Как написать письмо сочувствия сотруднику

Когда сотрудник или коллега испытывают тяжелую утрату или горе, вы можете принять меры в качестве работодателя, чтобы выразить сочувствие. Вы также можете помочь человеку справиться со своими потребностями во время болезни, смерти или другого грустного события.

Независимо от того, что еще вы делаете, чтобы сочувственно помочь вашему сотруднику или коллеге справиться со своей печальной ситуацией, почти всегда нужно писать письмо сочувствия. Заметки о соболезновании всегда ценятся сотрудниками, которые ценят получение вашего сообщения о симпатии во время скорби.

Этот шаблон предоставляет руководство, чтобы вы могли написать свое собственное письмо сочувствия на своем рабочем месте. В нем подчеркиваются факторы, которые заставят ваши заметки о соболезновании передать ваше сообщение о сочувствии.

Напишите письмо о симпатии к выражению сердечных соболезнований

Начните свое сообщение сочувствия на своем обычном канцелярском товаре с вашим именем и адресом и датой. Или, если вы решили написать записку на карточке или куске канцелярских принадлежностей, начните с даты.

Электронная почта также становится все более приемлемой как среда связи, но формальное рукописное письмо или напечатанное примечание - лучший выбор для писем соболезнования. Сообщения сочувствия по электронной почте оставляют неизгладимое впечатление, что ваша переписка была обычным делом - совсем не сообщение о симпатии, которое вы пытались передать.

Далее напишите Дорогой (имя сотрудника),

Начните свое письмо с описания события и вашего сочувствия. В зависимости от ваших взаимоотношений с сотрудником (например, письмо сотрудников сочувствия сотрудникам персонала) вам может потребоваться написать записку компании, но вы также можете написать вторую личную записку.

В центре внимания этой статьи является официальное письмо сочувствия компании. Это, как правило, более формально, чем примечание, которое вы отправляете личным друзьям или коллегам.

Пример: Мы хотим выразить нашу симпатию к недавней потере вашей матери. Потеря близкого члена семьи всегда грустная, и мы хотим, чтобы вы знали, что мы очень сожалеем о вашей потере.

Предлагаем помочь сотруднику в период печали без обязательных ресурсов компании или создания прецедента, который вы не сможете предложить всем сотрудникам.

Пример: Пожалуйста, сообщите нам, есть ли что-нибудь, что мы можем сделать, чтобы помочь вам, поскольку вы имеете дело с потерей вашей матери.

Предлагаем дополнительную информацию о ресурсах компании, которые доступны для сотрудников во время их горя.

Пример: Сотрудники отдела по работе с персоналом помогли вам получить доступ к вашей информации о преимуществах, и мы поделились с вами нашей политикой утраты. Если у вас есть потребности, выходящие за рамки параметров политики, сообщите нам, чтобы мы могли разобраться с вашей ситуацией на индивидуальной основе.

Практика прошлой компании заключалась в предоставлении дополнительного неоплачиваемого отпуска для решения вопросов, связанных со смертью, внеплановых поездок и трудоемких юридических проблем.

Завершите свою заметку повторным предложением поддержки. Сотруднику может не понадобиться или хотеть что-либо от вас, но важно, чтобы вы сделали предложение. Вы редко найдете свою помощь, но вы продемонстрируете, что вам все равно.

Пример: Мы стремимся помочь вам в этом грубом времени в пути жизни. Ваша потеря вашей матери грустная, и мы поддерживаем ваши усилия по продвижению вперед.

Пожалуйста, дайте нам знать, как мы можем помочь.

Окончание: Используйте свою обычную подпись. С уважением - общий знак, с помощью которого можно прекратить высказывание сочувствия. Или вам нужно найти свой собственный удобный способ закончить и закрыть письмо соболезнования.

Дополнительные закрытия включают в себя:

• Теплый
• С уважением
• С теплыми признаками
• Думая о тебе
• Лучший
• С наилучшими пожеланиями
• С сочувствием

Это компоненты сочувствующее письмо со ссылками на шаги, которые компания могла бы предпринять ранее в процессе поддержки работника в скорбных моментах тяжелой жизни и горя.

Узнайте больше о том, как работодатель может помочь сотрудникам и коллегам справиться с тяжелой утратой и печалью.

Пожалуйста, имейте в виду, поскольку вы пишете свое сообщение сочувствия, что маловероятно, что вы знаете все подробности отношений вашего сотрудника со своими родственниками. Кроме того, вы редко будете иметь всю информацию о болезни сотрудника или трагедии члена семьи.

Итак, ограничьте предположения, которые вы выражаете в своем письме сочувствия. Сохранение нейтрального сообщения - ваш лучший подход, когда вы пишете свои письма сочувствия. (Например, у сотрудника и ее матери могут быть далекие, несчастливые отношения в течение двадцати лет. Вы не знаете, поэтому не пишите сообщение сочувствия, которое предполагает близкие, любящие отношения. Ваши соболезнования будут падать на глухие уши. )

Образец письма сочувствия

Дорогая Элизабет,

Нам очень жаль слышать о смерти вашей матери. Потеря члена семьи всегда сложно. Пожалуйста, сообщите нам, если есть что-то, что мы можем сделать, чтобы помочь вам в это трудное время.

Вы имеете право на три дня оплачиваемого отпуска, как указано в нашей политике утраты работника. В прошлом мы предоставляли дополнительный неоплачиваемый отпуск для сотрудников, когда путешествие и личные дела, связанные со смертью, требовали большего времени от работы.

Пожалуйста, сообщите своему менеджеру или персоналу, если вам нужно запросить дополнительное свободное время. Мы также можем работать с гибким графиком, если ваш семейный бизнес должен быть выполнен в рабочее время.

Мы полны решимости помочь вам в этом трудном для жизни путешествии. Мы сочувствуем потере вашей матери, и мы хотим поддержать ваши усилия по продвижению бизнеса вашей жизни. Пожалуйста, дайте нам знать, как мы можем помочь.

С уважением,

Сьюзан

Директор по работе с персоналом

Менеджер сотрудника может также рассмотреть вопрос о отправке письма или заметки сочувствия.Это более правильно написано на карточке с примечаниями и отправляется неофициально, поскольку официальное письмо компании уже отправлено персоналом по персоналу.

Сотрудникам и друзьям также предлагается выражать сочувствие в ответ на жестокие моменты жизни.

Более рекомендуемое чтение

• Как распознать выдающуюся производительность сотрудника с письмом о награждении
• Примеры приветственных писем для новых сотрудников