Полное руководство по составлению бюджета событий

Баланс бюджета событий - это один из главных задач планировщиков, и корень большинства проблем с деньгами можно проследить до начальных этапов обсуждения. Всегда лучше начинать разработку мероприятия по количеству доступных финансовых ресурсов, а не наоборот. Приведенная ниже информация поможет вам оценить затраты и определить области, где вы можете их обрезать.

Расходы планирования планируемых событий

Расходы могут исходить из широкого спектра источников, как только вы думаете обо всех компонентах, участвующих в постановке функции.

Наиболее очевидными из них являются расходы на питание и аренду помещений, но список только растет. Дело в том, что с учетом одной категории расходов может иметь катастрофическое воздействие на каждого человека. Нажмите здесь, чтобы получить исчерпывающий список расходов на мероприятия.

Вопросы для запроса ваших клиентов

В качестве планировщика мероприятий ваша роль заключается в предоставлении экспертной помощи как для координации, так и для финансового управления мероприятием. Имейте в виду, что ваши клиенты мечтают о совершенстве, и это может легко ослабить их мнение о том, что возможно в финансовом отношении. С самого начала можно сократить разрыв между их бюджетом и ожиданиями. Часто это так же просто, как задавать правильные вопросы и составлять бюджет во время вашей первой встречи. Нажмите здесь, чтобы просмотреть список вопросов.

Построение бюджета основного события

Как только у вас есть видение события и оценка того, сколько денег вам нужно для работы, наконец, настало время структурировать бюджет.

Важным шагом здесь является информирование ваших клиентов о том, что бюджеты событий являются «рабочими проектами», которые могут измениться по мере появления более подробной информации. Помните, что очень немногие клиенты имеют опыт работы с расходами и сборы, связанные с колебаниями посещаемости, поэтому лучше всего построить в буферной зоне 10%, чтобы избежать нехватки средств.

Нажмите здесь, чтобы получить дополнительные советы по созданию базового бюджета.

Планировщик событий Плата

Конечно, вам нужно включить свои сборы за планирование в бюджет, и это может быть очень трогательно для некоторых. Планировщики событий имеют несколько способов взимать плату за свои услуги, начиная от прямых комиссий и заканчивая процентными комиссиями. В конце концов, все дело в том, чтобы найти среду, с которой могут договориться обе стороны. Убедитесь, что ваша структура вознаграждения задокументирована в контракте и включает ее как расход во все проекты бюджета. Нажмите здесь, чтобы просмотреть стандартные структуры платежей для планировщиков событий.

Затраты на обрезку событий

Редко вы будете работать над событием с неограниченным бюджетом. Скорее всего, вы достигнете точки в процессе планирования, где должны быть приняты решения о сокращении расходов. В этом случае опытный планировщик событий действительно может помочь своим клиентам.Цель состоит в том, чтобы определить, какие варианты имеют наибольшее впечатление на гостей. Например, следует ли тратить меньше на центральные изделия, чтобы сохранить десерт для гурманов? В некоторых случаях планировщик может оплачивать расходы и пересматривать или сокращать площади, где гости никогда не заметят. Нажмите здесь для шести областей для экономии затрат.

Управление аудио / визуальными расходами

Освещение и звуковое оборудование оказывают большое влияние на презентацию вашего мероприятия, но оно также имеет большое влияние на бюджет.

Когда вы учитываете другие расходы на A / V, такие как проекторы, доступ в Интернет и видеоуслуги, эта категория не займет много времени, чтобы стать одним из самых больших в вашем бюджете. Нажмите здесь, чтобы предотвратить чрезмерные расходы на ваши потребности в A / V.

Поиск недорогих вариантов маркетинга в Интернете

Маркетинг - это еще один расход, который может расти экспоненциально, если вы не получите результаты сразу. Уловка, конечно же, заключается в том, что, если вы не будете эффективно продавать, не будет достаточного количества посетителей для поддержки расходов на мероприятие. Вот почему имеет смысл использовать как можно больше бесплатных или недорогих вариантов для распространения первоначального слова о предстоящем событии. К счастью, в Интернете есть много возможностей, которые вы можете рассмотреть. Нажмите здесь для шести недорогих идей.

Планирование большой свадьбы в небольшом бюджете

Свадьбы - яркий пример событий, когда бюджеты могут быть оспорены расходами.

За каждой свадьбой есть семья реальных людей, у которых есть другие финансовые обязательства, чтобы рассмотреть, прежде чем тратить щедро на свой большой день. Большинство координаторов свадьбы это понимают, но лучшие из них знают, как максимизировать каждый доллар свадебного бюджета. Хотя корпоративные планировщики мероприятий работают в другой среде, чем планировщики свадьбы, многое можно узнать о том, как свадебные специалисты управляют своими бюджетами. Ознакомьтесь с этими советами, чтобы превратить небольшой бюджет в большую свадьбу.