Разработка эффективной политики кредитных карт сотрудников

В настоящее время предприятия малого и крупного бизнеса стараются всячески минимизировать расходы, связанные с путешествиями или любыми другими покупками, выполненными работниками в интересах предприятий. Одним из лучших способов сократить ненужные расходы сотрудников является создание политики кредитных карт сотрудников. Чтобы уменьшить злоупотребление кредитной картой компании, компания должна выработать правила и положения, касающиеся использования бизнес-кредитной карты.

Однако не многие компании знают о лучших способах разработки политики использования кредитных карт. У многих владельцев бизнеса всегда есть желание создать эти политики, но у них нет руководства о том, как это сделать. В связи с этим, вот яркое описание того, как компании могут эффективно создавать политики кредитных карт сотрудников.

1. Обязанности владельца карты

Если компания выдает кредитные карты своим сотрудникам, должны быть установлены правила, регулирующие использование карты. Сотрудники должны нести ответственность за безопасность карты, а также за конфиденциальность любой информации, связанной с компанией. Сотрудники должны убедиться, что карта хранится в безопасном месте, на карте нет мошеннических действий, и идентификационный номер карты защищен. Компания также должна заявить, что кредитная карта предприятия ограничивается только служащим, а не другим лицом.

2. Выделение пределов расходов

Компания должна быть в состоянии разработать правила, которые диктуют о деятельности или транзакциях, в которых должна использоваться кредитная карта.

Фактически, расходы должны быть ограничены потребностями конкретных сотрудников. Каждый отдел должен иметь свои собственные лимиты расходов. Как компания, хорошо информировать каждого сотрудника о лимитах расходов на момент выдачи. Кроме того, каждый сотрудник не должен превышать этот лимит, и если он это делает, они берут на себя плату за лимит.

Наконец, кредитные карты компании никогда не должны использоваться для денежных авансов.

3. Отчет о регулярном использовании

Каждая компания должна привлекать сотрудников, ответственных за использование кредитной карты любой компании. Предположим, что в конце каждого месяца каждый сотрудник должен представить подробное объяснение всех сборов, квитанций и правильных учетных кодов. Каждый сотрудник должен обеспечить, чтобы они прикладывали расценки расходов к ежемесячному отчету перед представлением в компанию для целей проверки. Все это должно быть сделано вовремя, чтобы избежать просроченных платежей. Это позволит гарантировать, что компания будет контролировать свои ежемесячные расходы с легкостью, а аудит упрощается.

4. Нет использования карт по индивидуальным расходам

Компания должна быть очень строгой в использовании кредитной карты сотрудника, поскольку никто не может использовать ее для личных расходов.Короче говоря, использование карты должно быть ограничено деятельностью, связанной с бизнесом. В этом случае определение личного использования - это любые расходы, не связанные с деятельностью бизнеса. Компания должна быть очень тяжелой для любого сотрудника, который использует карточку для своих собственных платежей.

5. Обзор использования

Если компания выпускает кредитные карты сотрудников, рекомендуется провести проверку карты через определенный период времени.

Рассмотрение карточки должно производиться непосредственным руководителем сотрудников вместе с членом бухгалтерии компании. Наблюдатель работника должен убедиться, что использование карты ограничено тем, для чего она предназначена. С другой стороны, бухгалтерия должна проверять подлинность всех полученных документов и других расходных документов.

Поэтому каждая компания должна иметь эффективную и надежную политику кредитной карты сотрудников, чтобы препятствовать неправильному использованию карты отдельными лицами. Это поставит компанию в хорошее финансовое положение, так как ни один сотрудник не будет злоупотреблять своей картой за личные расходы. Кроме того, компания должна удостовериться, что и руководитель, и бухгалтерский отдел понимают все аспекты политики.