Как список планирования вашего мероприятия останавливается Промедление

Откладываете ли вы начало планирования своего мероприятия?

При планировании событий промедление - ваш враг. Как планировщики событий, мы начинаем нашу работу несколько месяцев (даже год!) До того, как произойдет реальное событие. Промедление в этой профессии может быть смертельным и может стоить вам денег и вашего бизнеса. К счастью, с полным списком планирования событий на вашей стороне, вы можете победить промедление и оставить его мертвым на своих местах.

Каждый задерживается в тот или иной момент. При планировании событий легко справляться со многими задачами, которые необходимо выполнить. Это может привести к вообще не предпринимать никаких действий, поскольку вы не знаете, с чего начать.

Однако одним из самых больших преимуществ при планировании успешного мероприятия является раннее планирование. «Ранняя птица получает червя», а другие идиомы напоминают нам, что первый, кто пришел на шоу, часто тот, кто получает лучшее место в доме. Планировщик событий, который начинает планировать раньше, имеет больше шансов разместить успешное, менее стрессовое событие.

Работа по планированию событий не может ждать

Планирование событий предполагает координацию множества разных движущихся частей и управление многочисленными деталями на разных этапах события. Эти задачи не могут быть завершены за несколько дней до вашего мероприятия. В зависимости от типа события и области действия при планировании успешного события вы должны начать с раннего начала, чтобы достичь наилучших результатов.

Планирование событий принимает время

Если вы не выделите достаточно времени для решения задачи, эта задача не будет выполнена. И при планировании событий эта незавершенная задача может выставить эффект домино и несколько шаги в процессе планирования, основанные на том, что одна задача начинает разваливаться. Если вы не e room setup и договоренности с вашим клиентом, тогда вы не можете арендовать столы и стулья.

Если вы не знаете, сколько столов и стульев вам понадобится, тогда столовое белье не может быть заказано. Не могут и центральные. Вы поняли эту идею. Одна вещь ведет к другой. Вы можете столкнуться с риском того, что не сможете зарезервировать нужные предметы.

Список планирования событий для спасения!

Рассмотрите список планирования событий вашего секретного оружия в битве против промедления. Это дает вам отправную точку в процессе планирования и не только позволит вам организовать и напомнить вам о деталях, которые вы могли бы игнорировать, но также будет держать вас в назначении. Список планировщика событий поможет вам избежать проволочек, направляя вас через процесс планирования событий с четкими шагами, которые задали крайние сроки.

Как объединить список планирования событий

Начните список планирования событий, как только дата будет установлена ​​для вашего мероприятия, и у вас есть подписанный контракт под рукой вашего клиента.Не начинайте работать, пока у вас не будет начального депозита, потому что иначе ваша работа будет сделана бесплатно.

1. Начало работы

Когда вы садитесь, чтобы подготовить свой список мероприятий, не фокусируйтесь на сроках. Это может замедлить вас. Представьте свое событие от начала до конца и подумайте обо всех этих вещах - больших или малых - которые вам нужно сделать между настоящим и самим событием.

Планировщики событий знают, что события состоят из серии небольших событий, которые сочетаются друг с другом, чтобы достичь финального события. Начните думать обо всех тех вещах, которые составляют ваше событие, и записывайте их, когда они приходят на ум. Организация этих пунктов будет позже.

2. Мозговой штурм!

Сделайте список на бумаге или компьютере, что бы вы ни находили наиболее удобным. Подумайте о декоре, приглашениях, настройке комнаты, развлечениях, укомплектовании персоналом, еде и напитках, разрешениях, страховых полисах и т. Д. Чем дольше вы обдумываете это и изображаете свое событие, тем легче будет решать отдельные задачи. Подумайте об этом как о своем мозговом штурме.

3. Что включать в список планирования событий

Некоторые элементы для включения в список планирования событий:

• Подтвердить дату и время с клиентом и
• Подписать контракты с клиентом, местом проведения и поставщиками
• Защищенные гостиничные номера < Развлечения для гостей (приглашенный оратор, группа, исполнители и т. Д.)
• Почтовые приглашения
• Выберите меню
• Определите настройку комнаты
• Найм ожидающей очереди
• Подтвердите количество гостей
• Возьмите дополнительное мероприятие персонал по мере необходимости
• Прогулка по сайту
• Подтвердить все подробности
• 4. Расписание ранних сроков

После того, как все задания записаны, вы можете начать работать назад от события, чтобы определить, когда каждый элемент должен быть завершен. Все, что можно сделать заблаговременно, должно быть записано в списке планирования мероприятий с ранней установленной датой. Человеческая природа думает, что у нас больше времени, чем мы на самом деле. Так что не тратьте его впустую.

Если вы можете нанять свои развлекательные месяцы заранее, сделайте это. Если вы можете защитить поставщика услуг общественного питания по вашему выбору, продолжайте и получите подписанный контракт на мероприятие. Проводите исследования местных поставщиков, если у вас еще нет отношений с кем-либо. Начните работу над тем, что может быть выполнено на ранней стадии процесса планирования.

Обязательно включите регулярные проверки в свой список, чтобы проверить, что определенные ключевые элементы завершены, например, подтверждение каждому поставщику, что они получили подписанный вами контракт, и дата указана в их графике. Добавьте элемент, который нужно проверить у вашего поставщика услуг по поводу предлагаемого меню выборки. Всегда позволяйте дополнительное время для каждого элемента в вашем расписании.

Используйте список планирования событий в качестве руководства

С полным списком планирования событий на вашей стороне вы можете превзойти проволочки. Первый шаг - подготовка самого списка. Как только это будет выполнено, а задачи будут перечислены с указанием сроков, легко перейти от одного элемента списка дел к следующему в соответствии с графиком. Промедление потерпело поражение.