Балансирование кассового аппарата - как, почему и когда

Даже в современных современных POS-системах вам все равно нужна процедура учета денежных средств магазина. Эти внутренние меры контроля необходимы для предотвращения неправильного обращения денег и защиты активов от потерь. Мало того, что сильные внутренние средства управления повышают эффективность работы, они также обеспечивают надежные учетные записи. Одной из наиболее распространенных причин усадки или потери в вашем магазине является неправильное обращение с наличными.

И при расследовании наиболее распространенной причиной кражи является отсутствие надлежащей процедуры или контроля.

Процесс подсчета денег, согласование поступлений и балансирование денежного ящика создает отчетность о транзакциях дня. Эта система управления наличностью может быть создана одновременно с установлением политики хранилища. Многие из сегодняшних систем POS (точка продажи) имеют пошаговые инструкции по закрытию (также называемому балансированием) денежного ящика для руководства работником.

Почему баланс?

Управление магазином или кассиры могут вывести отчет о продажах в любое время во время смены. Добавляя начальную наличность в ящике к ежедневной цифре продаж, розничный торговец точно знает, сколько денег должно быть в кассовом аппарате или системе POS в любой момент времени. Это чрезвычайно полезно:

• Чтобы избежать слишком большого количества наличных денег на торговом этаже.
• Если магазин ограблен.
• Когда клиент жалуется на слишком малое изменение.

• Для обнаружения частых перегрузок / дефицитов для конкретных кассиров.
• Чтобы устранить соблазн взять наличные деньги без документов из ящика наличных.

Как сбалансировать денежный ящик

Балансирование кассового аппарата обычно происходит в конце дня или в конце смены кассы. Кассовый ящик и его содержимое должны быть доставлены в офис или в другую изолированную зону для подготовки отчета.

Если вы уравновешиваете ящик после закрытия, убедитесь, что световые огни продаж выключены, и дверь заблокирована. Для многих продавцов они спешат и, как правило, начинают закрываться до того, как магазин фактически закрыт. Это не безопасная практика. Однако, если у вас несколько сотрудников в магазине, можно закрыть один из регистров в часы работы.

Любые перегрузки и / или недостатки должны быть исследованы. Человеческий характер должен учитываться при незначительных ошибках и небольших количествах. Под этим мы подразумеваем, что при обработке транзакции обычная ошибка может быть обычной. Однако частые расхождения могут быть признаком кражи сотрудников или могут указывать, что для конкретного кассира требуется дополнительное обучение. Как правило, вы хотите убедиться, что ночью не больше 2 долларов. Хотя это зависит от количества транзакций в тот день (другими словами, чем больше транзакций, тем больше вероятность подсчета ошибки), то правило $ 2 является полезным.

Начальная наличная денежная наличность возвращается в денежный ящик и хранится на вечер, а депозит готов для банка. Все сальдо кредитной карты, отчеты о терминалах и другие квитанции регистра могут быть скопированы в отчет «Ежедневный денежный ящик» и поданы по дате.

Разделение обязанностей

Для большей ответственности рассмотрите возможность использования двух человек для баланса кассового аппарата. Один человек посчитает ящик и создаст ежедневный отчет о деньгах, в то время как другой человек подготовит банковский депозит. Оба сотрудника должны подписать отчет о том, что они несут ответственность за показанные цифры. Хотя никакая система не может предотвратить мошенничество, этот контрольный журнал поможет предотвратить сговор между сотрудниками.

В начале следующей смены каждому кассиру должен быть назначен собственный денежный ящик. Попросите кассира пересчитать наличные деньги в ящике, чтобы проверить начальный баланс. Если вы являетесь небольшим магазином с одним регистром, наличные деньги, скорее всего, остаются в ящике в одночасье. Если это ваша ситуация, процедура такая же.

Последнее замечание, поскольку человеческая ошибка является частью игры, убедитесь, что вы включаете расхождения в своих денежных средствах как часть ваших P & L.

Добавьте строку к вашему P & L, которая будет зависеть от бюджета и отображает убытки от разборки. Это еще один способ проверки и управления потерями.