Секреты хорошего делового письма

На первый взгляд математика и убедительная коммуникация - деловое письмо и, в частности, публичные выступления - похоже, имеют мало общего. В конце концов, математика является объективной наукой, в то время как речь идет о качестве голоса, перегибе, зрительном контакте, личности, языке тела и других субъективных компонентах.

Однако под поверхностью они очень похожи.

Помимо всего прочего, успех устного представления зависит от точности его структуры.

Математика - все о точности. Поэтому не так странно думать, что применение некоторых концепций математики для устных презентаций могло бы сделать их существенно более эффективными.

Как говорится в киноиндустрии, три ключевых фактора включают успешный фильм: сценарий, сценарий и сценарий. Аналогичным образом, три ключевых фактора включают успешную речь: структуру, структуру и структуру.

Не убежден? Тогда начнем с чего-то менее радикального. Я думаю, мы все можем согласиться с тем, что хороший разговор связан с хорошим письмом. Если вы можете написать хороший текст, то вы хорошо на своем пути к подготовке хорошей устной презентации. Поэтому, если вы улучшите свое письмо, вы также улучшите свою речь.

Чтобы упростить дело, отныне мы будем говорить в основном о хорошем письме, потому что в большинстве случаев одни и те же идеи применяются непосредственно к хорошему.

Для хорошего написания бизнеса знайте, что вы делаете

Многие коммерческие компании не оправдывают свой потенциал, а иногда даже обанкротятся, потому что они не могут правильно определить бизнес, в котором они находятся .

Парфюмерные компании, например, не продают ароматные жидкости, а любят, романтику, соблазнительность, самооценку и т. Д. Компании по производству биопродуктов не продают органические продукты, а скорее честность, чистоту, природу и т. Д. Производители автомобилей не продают транспорт, а скорее свободу, приключения, спонтанность, престиж и т. Д.

Дело в том, что каждая отрасль, даже каждый отдельный продукт, возможно, должна будет определить, что это действительно все - и есть тысячи их!

Писателям повезло. Существует множество вариантов того, что мы делаем, но есть только два основных типа письма. Важно признать это, потому что они не совсем разные, в некотором отношении они совершенно противоположны. Поэтому, если мы четко не узнаем, какой тип письма мы делаем, и как он отличается от другого, мы почти наверняка допустим серьезные ошибки.

Какие два типа? И как они отличаются?

Творческое письмо

• Тексты, такие как рассказы, романы, стихи, радиоприколы, сценические пьесы, телевизионные сценарии, сценарии фильмов и т. Д.
• Основная цель творческого письма - развлечь и развлечь.

Написание пояснений

• Тексты, такие как заметки, отчеты, предложения, учебные пособия, информационные бюллетени, исследовательские документы, торговые письма и т. Д.
• Основная цель написания объяснений - проинструктировать и сообщить.

Хорошее деловое письмо нуждается в правильном отношении

Поскольку цели творческого и эксплицитного письма настолько разные, прежде чем ударить ключ, вы должны принять соответствующее отношение к типу написания, которое вы делаете.

Творческое отношение к письму

Каждый хочет читать то, что вы собираетесь писать.

В конце концов, кто не хочет развлекаться и развлекаться?

Ориентировочное отношение к записи

Никто не хочет читать то, что вы собираетесь писать.

Большинство людей не любят, когда их инструктируют и информируют. Вероятно, они предпочли бы делать что-то еще.

Важность признания и принятия «объяснительного отношения к записи» не может быть чрезмерной, поскольку она может кардинально изменить саму природу того, что вы пишете. Вот несколько примеров.

A. Корпоративная брошюра изображений

Мне когда-то поручили написать корпоративную брошюру. Две вещи уверены в этих дорогих глянцевых буклетах:

• Почти все компании любого размера вынуждены их производить.
• Практически никто их не читает.

Начиная с отношения, которое никто не хотел бы читать, что я собирался написать, я создал брошюру, которую люди не только читали.

Они фактически призвали компанию запросить дополнительные копии, чтобы дать друзьям, клиентам и профессиональным коллегам!

B. Стагнирующий продукт

В другой раз мне поручили разработать маркетинговую кампанию, чтобы оживить продукт с застойными продажами. Применяя отношение к описанию, я обнаружил, что три из основных преимуществ продукта не были должным образом использованы.

Почему? Производитель считал, что все, что связано с их продуктом, важно, поэтому в течение многих лет они систематически зарывали эти три ключевых преимущества под лавину другой информации, представляющей меньший интерес для потенциальных покупателей. Новая кампания резко фокусировалась на ключевых преимуществах; практически вся другая информация была перенесена на задний план или устранена. В результате продажи выросли на 40% за первый год.

С некоторыми нюансами это самодостаточное письменное отношение может быть и должно быть применено к разговору.

Существенный подход к написанию иллюстраций

Поскольку творческая письменность и написание текстов имеют существенно разные цели и отношения, они требуют существенно разных подходов.

Творческий подход к письму

Играйте с языком для создания удовольствия.

Другими словами, используйте свое владение языком, чтобы развлекаться и развлекаться.

Подход к созданию иллюстраций

Организуйте информацию для получения интереса.

Умное использование языка никогда не сделает скучную информацию интересной; однако вы можете организовать информацию, чтобы сделать ее интересной. Забудьте о литературной пиротехнике. Сосредоточьтесь на содержании.

Теперь мы собираемся оставить творческое письмо, потому что большая часть того, что мы пишем и говорим, является пояснительной.

Что мы подразумеваем под «хорошим письмом»?

Теперь мы готовы вернуться к представлению о том, как математика относится к хорошему написанию бизнеса, а также к расширению добросовестности.

Когда кто-то читает текстовый текст или слушает речевую речь, они, вероятно, будут оценивать это как хорошее или нехорошее. Вы, наверное, делаете это сами. Но что вы на самом деле имеете в виду, когда говорите, что текст или речь «хороши»?

После некоторых боев большинство людей обычно согласятся на два критерия: clear и лаконичный .

Математика зависит от однозначных определений; если вы не знаете о проблеме, вы вряд ли найдете решение. Поэтому мы рассмотрим эти критерии в деталях, чтобы установить объективные определения - и даже квази-математические формулы - для проверки того, действительно ли текст или презентация «хороши».

A. Ясность

Откуда вы знаете, что деловое письмо ясно?

Если это звучит как глупый вопрос, попробуйте ответить на него. Вы, вероятно, сделаете что-то вроде этого:

Вопрос: Что делает этот текст понятным?
Ответ: Это легко понять.
Вопрос: Что облегчает понимание?
Ответ: Это просто.
Вопрос: Что вы подразумеваете под простым?
Ответ: Это понятно.

Вы, по сути, в конце концов обходите по кругу. Текст ясен, потому что это легко понять … потому что это просто … потому что это понятно.

«Очистить», «легко понять», а «простые» - синонимы. Хотя синонимы могут иметь нюансы, у них нет контента, поэтому вы по-прежнему остаетесь с вашей собственной субъективной оценкой. Но то, что вы считаете понятным, может быть непонятным для кого-то другого.

Вот почему мы даем «ясное» объективное определение, почти как математическую формулу. Для достижения ясности - i. е. практически все согласятся, что это понятно - вы должны сделать три вещи.

1. Подчеркните важное значение.
2. Де-подчеркнуть то, что имеет второстепенное значение.
3. Устранить то, что не имеет значения.

Короче: CL = EDE

Как и все математические формулы, этот работает только в том случае, если вы знаете, как его применять, что требует суждения.

В этом случае вы должны сначала решить, что имеет значение ключевое значение , i. е. каковы ключевые идеи, которые вы хотите, чтобы ваши читатели убрали ваш текст? Это не всегда легко сделать. Гораздо проще сказать, что все имеет ключевое значение, поэтому вы вкладываете в себя все, что у вас есть.

Но есть изречение, которое предупреждает: если все важно, то ничего нет. Другими словами, если вы сначала не выполните работу по определению того, что вы действительно хотите, чтобы ваши читатели узнали, они не сделают этого для вас. Они потеряются в вашем тексте и либо сдадут, либо выйдут на другой конец, не зная, что они прочитали.

Как насчет второго элемента формулы, отмените второстепенное значение ?

Это звучит достаточно просто.Вы не хотите, чтобы информация о ключе и идеях терялась в деталях. Если вы четко подчеркиваете, что имеет ключевое значение - через заголовки, курсивы, подчеркивание или просто то, как вы организуете информацию, - то все, что осталось, автоматически отменяется.

Теперь единственное, что осталось сделать - это исключить то, что имеет значение .

Но как вы различаете то, что имеет второстепенное значение и что не имеет значения? Еще раз, это требует суждения, чему помогает следующий очень важный тест.

Второе значение - это то, что поддерживает и / или разрабатывает одну или несколько ключевых идей. Если вы судите, что часть информации, по сути, поддерживает или разрабатывает одну или несколько ключевых идей, то вы ее сохраняете. Если нет, вы устраните это.

B. Совместимость

Откуда вы знаете, что текст кратким?

Если это снова звучит как глупый вопрос, давайте попробуем ответить на него.

Вопрос: Что делает этот текст кратким?
Ответ: Короче.
Вопрос: Что вы подразумеваете под этим?
Ответ: В нем не так много слов.
Вопрос: Откуда вы знаете, что у него слишком много слов?
Ответ: Потому что это краткий.

Итак, мы снова обходим по кругу. Текст сжатый, потому что он короткий … потому что в нем не слишком много слов … потому что оно кратким.

И снова у нас есть почти математическая формула для решения проблемы. Чтобы добиться краткости, ваше деловое письмо должно соответствовать двум критериям. Он должен быть как:

1. Длинный по мере необходимости
2. Как можно короче

В символах: CO = LS

Если вы правильно выполнили критерии «ясности», вы уже понимаете «как долго как надо". Это означает охват всех идей ключевого значения, которые вы определили, и все идеи второстепенного значения, необходимые для поддержки и / или разработки этих ключевых идей.

Обратите внимание, что здесь ничего не сказано о количестве слов, потому что это не имеет значения. Если требуется 500 слов для «до тех пор, пока это необходимо», то необходимо использовать 500 слов. Если он принимает 1500 слов, то это тоже хорошо. Важным моментом является то, что все, что должно быть в тексте, полностью присутствует.

Тогда что подразумевается под «как можно короче»?

И снова это не имеет ничего общего с количеством слов. Бесполезно говорить вначале: «Я не должен писать более 300 слов на эту тему», потому что 500 слов могут быть минимальными.

«Как можно короче» означает как можно ближе к минимуму. Но не потому, что люди предпочитают короткие тексты; в абстракте термины «длинный» и «короткий» не имеют никакого значения. Важным моментом является то, что все слова за пределами минимума имеют тенденцию уменьшать ясность.

Мы не должны быть жесткими в этом вопросе. Если «до тех пор, пока это необходимо» можно сделать в 500 словах, и вы используете 520, это, вероятно, вопрос индивидуального стиля. Это не наносит вреда. Однако, если вы используете 650 слов, почти наверняка текст будет не совсем понятным - и читатель будет запутан, скучен или потерян.

В общем, краткость означает говорить, что нужно сказать в минимальном количестве слов. Краткость:

• Обеспечивает четкость, гарантируя наилучшее структурирование информации.
• Удерживает интерес читателя, предоставляя максимальную информацию за минимальное время.

Хорошее деловое письмо также часто должно убеждать читателя.

С. Плотность

Плотность - это менее знакомая концепция, чем ясность и краткость, но в равной степени важна для хорошего делового письма. В математической форме плотность состоит из:

1. Точная информация
2. Логически связанная

Другими словами: D = PL

Значение точной информации

Предположим, вы вошли в комнату, где есть две другие люди и говорят: «Сегодня очень жарко». Один из этих людей прибывает из Хельсинки; по его мнению, он интерпретирует «горячие» значения около 23 ° C. Другой - из Хартума; для него «горячий» означает 45 ° C.

У вас очень плохое начало, потому что у каждого есть совершенно другое представление о том, что вы хотите сказать. Но предположим, что вы говорите: «Сегодня очень жарко, температура 28 ° C» Теперь нет места для путаницы. Они оба прекрасно знают, что снаружи 28 ° C, и вы считаете, что это очень жарко.

Использование как можно более точной информации при написании бизнеса дает писателю два существенных преимущества:

1) Mind Control

Давайте не будем смущаться термином «контроль над разумом», потому что это именно то, что хороший пояснительный писатель хочет достичь. Ему нужно, чтобы читатель мог идти только там, где он направляет его, и нигде больше.

Поскольку они могут быть истолкованы неизвестными способами, неоднозначные термины (так называемые «слова ласки»), такие как «горячие», «холодные», «большие», «маленькие», «хорошие», «плохие» и т. Д. , позволяют читателю уйти от контроля писателя. Случайный провал не является критическим; однако слишком много ласковых слов в тексте неизбежно приведет к путанице читателя, скуке и незаинтересованности.

2) Уверенность читателя

Использование точной информации создает уверенность, важную для делового письма, потому что она говорит читателю, что писатель действительно знает, о чем он говорит.

Уверенность читателя важна в любом виде текста, но это имеет решающее значение в аргументации. Если вы пытаетесь выиграть очко, последнее, что вы хотите, - это прочитать, чтобы бросить вызов вашим данным, но это первая реакция, которую неточное письмо спровоцирует. Точное письмо гарантирует, что обсуждение будет связано с последствиями информации, т.е. е. какие выводы следует сделать, а не нужно ли все это вернуться для дальнейшего расследования.

Важность логического связывания

Точные данные (факты) сами по себе недостаточны для написания бизнеса. Чтобы иметь смысл, данные должны быть организованы для создания информации, т.е. е. помогите читателю понять.

При преобразовании данных в информацию применяются два важных теста:

1. Релевантность

Нужен ли конкретный фрагмент данных? Как мы видели, ненужные данные наносят ущерб пониманию и в конечном итоге подрывают доверие.Поэтому любые данные, которые не способствуют пониманию или укреплению доверия, должны быть устранены.

2. Неправильные представления

Логическая связь между данными должна быть сделана явной, чтобы не допустить, чтобы читатель пришел к ложным выводам. Например, конкретная ситуация может быть смущена для общей; кредит для достижения может показаться принадлежащим только одному человеку, когда он действительно принадлежит группе; политика компании может показаться применимой только в особых обстоятельствах, а не при любых обстоятельствах и т. д.

Чтобы убедиться, что логическая ссылка понятна, поместите две части данных как можно ближе друг к другу в своем деловом письме, предпочтительно рядом друг с другом.

Когда данные широко разделены, их логические отношения маскируются, и читатель вряд ли сможет установить соединение.

Чего вы хотите? Чего хотят ваши читатели?

Я часто прошу непрофессиональных писателей, что они думают, когда они садятся за клавиатуру, чтобы составить свой текст. Ответ обычно похож на: «Как я могу представить свой материал?» «Какой тон и стиль я должен использовать?» «В каком порядке я должен поставить свои ключевые идеи?» И так далее.

Однако, если вы начнете с правильного отношения к написанию бизнеса, что никто не хочет читать то, что вы пишете, ваша первая задача - ничто из этого. Перед чем-то еще, вы должны найти причины, по которым люди должны тратить свое время, чтобы читать то, что вы пишете .

В общем, вы не можете заставить людей читать то, чего они не хотят, даже если им платят за это.

Например, вы создаете отчет, определяющий возможности для увеличения продаж и прибыли. Однако, если он плохо написан, даже люди, которые должны прочитать его как часть своей работы, вряд ли будут уделять ему все свое внимание. С другой стороны, если они сразу видят свою собственную заинтересованность в чтении того, что вы написали, они будут делать это с удовольствием и с полным вниманием. На самом деле, вы, вероятно, не могли остановить их от чтения!

Существуют различные способы генерации такого сильного желания читать, в зависимости от типа читателей и типа информации. Какое бы ни было самое подходящее устройство, главное - признать настоятельную необходимость его использования. Пока эта потребность не будет достигнута, ничто другое не имеет значения.