожидайте, что он будет глубоко исследовать эту область.Регулярный аудит будет широко освещаться в различных областях управления проектами и результатах, над которыми работает проект. Он будет охватывать время, стоимость и качество вашего проекта и участие заинтересованных сторон.

Целью аудита является выяснение того, будет ли проект соответствовать его целям или нет.

Если аудитор считает, что на основе текущей эффективности проект не достигнет этих целей, он или она выдвинет рекомендации для принятия мер.