Создайте сценарий Professional Automated Attendant Script

Ваше автоматизированное автоматическое сопровождение приветствия в вашей телефонной телефонной системе - это первое, что ваши клиенты и деловые партнеры услышат, когда они позвонят вашей компании. Для звонков в первый раз у вас есть только один шанс произвести хорошее первое впечатление, и это будет ваш автоматический помощник. Для людей, которые часто звонят в вашу компанию, вы захотите сделать ваш автоматизированный рабочий процесс настолько эффективным, насколько это возможно, чтобы они не тратили время на прослушивание всего вашего сценария автоматизированного оператора каждый раз, когда они звонят.

Самый быстрый и простой способ программирования и записи функции автоматизированного оператора вашей телефонной системы - написать скрипт в программе обработки текстов. Выберите человека для записи сценария, который имеет дружелюбный голос, может говорить без заикания или колебания и может произносить и четко извещать каждое слово и имя.

Приветствие автоматизированного помощника

Первая часть скрипта будет приветствием. Это ваша возможность представить свою компанию своим абонентам и устно приветствовать их в вашей компании.

Приветствие с автоматическим помощником Do

• Начните с признательности за их вызов или бизнес
• Удерживайте короткое приветствие, поэтому возвращающие вызывающие абоненты не задерживаются каждый раз, когда они звонят
• Используйте ваш tagline, слоган компании и название веб-сайта, или оба, если они у вас есть.

Приветствие автоматизированного помощника. Не используйте

• Не используйте более двух-трех предложений, чтобы приветствовать своих абонентов.
• Не рекламируйте свой сайт, если он не имеет ничего ценного предложить своим клиентам
• Не составляйте лозунг или линию тегов, чтобы заполнить приветствие.

Параметры автоматического помощника

Самая важная часть автоматизированного оператора предоставляет параметры, которые ваши абоненты должны выбрать, чтобы добраться до человека, с которым им нужно поговорить. Есть два типа абонентов: (1) люди, которые не знакомы с вашей компанией, и им понадобятся указания и (2) звонящие, которые точно знают, кому нужно говорить и знать их расширение.

Параметры автоматического помощника Do's

• Используйте общепринятые варианты. Например, «Нажмите ноль для администратора», «Нажмите клавишу фунта, чтобы вернуться в предыдущее меню».
• Как можно скорее сообщите своим абонентам, когда они могут набирать номер своей стороны, если они уже знают это.
• Дайте знать своим абонентам заранее, если ваши параметры меню изменились в последнее время. Удалите это уведомление через три недели.
• Сначала ставьте наиболее часто называемые опции.
• Дайте описание опции, прежде чем указывать номер опции. Например, «Для поддержки клиентов нажмите« 5 ».»
• Проверьте документацию вашей системы на номера параметров зарезервированного меню. (например, все расширения начинаются с числа «8», и поэтому «8» не может использоваться в качестве опции меню).

Параметры автоматизированного помощника. Не делайте

• Не говорите «Пожалуйста» перед тем, как представить каждый вариант (например, «Нажмите 1 до … Нажмите 2 для … нажмите 3 …» и т. Д.) > Не предлагайте более шести вариантов одновременно. Если у вас более шести вариантов, создайте многоуровневую структуру меню. Например, «Для вариантов продаж и услуг нажмите 5.»
• Не думайте, что у каждого есть телефон с тональным набором. Если параметр меню не выбран в течение трех секунд после окончания приветствия, подключите вызывающего абонента к регистратору.

Примеры скриптов с автоматизированным помощником

Благодарим вас за то, что вы позвонили в компанию Tech Tech, где «Технологии и бизнес собрались вместе». Если вы знаете расширение своей стороны, вы можете набрать его в любое время. В противном случае выберите один из следующих вариантов. Для обслуживания клиентов нажмите «1». Для технической поддержки нажмите «2». Для наших обычных рабочих часов нажмите «3». Для учета нажмите «4». Для покупки нажмите «5». Чтобы найти местоположение рядом с вами, нажмите «6». В противном случае нажмите «0» для администратора или оставайтесь на линии, и кто-то поможет вам в ближайшее время.

• Добро пожаловать в компанию Tech Tech. Чтобы проверить статус своей учетной записи, посетите нас в Интернете. Если вы знаете расширение лица, вы можете набрать его в любое время. Для каталога компании нажмите «1». Для. Если вы знаете расширение лица, вы можете набрать его в любое время. Для каталога компании нажмите «1». Для технической поддержки нажмите «2». Для обслуживания клиентов нажмите «3». Для продаж и маркетинга нажмите «4». Если вы хотите поговорить с портье, нажмите «0» или оставайтесь на линии, и один из наших дружелюбных сотрудников поможет вам. Спасибо, что позвонили в The Tech Tech Company, где «Технологии и бизнес собрались вместе».

Послепродажное обслуживание, выходное и праздничное завершение Приветствие автоматизированного помощника

Если ваш бизнес закрывается через определенное время или в выходные дни, и никто не отвечает или не помогает вашим абонентам, приветствие часов. Сообщите своим абонентам заранее, что бизнес закрыт и попросите их перезвонить в конце. Кроме того, включите ваши обычные часы работы.

Пример скрипта с автоматическим помощником после рабочего дня / счётчика

Спасибо, что позвонили в компанию Tech Tech. Мы в настоящее время закрыты. Мы открыты с 9:00 до 22:00 с понедельника по пятницу и с 10:00 до 12:00 в субботу, в центральное стандартное время. Если вы знаете расширение своей стороны, вы можете набрать его в любое время. В противном случае, пожалуйста, позвоните в обычные рабочие часы, чтобы мы могли вам помочь. Спасибо, что позвонили в The Tech Tech Company, где «Технологии и бизнес объединяются». Прощай.

• Благодарим за то, что вы позвонили в компанию Tech Tech. Мы в настоящее время закрыты. Если это чрезвычайная ситуация, позвоните в наш автоответчик по телефону 585-555-1234. Если вы знаете расширение своей стороны, вы можете набрать его в любое время. Если у вас есть учетная запись у нас, вы можете проверить свой статус 24 часа в сутки 7 дней в неделю на www.operationstech. около. ком. Наши обычные часы работы - с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу и с 10:00 до 12:00 в субботу, в центральное стандартное время. В противном случае, пожалуйста, позвоните в обычные рабочие часы, чтобы мы могли вам помочь. Спасибо, что позвонили в The Tech Tech Company, где «Технологии и бизнес объединяются». Чтобы повторить это сообщение, нажмите клавишу фунта. {Пауза в 3 секунды} До свидания.
• Приветствие сезонных автоматизированных помощников

Чтобы рекламировать сезонные скидки вашей компании или просто продлить специальное сезонное приветствие всем вашим абонентам, вы можете вначале предисловие к приветствию автоматизированного оператора в течение ограниченного времени. Используйте это экономно и только если это отражает дух вашей компании. Например, праздничный праздничный привет, желающий радости и процветания ваших собеседников в Новый год вряд ли будет подходящим для агентства по сбору платежей.

Пример сценария сезонного поздравительного сценария с автоматизированным помощником

Благодарим за звонок в компанию Tech Tech.

• Ознакомьтесь с нашими рождественскими предложениями на www. operationstech. около. ком. Если вы знаете расширение своей стороны, вы можете … Вы достигли компании The Tech Tech Company.
• От «нашей семьи» до «вашей семьи» мы хотели бы пожелать вам радостного курортного сезона и успешного Нового года. Если вы знаете расширение своей стороны, вы можете … Спасибо, что позвонили в компанию Tech Tech.
• Спросите своего представителя службы поддержки о наших скидках 4 июля на все услуги по замене. Если вы знаете расширение своей стороны, вы можете …

Репетиция и тестирование

Прежде чем записывать сценарий автоматизированного оператора, попросите человека, которого вы выбрали, прочитать, он несколько раз репетирует перед вами. Используйте это для тонкой настройки произношения и озвучивания. После того как новое приветствие будет записано, немедленно вызовите свою телефонную систему, чтобы проверить запись на наличие ошибок и убедитесь, что все объявленные опции работают по назначению.