Способы свести к минимуму количество работников, тратящих время на работу

Самое легкое, что может сделать любой менеджер - это обвинить своих сотрудников в том, что они тратят время на работу за счет плохого управления временем, что приводит к качественным промахам и пропущенным срокам. Это приводит к плохому обслуживанию клиентов, напряженным внутренним отношениям и, в конечном итоге, к потере бизнеса.

Если оставить его неконтролируемым, это станет кошмаром для менеджера по персоналу компании, который перегружен проблемами производительности и дисциплины, выше нормального оборота и постоянного набора для заполнения вакансий.

Это как быть на карусели, который никогда не останавливается.

Где идет время?

В опросах, проведенных Salary. com в 2012 и 2013 годах, Wasting Time at Work , было обнаружено следующее:

• 64% (в 2012 году) до 70% (в 2013 году) респондентов опроса признались, что тратили время на работу ежедневно основа. Время впустую составляло от 30 минут до нескольких часов каждый день.
• Топ-траты времени: 43% разговоров с сотрудниками, 34% онлайн-активности и 4% на текстовые и личные звонки.
• Самыми значительными причинами, с которыми столкнулись рабочие, почему они тратят время, были: 35% недостаточно оспаривались, 32% считали, что нет стимула работать больше, 30% не получили удовлетворения от того, что они делают, а 23% просто просто скучно.

Иногда почему время отвода работников очевидное

В обоих исследованиях 2012 и 2013 годов сотрудники идентифицировали слишком много встреч как самую большую трату времени на рабочем месте. Другие интересные ответы на вопрос опроса: «Какое самое большое отвлечение на рабочем месте? «Были:

• Неэффективные сотрудники: 17%
• Другие сотрудники: 17%
• Офисная политика: 13%
• Занятая работа: 13%
• Другое: 11%
• И наконец, My Boss: 8%

Обвинение ваших сотрудников может быть самым простым способом объяснить трату времени. Но вам нужно спросить себя, что вы делаете (или не делаете), что позволяет или поощряет их тратить время?

Ответы и решения могут существовать прямо под вашим носом. Вот 5 возможностей.

Минимизация времени, затрачиваемого на лидерство

Эффективный лидер только так хорош, как команда, которую они разрабатывают (правильно тренируются) и возглавляет (задает ожидания и цели). Если лидер не эффективен, команда не будет работать хорошо на постоянной основе.

Если лидер не устанавливает ожиданий для команды, то команда будет устанавливать свои собственные и делать то, что они хотят, в том числе тратить столько времени, сколько может.

Большинство людей будут делать то, что они просят сделать. Если их не просят сделать что-то конкретное, или если инструкции слишком широкие или неопределенные, то не удивительно, что они теряют время и не могут обеспечить удовлетворительный уровень производительности.

Неудивительно, что, когда они обследовались относительно того, почему они тратят время, они дают ответы, такие как «недостаточно оспариваемые», «нет стимула работать тяжелее» или «отсутствие удовлетворенности работой». «Лидерам платят за результаты благодаря совместным усилиям членов своей команды. Когда лидер плохо справляется с руководством, команда решает, что они будут делать, и когда им захочется это сделать.

В начале: время отрыва трассы на работе

Решение проблемы времени потери фактически начинается во время проката.

Если у лидера нет четкого видения того, где он хочет взять свою организацию в будущем, тогда нет никакого способа, чтобы он мог нанять нужных людей.

Почему? Потому что он не знает идеального человека, которого он должен нанимать с точки зрения навыков, способностей и культурной подгонки, необходимых для того, чтобы сделать видение реальностью.

Таким образом, без видения лидер увеличивает шансы нанять не тех людей - те, кто имеет тенденцию тратить время или давать только минимальный результат с точки зрения их эффективности. Лидеры должны иметь четкое и конкретное видение, а также подробное описание необходимых рабочих мест и тип людей для заполнения этих рабочих мест, чтобы иметь продуктивную команду.

Члены команды нуждаются в чистых ожиданиях

После того как сотрудники наняты, убедитесь, что каждый из ваших членов команды знает конкретно то, что они должны делать, и , как и когда они должны это делать.

Самое главное, каждый член команды должен понимать почему они делают то, что делают. Им нужно знать, как они вписываются в видение, которое вы создаете.

Когда люди видят, как то, что они делают, вносит вклад в общее усилие, им легче сплотиться вокруг дела и увидеть их цель. Команды, которые имеют цель и воспринимают свой вклад в эту цель, не должны отвлекаться и тратить время на работу.

Установить, сообщить и измерить ожидания производительности

Лидер должен осознать, как устанавливать и сообщать реалистичные ожидания производительности для того, что нужно сделать. После того, как он будет установлен и передан, лидер должен следить за тем, чтобы команда отвечала за эти ожидания.

Ожидания позволяют измерять результаты. Если вы не можете измерить результаты, вы не сможете управлять процессом для достижения желаемых результатов. В отсутствие ожиданий или каких-либо попыток привлечь к ответственности людей за их встречу команда поставит свои собственные ожидания и встретит только те, которые они поставили перед собой.

Если сотрудники знают, что их производительность измеряется объективно, последовательно и конструктивно, они с меньшей вероятностью будут избегать и тратить время.

Это никогда не относится к управлению временем

Как я уже упоминал в самом начале, решение для борьбы с работниками, тратящее время на работу, начинается с вас, лидера, и ожиданий и ответственности, которые вы устанавливаете. Давайте будем понятны, решение не имеет никакого отношения к управлению временем, потому что вы не можете управлять временем - оно просто продолжает двигаться дальше.

Вы можете управлять вами, и тем, как вы используете доступное время, которое у вас есть на работе. Я называю это вашим руководством. Проведите время, чтобы научить команду вам управлять в сочетании со всем остальным, обсуждаемым здесь, а затем отступить и позволить им делать то, что им нужно и что нужно делать.