Простые шаги для создания бюджета проекта

Опытные менеджеры проектов и те, кто работает в крупных компаниях, будут иметь программное обеспечение и бухгалтеров, чтобы помочь им собрать бюджеты проектов. Но что, если вы этого не сделаете? Если вы смотрите на пустую электронную таблицу или электронную почту от своего спонсора проекта, прося вас собрать средства для проекта, то эта статья для вас.

Мы рассмотрим пять вещей, которые вам нужно сделать, чтобы создать базовый бюджет проекта.

Использовать список задач

Сначала возьмите список задач вашего проекта. У вас также может быть структура разбивки на работу, и если у вас ее есть, лучше использовать ее. Но список задач будет выполняться до тех пор, пока он полностью охватывает все, что вам нужно сделать в проекте.

Если у вас нет списка задач, пришло время его создать. Запишите все, что вам нужно, и все, что вам нужно построить или сделать или завершить до завершения проекта. Он не должен быть в каком-либо конкретном порядке, но он должен включать все.

Наконец, на этом этапе мозговой штурм идеи с вашей проектной командой, так как неизбежно должно быть что-то, что вы забыли. Многие головы лучше одного!

Оценка каждого компонента

Теперь просмотрите список и определите цену каждого элемента. Например, задача, которая говорит «настроить собрания для обсуждения требований», может включать в себя поиск и прием комнат для переговоров или покупку любых ресурсов, которые вам нужны, например, проектор или флип-чарт.

С этим связана стоимость, поэтому получите котировки для проката комнаты и другого оборудования и обратите внимание на это.

Сделайте это для всего, что находится в списке задач, и вы получите цену против каждого предмета. Некоторые задачи проекта могут не иметь цены, и все в порядке.

Добавить оценки вместе

Затем добавьте все свои оценки.

Это проще всего сделать, если вы создадите список элементов в электронной таблице, добавьте затраты в следующий столбец, а затем суммируйте столбец внизу. Пусть электронная таблица сделает для вас математику! Это станет вашей бюджетной таблицей.

Это хорошая идея, чтобы группировать свои издержки в категории, так что вы можете легко увидеть, куда идет основная часть денег. Используйте такие категории, как «Project Start Up», «Infrastructure» или «Training» - выберите группы, которые означают что-то в контексте проекта.

Добавить непредвиденные расходы и налоги

Было бы здорово, если бы у вас был хрустальный шар и он мог предсказать эти затраты с точностью 100%, но вы, вероятно, не уверены в своей способности делать это! Именно здесь возникает непредвиденная ситуация. Это фонд денег, основанный на том, насколько вы уверены, что получили правильные оценки. Это не относится к какой-либо конкретной задаче. Это общий «аварийный горшок», если у вас что-то не так или что-то вышло по ошибке.

Если вы не знаете, сколько дополнительных возможностей добавить, перейдите на 10% от общей суммы, созданной на шаге 3.Это ненаучный принцип, который используют многие менеджеры проектов, и дает вам немного облегчения в вашем бюджете, если вам это нужно.

Добавьте строку в свою бюджетную таблицу внизу, где указано «Контингент», и укажите процент, который вы использовали.

Не забудьте добавить налог с продаж или другие налоги, которые явно не включены в ваши индивидуальные оценки позиций.

Добавьте все это, и это ваша окончательная сумма бюджета.

Получить одобрение

Последнее, что нужно сделать, - это заставить вашего менеджера или спонсора проекта утвердить ваш бюджет. Поговорите с ними о том, как вы его объединяете, и какие элементы составляют ваш общий бюджет.

Вот и все! Бюджетирование проектов - это базовое умение управлять проектами, и это руководство поможет вам приступить к созданию бюджета проекта.