Информация для хранения записей во время скрининга арендатора

Когда вы просматриваете потенциальных арендаторов, чтобы заполнить вакансию в арендуемой недвижимости, вы получите много телефонных звонков от людей, которые хотят осмотреть недвижимость. Информация может быть ошеломляющей, поэтому есть определенные вещи, которые вы хотите записать о каждом арендаторе, будь то просто телефонный звонок, лично посещение или если арендатор действительно заполнил заявку на аренду. Изучите семь жизненно важных данных, чтобы держать потенциальных арендаторов, которые могут помочь вам в будущем.

3 причины для хранения записей о потенциальных арендаторах

Вы можете знать, что вы должны вести учет ваших текущих арендаторов, но вы не можете осознавать важность сохранения записей о арендаторах, которые на самом деле не арендуйте свою квартиру. Эти записи важны по трем причинам.

1. У вас уже есть информация в случае повторного звонка арендатора в будущем.

2. Помогает понять, почему арендатор не снимал квартиру.

3. Служит доказательством в случае, если вас обвиняют в дискриминации в отношении жилья.

8 записей, которые необходимо сохранить во время скрининга арендатора

Записи, которые вы держите у потенциальных арендаторов, будут зависеть от того, насколько далеко на самом деле арендатор действительно получил заявку. Для некоторых потенциальных арендаторов все, что у вас есть, - это имя и номер телефона, а для других вы получите заполненную заявку и депозит для хранения квартиры.

1. Имя, номер телефона и дата звонка:

Всякий раз, когда потенциальный арендатор звонит, чтобы узнать о вашей собственности, вы должны поместить следующую информацию в электронную таблицу:

• Дата, которую они назвали.
• Номер, который они назвали.
• Их имя.

Даже если арендатор больше не интересуется недвижимостью, этот список может помочь вам в будущем. В любое время, когда потенциальный наниматель звонит, вы должны найти номер телефона в электронной таблице. Хотя этот метод не является надежным, поскольку люди меняют свой номер телефона, он может помочь вам узнать, вызвал ли предполагаемый арендатор раньше.

Например, если арендатор, который звонил пять месяцев назад, снова звонит, чтобы просмотреть свойство, вы должны рассмотреть возможность их выселения.

2. Таблица ответов на квалификационные вопросы:

У вас должен быть список квалификационных вопросов, которые вы задаете каждому потенциальному арендатору, прежде чем они даже просмотрят собственность. Эти вопросы могут дать вам общее представление о ситуации арендатора.

Примеры квалификационных вопросов включают:

• Предполагаемая дата перехода
• Сколько мест вы ищете?
• Сколько людей будет жить в собственности?
• Приблизительный ежемесячный / годовой доход
• У вас есть помощь в аренде?
• Есть ли у вас животные?
• Когда вы можете просмотреть недвижимость?

Эти вопросы не только позволят вам определить, подходит ли арендатор для аренды вашей собственности, но и будет служить сравнением с тем, что арендатор действительно заполняет в заявке на аренду, если они доберутся до этого момента. Кроме того, если потенциальный арендатор снова позвонит в будущем, вы сможете сравнить свою текущую информацию с предыдущей информацией, которую у вас есть.

3. Дата и время Просмотренная недвижимость:

Для потенциальных арендаторов, которые сделали шаг по настройке назначения для просмотра свойства, вы должны добавить следующую таблицу в таблицу:

• Дата назначения
• Время назначения < Разве они появились?
• Они звонили, чтобы отменить?
• 4. Комментарии к собственности:

Когда потенциальные арендаторы просматривают недвижимость, вы должны делать заметки о том, что они делают и не любят в собственности. Это поможет вам определить положительные и отрицательные стороны вашего имущества. Некоторые негативы можно легко фиксировать, например, уродливый цвет краски, в то время как другие, например, на третьем этаже, не так легко фиксируются. В этих ситуациях вы должны попытаться воспроизвести положительные моменты, например, если вы находитесь на верхнем этаже, вы получите лучший солнечный свет, и над вами нет арендаторов.

Эти положительные и отрицательные стороны могут также служить советом для будущих покупок. Если многие арендаторы прокомментировали отсутствие стиральной машины и сушилки в вашей собственности, это может быть то, что вы хотите удостовериться в том, что у любой будущей собственности есть.

5. Завершенная заявка на аренду:

Если потенциальный арендатор заполняет заявку на аренду, вы должны сохранить ее копию, даже если они не завершают аренду единицы. Это является хорошим доказательством в случае, если потенциальный арендатор попытается обвинить вас в дискриминации жилья. Вы можете показать, что вы отклонили заявителя, поскольку они не соответствовали квалификационным стандартам, которые у вас есть для всех заявителей, например, их доход не был равен, по крайней мере, в два раза меньше месячной арендной платы. Если потенциальный арендатор завершает аренду единицы, вы можете использовать приложение для сравнения с информацией, которую они ввели в договор аренды.

6. Фоновые проверки / Проверка кредитоспособности / Проверка занятости

Если потенциальный арендатор передает первоначальные квалификационные стандарты, и вы предпринимаете следующие шаги для проведения кредитных проверок, проверки анкетных данных и проверки занятости, вы должны сохранить эту документацию. Если потенциальный арендатор арендует подразделение, он может войти в их файл. Если вы отклоните заявителя из-за информации, обнаруженной в этом процессе проверки, у вас есть доказательство того, почему вы отклонили заявителя, например, они фактически не работали в компании, в которой они заявили, что работают.

7. Причина отказа:

Вы должны четко указать, почему вы отклонили заявителя. Вы можете отклонить претендентов только по законным причинам, например, они не соответствуют требованиям минимального дохода, слишком много людей будут жить в прокате или иметь насильственную криминальную историю. Вы должны придерживаться законов о справедливом жилье.

8. Депозит для заключения договора:

Если потенциальный арендатор подписал депозит для хранения единицы и дал вам деньги, храните эту документацию.Законы штата будут варьироваться, поэтому проверьте свое состояние. Некоторые штаты дают арендаторам три дня для возврата из этого Депозита для заключения соглашения без штрафа.

Обычно, если арендатор подписывает это соглашение, они соглашаются, что они арендуют подразделение или, если они этого не делают, признают, что они потеряют любой депозит, который они подали. Наличие подписанной копии этого документа может защитить вас, если потенциальный арендатор попытается потребовать от вас незаконного удержания их депозита.