Система управления временем, которая действительно работает

Многие люди ошибочно отслеживают время для управления временем. Они религиозно отслеживают все, что они делают каждый день, недели или даже месяцы.

И тогда они перестают это делать, потому что они не осознали каких-либо позитивных изменений. Конечно, они устранили несколько событий и определили приоритет некоторых других. Но они ничего не сделали; они только что перестроили его. В конце их дня они все еще измотаны и расстроены.

Но отслеживать, как вы проводите свое время, не управление временем. Управление временем - это внесение изменений в то, как вы проводите время.

Для эффективного управления временем вам необходимо применить систему управления временем, которая поможет вам понять, какие изменения могут быть и должны быть сделаны … что означает, что первым шагом управления временем является анализ того, как вы на самом деле тратите свое время, чтобы вы могли определите, какие изменения вы хотите сделать.

Категоризация для эффективного управления временем

Как вы фактически управляете временем? Секрет в категориях. Посмотрите на свой календарь на завтра. Вероятно, он уже заполнен событиями и действиями, которые вы надеетесь достичь. По мере того, как вы работаете или позже, вы заполняете пробелы информацией о том, что вы на самом деле делали.

В конце дня просмотрите список и отметьте каждую задачу и / или событие одной из следующих категорий. Сколько времени в течение рабочего дня вы потратили:

1) Погашение пожаров. Неожиданный телефонный звонок. Отчет, необходимый для встречи, которая должна была быть напечатана вчера. Отсутствующий файл, который должен быть на вашем столе. Сколько вашего дня было потрачено в кризисном режиме? Для большинства людей это отрицательная категория, которая истощает их энергию и препятствует их производительности.

Помощь с организацией файлов

Как настроить систему управления документами

Освоение вашей файловой системы

10 советов по организации электронных файлов

2) Работа с прерываниями. Телефонные звонки и люди, отбрасываемые вашим офисом, вероятно, возглавят список, когда вы назначаете события этой категории. И снова для большинства людей это отрицательная категория, потому что она мешает (и иногда убивает) производительность.

Помощь с перерывами

Работа с входящими телефонными звонками

Пребывание в расписании при работе

Запуск успешного домашнего бизнеса с детьми

3) Выполнение запланированных задач. Это наиболее позитивное использование времени в течение рабочего дня. Вы контролируете и выполняете то, что планируете выполнить. Запланированные задачи могут включать в себя телефонные звонки, встречи с персоналом, даже ответы на электронную почту - если это задачи, которые вы поставили в своей повестке дня.

4) Работа непрерывна. Возможно, вы не работаете над заданием, которое вы планировали сделать, но вы добиваетесь чего-то, и для большинства людей это очень продуктивный и позитивный режим работы.

5) Непрерывный простои. Те времена в течение рабочего дня, которые используются для возобновления и перегруппировки. Обед или перерыв в середине утра может считаться , если они непрерывны.

Если вам посчастливилось работать с компанией, предлагающей на месте тренировки или комнаты для сна (Fortune), это тоже будет считаться. Каждому требуется определенное количество непрерывного времени простоя, встроенного в их день, чтобы быть продуктивным в рабочее время.

Неделя вашего прошлого - ключ к будущему

Теперь, когда вы понимаете категории этой системы управления временем, пришло время использовать их для анализа вашей «типичной» рабочей недели. Используя любую систему календаря, которую вы используете для перечисления встреч и мероприятий в своей повседневной жизни, вернитесь и выберите последнюю типичную неделю. Просматривайте записи каждого рабочего дня и классифицируйте их в соответствии с приведенными выше категориями управления временем, если вы еще этого не сделали. Сохранение текущей суммы в нижней части каждого дня позволит легко увидеть, как вы проводили свое рабочее время каждый день.

Теперь у вас есть данные, необходимые для внесения изменений в то, как вы проводите время на работе. Вы тратите слишком много времени на тушение пожаров? Затем вам необходимо внести организационные или физические изменения, чтобы предотвратить или отложить эти постоянные кризисы. Например, вы можете очистить и реорганизовать свой стол, чтобы вы могли легко найти нужные вам файлы и установить процедуру размещения файлов, которые вам нужны на следующий день, на вашем столе, прежде чем вы отправитесь на день.

Не хватает времени непрерывного простоя в течение рабочего дня? Затем вам нужно назначить время для вас. Например, прекратите есть обед за вашим столом и физически покиньте здание для вашего огороженного обеденного перерыва.

Применяя мои рабочие категории управления временем и делая необходимые изменения, чтобы тратить больше времени в течение рабочего дня в позитивных категориях и меньше времени в отрицательных категориях, вы действительно сможете эффективно управлять своим временем - и достичь истинной цели управления временем, чувствовать себя лучше.