Видео: Игорь Стольницкий, Хорошоп: от сервисной к продуктовой модели IT-компании | ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН #61 2024
Бизнес-расходы управляют гаммой от необходимой до случайной, но одной расстраивающейся области непредвиденных расходов являются поздние сборы и ненужные проценты. Если вы когда-либо пропустили оплату счета компании вовремя, вы наверняка столкнулись с одной из этих неизбежных затрат, к большому огорчению. Разочарование увеличивается в десять раз, когда профессиональный бухгалтер, которого вы назначили, чтобы управлять вашими выплачиваемыми кредитными датами пропусков, вызывая неожиданные издержки, которых вы ожидали избежать, потому что вы используете специального человека для решения этих проблем.
Однако, независимо от того, обрабатываете ли вы свою кредиторскую задолженность («AP») самостоятельно и стараетесь соблюдать предельные сроки или вы испытываете трудности с управлением своим бухгалтером и наблюдаете, как сбои накапливаются, есть несколько вещей, которые вы можете сделать так, чтобы ваши процессы бухгалтерского учета были согласованы с соблюдением сроков и соблюдения сроков.
1. Изучите ваши текущие процессы учета, чтобы раскрыть ловушки
Если вы уже являетесь жертвой постоянных платежей за просрочку платежа и начисленных процентов, вам необходимо начать с изучения каждого этапа ваших счетов и процессов управления счетами. От того, как поступающие счета-фактуры поступают на циклы рассмотрения, утверждения и оплаты на документацию по платежам и подачу оплаченных счетов-фактур; каждый шаг должен быть проверен на предмет точности и эффективности.
Выделите, где в рабочем процессе застряли счета-фактуры, выявили потенциальных виновников (т. Е. Медленное время обработки почты, редкие периоды проверки векселей, отсутствующие утверждающие) и приспособились сначала к наиболее проблемным областям.
Если в процессе работы AP задействовано несколько человек, попросите всех принять участие в определении процесса, чтобы обеспечить полную прозрачность и подотчетность. Вы можете подумать, что почта открыта в тот день, когда она будет получена, только чтобы узнать, что она удерживается в течение недели, прежде чем направляется в бухгалтерию.
2. Создание контрольных процедур, процессов и ожиданий
Перед поиском пересмотренного решения начните с созданных правил и ожиданий для руководства будущими задачами и функциями в кредиторской задолженности. Возможно, это включает в себя максимальное время оборота, поэтапный процесс утверждения или ожидание того, что все счета-фактуры будут оплачены за 3 дня до установленной даты. Процессы должны соответствовать целям и возможностям вашей компании, а также определять и согласовывать все стороны для обеспечения покупки всей компании.
3. Создание задач и напоминаний в вашем календаре и программе управления задачами
Самый быстрый способ включить автоматические функции документооборота в ваши учетные процессы - это опираться на текущую задачу и программу управления календарем для выполнения ваших задач. После того, как вы определите свои ожидания в отношении улучшенных процессов учета, выполните их для завершения отдельных задач.От записи новых счетов-фактур до пересылки утвердителю в цикле обзора каждая конкретная задача должна быть создана как повторяющееся напоминание в вашем календаре и программе задач. Каждый, кто отвечает за выполнение конкретной задачи, должен установить их на соответствующую частоту, чтобы обеспечить выполнение во времени.
Использование основанного на задачах подхода к оплате счетов и управлению поможет упростить и упростить рабочие процессы. Задачи могут быть легко переданы, переданы и пересмотрены для обеспечения соблюдения заявленных процессов и процедур. Каждый счет-фактура будет следовать одному и тому же процессу, стандартизируя шаги и позволяя более эффективно контролировать и контролировать руководителей и владельцев компаний. Вы можете легко проверить задачи в программе (а не в памяти вашего бухгалтера), чтобы увидеть, какие задачи отмечены как полные или невыполненные.
4. Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом
Оптимальное решение для избежания просроченных платежей, сборов и процентов - это внедрение интегрированной программы управления векселями, которая будет автоматизировать рабочие процессы, синхронизировать с программами бухгалтерского учета и обеспечить максимальную видимость на протяжении всего процесса. От отдельных профилей пользователей до автоматических уведомлений по электронной почте и одобрения мобильных устройств интеграция программы управления счетами в ваш рабочий процесс будет связывать все точки, чтобы гарантировать, что задачи и срочные кредитные обязательства никогда не будут забыты.
Не знаете, с чего начать? Сначала это может показаться немного подавляющим. Начните с самого простого шага от ваших текущих процессов и создайте медленно. Вам не нужно переходить от пост-его к полностью автоматизированной системе за одну ночь.
Пять лучших сроков для оплаты кредитной картой
, Что делает платеж вашей кредитной карты к установленному сроку данное, но лучшее время для оплаты вашей кредитной карты часто бывает в начале месяца.
Как связать банковские счета для переводов и платежей
Посмотреть, как связать свой банковский счет с другим аккаунтом. Упростите перемещение денег, внесение платежей и получение средств в электронном виде - как правило, бесплатно.
Переплатить кредит для более низких платежей и процентных сбережений
Реконструкция ипотечного кредита позволяет вам получить более низкий платеж после того, как вы платите дополнительно , Посмотрите, как это работает и какие вопросы задавать.